Le bureau de pays de la Banque mondiale au Cameroun est à la recherche d’une personne hautement organisée, énergique et expérimentée, capable d’opérer efficacement dans un environnement très exigeant et dynamique pour servir d’assistant d’équipe. L’assistant d’équipe sera sous la supervision directe de l’adjoint principal à la direction (AES) qui est responsable de son perfectionnement technique et professionnel et de l’évaluation du rendement.
L’Assistant d’équipe fait partie intégrante de l’équipe d’appui administratif et client (ACS) du bureau de pays du Cameroun. (L) Il assurera le soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le poste implique des interactions fréquentes avec d’autres unités institutionnelles, le personnel d’autres lieux (locaux et internationaux), des représentants du gouvernement, des consultants et des organisations externes.
ROLES & RESPONSABILITÉ
Les tâches comprennent, sans toutefois s’y limiter :
Soutien opérationnel, logistique et administratif
• Faire partie intégrante des équipes de travail avec pour objectif d’obtenir les résultats. Cela nécessite de penser à l’avenir, de prêter attention aux détails, de résoudre les problèmes, d’être proactif, de connaître les parties prenantes concernées, d’alerter les cadres supérieurs de tout problème susceptible d’entraver les objectifs.
• Suivre les procédures standard de traitement des correspondances conformément aux directives en vigueur. La capacité de rédiger de la correspondance courante (lettres standard, notes de service, etc.) conforme aux normes de l’organisation, en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés est essentielle. La capacité de relecture est également requise.
• Utiliser des compétences en traitement de bureau pour produire des textes, des rapports, des présentations, des tableaux, des figures, des graphiques, etc. complexes, selon le format et la distribution de la Banque.
• Recueillir et saisir les données fournies par les chefs d’équipe dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports sur l’état d’avancement des projets. Alerter les équipes de projet des échéances (aide-mémoire, ISR, ICR, etc.) conformément aux lignes directrices, et veiller à ce que les jalons soient mis à jour dans le système de la Banque (appelé portail des opérations).
• Rédiger les procès-verbaux des réunions.
• Capacité et facilité à soutenir la mission virtuelle ou sur le terrain de l’équipe pendant toutes les étapes du projet (préparation, supervision et réalisation) sans délai. Rappeler aux équipes qui viennent en mission les exigences de voyage et assurer la logistique de la mission, y compris les visas, la réservation de salles, la prise en charge / le dépôt des membres de l’équipe. Faire des demandes de voyage pour des consultants ou d’autres membres de la mission.
• Aptitude à organiser des réunions, ateliers, conférences et séminaires de haut niveau ou multisectoriels.
• Traiter tous les contrats du DCP en étroite collaboration avec le chef d’équipe de travail et aider à répondre aux exigences de clôture de fin d’année, y compris l’examen et le suivi pour s’assurer que les engagements et les soldes des consultants sont payés et que les contrats sont clôturés en conséquence pour les tâches dirigées par l’unité, en particulier au cours du dernier trimestre de l’exercice.
Gestion de l’information et interaction avec les clients
• Répondre aux questions internes et externes sur le portefeuille assigné ou, au besoin, prendre des messages téléphoniques précis et complets, et les acheminer aux personnes appropriées pour traitement.
• Maintenir les listes de distribution actuelles, les listes de téléphone / adresses des contacts de projet / produit et distribuer des documents pour l’équipe.
• Assurer la coordination avec les unités de service et assurer une liaison fréquente avec les membres de l’équipe à Washington et au bureau de pays.
• Suivre les aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe et en rendre compte.
Gestion du temps et planification logistique
• Coordonner la gestion du temps et des horaires, en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et suivre les changements et communiquer l’information.
• Suivre les tâches assignées / étapes du projet / calendriers en utilisant les technologies modernes de gestion de bureau, coordonner avec le personnel concerné, fournir une assistance et / ou des informations sur les questions liées au projet.
• Résoudre les problèmes inhabituels de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, tels que conférences, ateliers, négociations, présentation et signature du conseil d’administration, etc.
Autres fonctions
• Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et aux assistants de l’équipe spéciale sur les tâches de projet et administratives.
• Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d’équipe
Si le candidat sélectionné est un membre actuel du personnel du Groupe de la Banque mondiale titulaire d’un engagement ordinaire ou à durée indéterminée, il conservera son engagement ordinaire ou à durée indéterminée. Tous les autres se verront offrir un engagement de 2 ans et 0 mois.
Critères de sélection
Critères de sélection
- Baccalauréat minimum;
- Au moins 2 à 3 ans d’expérience directe pertinente en soutien de bureau dans une grande organisation internationale ou multinationale, d’entreprise ou de service public;
- Aptitude à réussir les tests pertinents du Groupe de la Banque en place au moment du recrutement (par exemple, tests d’anglais et d’écriture Français, applications informatiques, etc.)
- Maîtrise de la langue Français et de l’anglais (verbal et écrit)
- Connaissance pratique du traitement de texte et de la suite Microsoft Office
- Autodidacte axé sur les objectifs qui cherche à faire le travail, plutôt que d’attendre des instructions
- Good team player with ability to interact tactfully and effectively with staff at all levels;
- Willingness to seek assistance from supervisor(s)/colleagues and learn from them;
- Ability to deal accurately and complete tasks every day according to specific standards;
- Ability to function effectively in multi-disciplinary teams within a matrix management environment.
- Ability to follow through on work priorities and respond creatively to client requests.
- Demonstrated interpersonal skills, initiative, resourcefulness, effective time management, organizational skills and ability to handle confidential information.
Competencies
• Project/Task Management
Assure le suivi jusqu’à ce que les tâches assignées soient terminées, en demandant des conseils au besoin. Prête attention aux détails et assure des produits de bonne qualité. Ne répète pas les mêmes erreurs. Prend des mesures pour identifier et résoudre les problèmes courants et non routiniers.
• Orientation client
Se familiariser avec les principaux programmes et produits de l’unité. Capable de décrire la mission de la Banque mondiale.
Interagir avec les clients internes et/ou externes, Washington et les bureaux extérieurs
•Communication
Prend la parole, écoute et participe à des réunions et à des dialogues. Partage des connaissances et de l’information
proprement. Fournit des informations précises en temps opportun. Poignées
matériel confidentiel avec jugement et tact.
•Travail d’Équipe
Fait connaître ses forces et cherche des occasions de contribuer, participe à surmonter les obstacles
à un travail d’équipe efficace.
• Connaissances institutionnelles et expertise fonctionnelle
• Comprendre où aller pour obtenir des informations sur les politiques, procédures et
Technologie. Utilise des applications (p. ex., Excel, PowerPoint) pour exécuter et exécuter des tâches courantes.
En tant que représentant du Groupe de la Banque mondiale, toutes les activités professionnelles sont censées être
conformément à nos valeurs fondamentales : honnêteté personnelle, intégrité, engagement, collaboration
équipes – avec ouverture et confiance; responsabiliser les autres et respecter les différences; encourageant
la prise de risques et la responsabilité; Profiter de notre travail et de nos familles.
Compétences de base du Groupe de la Banque mondiale
Le Groupe de la Banque mondiale offre des avantages complets, y compris un régime de retraite; l’assurance médicale, l’assurance-vie et l’assurance-invalidité; et les congés payés, y compris les congés parentaux, ainsi que les aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.
Nous sommes fiers d’être un employeur inclusif et d’égalité des chances avec une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
Apprenez-en davantage sur notre travail à la Banque mondiale et à l’IFC, y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.
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