Travailler au sein du Groupe de la Banque mondiale vous offre une occasion unique d’aider nos clients à relever leurs plus grands défis en matière de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus importantes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement. Il s’agit d’un partenariat mondial unique de cinq institutions qui se consacrent à mettre fin à l’extrême pauvreté, à accroître la prospérité partagée et à promouvoir le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, en investissant dans des projets novateurs et en utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, rendez-vous sur www.worldbank.org
Région de l’Afrique de l’Ouest et du Centre (AFW) Nous avons besoin des meilleurs et des plus brillants talents axés sur les pays d’Afrique subsaharienne afin d’exploiter le potentiel et l’innovation qui se produisent sur le continent.
L’Afrique est un continent en mouvement, avec une population jeune et un marché en croissance de près de 1,2 milliard de personnes. Nous sommes déterminés à faire des équipes régionales africaines des pôles d’innovation de premier plan. Pourtant, ces vastes opportunités sont tempérées par des lacunes persistantes en matière d’éducation, de santé et de compétences, qui font que l’Afrique n’atteint que quarante pour cent de son potentiel estimé. De plus, la fragilité profondément enracinée, les conflits, l’insécurité alimentaire, la croissance démographique et les forces perturbatrices du changement climatique menacent de réduire, voire d’inverser les progrès réalisés au cours des dernières décennies.
En Afrique de l’Ouest et du Centre, la Banque mondiale est un partenaire de premier plan avec un portefeuille croissant de 387 projets totalisant plus de 44,1 milliards de dollars dans des domaines tels que l’agriculture, le commerce et les transports, l’énergie, l’éducation, la santé, l’eau et l’assainissement, tous destinés à soutenir la création d’emplois, l’égalité des sexes, la réduction de la pauvreté et l’amélioration des conditions de vie. Sur l’ensemble du continent, le programme de la Banque mondiale a presque doublé au cours des 10 dernières années. D’ici 2030, environ 87 % des personnes vivant dans l’extrême pauvreté dans le monde vivront en Afrique subsaharienne, et c’est donc là que notre mission de mettre fin à l’extrême pauvreté et de promouvoir une prospérité partagée sera atteinte.
Êtes-vous prêt à avoir un impact ? Nous sommes à la recherche de professionnels dévoués pour rejoindre notre équipe innovante et diversifiée afin d’améliorer la vie des gens et d’aider les pays à reconstruire en mieux après la COVID.
Région Afrique de l’Ouest et du Centre (AFW) : https://www.worldbank.org/en/region/afr/western-and-central-africa
Le Nigeria est le plus grand pays d’Afrique avec plus de 200 millions d’habitants et possède la plus grande économie (produit intérieur brut (PIB) nominal d’environ 450 milliards de dollars en 2019). Avec une abondance de ressources et une population jeune, elle a le potentiel de devenir un géant sur la scène mondiale. Dans le même temps, avec plus de 40 % de sa population (plus de 80 millions de personnes) vivant dans la pauvreté, le Nigeria est également l’un des pays qui compte le plus grand nombre de personnes vivant en dessous du seuil de pauvreté. La croissance économique, à 2,2 % en 2019, est inférieure au taux de croissance démographique depuis 2016, lorsque le Nigeria a connu sa première récession en deux décennies. La fragilité, les conflits et l’insécurité touchent de nombreuses régions du pays, en particulier le nord-est. La corruption et le manque de capacités gangrènent le secteur public et, selon de nombreux indicateurs de développement humain, le Nigeria se classe parmi les pays les plus bas au monde. Pour réaliser son potentiel considérable et réaliser l’ambition du gouvernement de sortir 100 millions de Nigérians de la pauvreté d’ici 2030, le Nigeria doit réaliser des progrès tangibles sur plusieurs fronts, tant au niveau fédéral qu’au niveau des États.
Devoirs et responsabilités
Administration générale
• Superviser les opérations quotidiennes des services administratifs externalisés du bureau, y compris les besoins réguliers et périodiques pour les services d’entretien ménager, l’agence, les services de nettoyage de bureaux, les services de cafétéria, les accords d’entreprise avec les compagnies aériennes, l’approvisionnement en eau potable et le service de café et de thé au bureau, entre autres.
• Assurer un environnement administratif interne efficace, fluide et cohérent au bureau en aidant et en conseillant le personnel sur les politiques/procédures administratives du bureau, c’est-à-dire l’administration des congés, le système d’enregistrement du temps, les déplacements, etc. • Assurer le confort interne du personnel et des visiteurs dans les locaux du lieu de travail.
• Supervision de la salle du courrier et des pochettes du bureau de pays, des services de messagerie du courrier et des fournitures de papeterie de bureau.
• Proposer et mettre en œuvre l’automatisation des services de salle du courrier et du flux de travail des expéditions de pochettes pour le bureau du Nigeria et intégrer le système eService avec le système de service de pochettes du bureau de pays, les demandes de service de location de voitures, la commande de cartes de visite et la fourniture de papeterie disponible dans le système eServices.
• Participer à l’équipe de gestion du bureau régional en fournissant des conseils et des orientations sur toutes les questions administratives du bureau.
• Faire partie de l’équipe d’intervention d’urgence du bureau de pays pour guider et conseiller sur les questions administratives en cas d’urgence.
• Mettre en œuvre la politique en matière de téléphonie et de télécommunications, y compris les processus de rétro facturation.
• Établir et maintenir de bonnes relations de travail avec les clients internes et externes de la Banque et de l’unité administrative.
• Mettre en œuvre les politiques administratives de la Banque et de la région, telles que la politique des voyages ; Gérer les programmes afin d’assurer la conformité aux politiques, ainsi que l’équilibre entre la rentabilité et la satisfaction des besoins opérationnels.
• Responsable de la gestion des documents archivés et de l’entreposage des documents conformément aux politiques et procédures du Groupe de la Banque mondiale, y compris le processus d’élimination et d’incinération.
•Interagir avec d’autres bureaux de la Banque mondiale dans la sous-région, et leur fournir des conseils administratifs et d’autres formes d’appui, selon que de besoin ;
• Gestion budgétaire – Élaborer des plans et des budgets annuels d’immobilisations administratives et de dépenses de fonctionnement et effectuer des analyses périodiques des écarts.
• Automatisation – Promouvoir la mise en œuvre et l’utilisation des modules SAP d’approvisionnement, de matériel et de logistique des comptes fournisseurs, en assurant l’adoption et l’institutionnalisation au sein de la Banque et en obtenant toutes les efficacités opérationnelles nécessaires.
• Registres des actifs physiques – Mettre en œuvre un système de suivi et de gestion des actifs physiques à l’échelle de la Banque, conformément aux politiques et procédures de la Banque.
• Exploitation et maintenance des actifs matériels – S’assurer que tous les actifs et véhicules de la Banque sont bien entretenus et maintenus en bon état de fonctionnement.
• Aliénation des actifs physiques – Coordonner les processus d’aliénation des actifs.
• Assurance – Mettre en place et maintenir une couverture d’assurance adéquate pour protéger la Banque et les actifs de la Banque contre toutes sortes de risques opérationnels.
• Gestion des stocks – Mettre en place un système centralisé de gestion des magasins à l’échelle du Bureau pour les fournitures et les consommables de la Banque.
• Gestion de la réception – Superviser la gestion de la réception (réception) et des activités du centre d’appels de la Banque.
• Gestion des réunions – Mettre en place un système professionnel de réservation et de gestion des salles de réunion à l’échelle du bureau.
• Laissez-passer Coordonner la délivrance et l’administration des laissez-passer bancaires et d’autres documents d’identification et badges d’accès de sécurité.
• Système de télécommunication – Superviser la gestion des systèmes de télécommunication et audiovisuels de la Banque.
• Gestion du courrier – Mettre en œuvre un système de gestion du courrier, des services de messagerie et des télécopies professionnel et efficace à l’échelle du Bureau.
• Expéditions – Coordonnez les expéditions entrantes et sortantes.
• Documents – Soutenir la mise en œuvre d’un système normalisé de classement, d’indexation, d’archivage et de gestion des documents à l’échelle de la Banque, tant pour les documents papier que pour les documents électroniques.
• Gestion de l’impression – Superviser les activités d’impression de la Banque.
• Gestion de la restauration – Superviser les opérations de la cafétéria et des kitchenettes de la Banque.
• Gestion des services – Superviser la fourniture de services administratifs à la Banque et au personnel conformément aux accords de niveau de service établis. Mettre en place et gérer un système de réception, de réponse, de suivi et de signalement des demandes de service et d’atteinte des SLA.
• Audit – Point de contact pour la consultation et les questions avec les auditeurs internes et externes liés à l’administration.
Gérer l’équipe administrative
• Supervision du pool de chauffeurs des bureaux de pays.
• Superviser un effectif diversifié d’employés permanents, contractuels et à court terme dans le domaine fonctionnel administratif, y compris les évaluations annuelles du rendement.
• Assigner et examiner le programme de travail et les affectations du personnel administratif (GA – GD).
• Coordonner et mettre en place des formations appropriées pour chaque catégorie de personnel administratif. Élaborer un budget approprié pour ces formations en collaboration avec le directeur des opérations
• Mettre en place des mesures de contrôle de la qualité.
• Former et motiver le personnel à fournir un soutien efficace et efficient en équipe.
• Superviser directement la réceptionniste et le personnel du service de courrier, de messagerie et de standardiste.
• Assurer la fourniture efficace et efficiente de services de distribution du courrier, de valises diplomatiques et de messageries.
• Veiller à ce que les tâches et les produits soient soumis en temps opportun aux tâches et aux produits.
• Encourager et promouvoir le travail d’équipe au sein du groupe administratif.
Gestion des contrats et des processus d’approvisionnement administratif
• Contribuer aux activités du Comité d’approvisionnement administratif (APC) pour le bureau de pays du Nigéria.
• Contribuer aux travaux d’APC et contribuer au plan d’approvisionnement administratif et aux processus d’appel d’offres/IFB.
• Renforcer la relation entre GCS et RM afin d’améliorer les contrôles sur l’approvisionnement et l’enregistrement des fournisseurs. Développer une base de données des fournisseurs appropriée pour toutes les catégories de types de dépenses.
• Responsable du contrôle de la qualité des services fournis par les prestataires de services administratifs internes et externes.
• Gestion des achats – Mettre en œuvre un système de gestion des achats de biens, de services et de travaux à l’échelle du Bureau, conformément aux politiques et procédures de la Banque, afin de garantir des appels d’offres concurrentiels pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix, une concurrence ouverte et libre pour tous les achats de la Banque et la fourniture en temps opportun de biens et services de qualité à la Banque.
• Planification de l’approvisionnement – Planifier et mener à bien les activités préalables à l’approvisionnement conformément aux objectifs de l’entreprise et à l’appui de ceux-ci. Élaborer et exécuter des plans d’approvisionnement annuels pour l’unité administrative.
• Comités d’appel d’offres – Exécuter des processus d’appel d’offres professionnels pour assurer une sélection objective des fournisseurs de biens et de services, y compris la préparation de rapports d’approvisionnement pertinents.
• Gestion de la performance des fournisseurs – Négocier des contrats avec les fournisseurs afin d’offrir la meilleure valeur à la Banque, appliquer les accords appropriés sur les niveaux d’approvisionnement et de service pour les biens et services et mettre en œuvre un programme essentiel de gestion de la performance des fournisseurs et de renforcement des capacités, et entreprendre les vérifications préalables techniques et autres requises.
Installations
• Participer au groupe de conseil sur les installations concernant l’aménagement du nouveau bâtiment du Groupe de la Banque mondiale.
• Collaborer avec le GSDCR pour mettre en œuvre la réinstallation du personnel dans le nouveau bâtiment du Groupe de la Banque mondiale.
• Participer aux efforts d’esthétique et de verdure des bureaux en liaison avec le gestionnaire des installations.
Services hôteliers
• Identifier et entamer des discussions avec les hôtels en collaboration avec l’équipe de sécurité afin d’établir une base de données robuste à l’usage des bureaux de pays.
• Assurer la liaison avec l’équipe de Global Hotel à DC pour initier des négociations annuelles d’appel d’offres avec les hôtels au Nigeria.
• Coordonner et initier l’amélioration des services de voyage avec les fournisseurs identifiés de la Banque.
Transports
• Gérer la politique de transport du Bureau et l’utilisation des véhicules appartenant à la Banque.
• Gérer la mise en œuvre des services de transport contractuels et résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.
• Mettre en œuvre davantage d’options de services de transport externalisés pour combler l’écart entre les ressources de transport appartenant au bureau et les besoins des clients.
• S’assurer que le bureau obtient les soumissions d’assurance automobile les plus compétitives et la couverture avec des primes rentables en collaboration avec l’adjoint administratif.
• Travailler avec la personne focale pour la sécurité et l’équipe de sécurité du commandant dans la mise en œuvre de la politique de transport de la sécurité routière de Bank.
Gestion des événements et missions
de visite• Diriger l’équipe pour fournir un soutien administratif pour les événements et activités majeurs, y compris les visites de personnalités au Nigéria, en liaison avec d’autres parties prenantes, et s’acquitter d’une tâche prioritaire pour assurer le succès de l’événement ou des événements.
• Organiser des rencontres avec des visiteurs de haut niveau au besoin.
• Fournir en temps opportun des informations précises aux missions en visite et à leur sujet, notamment en mettant à jour et en partageant régulièrement les directives relatives aux missions en visite et la trousse de bienvenue de la mission. Mettre à jour ces documents sur le site Web du bureau de pays du Nigéria afin d’en faciliter l’accès par le personnel de la Banque.
• Assurer la liaison avec le Ministère des affaires étrangères, les ambassades et les autres unités du Protocole, avec l’autorisation déléguée du Directeur de pays, signer certaines lettres administratives et de certification officielles dont le personnel nouveau ou permanent, les personnes extérieures voyageant pour des affaires liées à la Banque peuvent avoir besoin, et toute autre procédure officielle au Nigéria.
Critères de sélection
• Maîtrise, de préférence en administration des affaires ou dans un domaine connexe. Connaissance des applications logicielles générales, par exemple SAP, Microsoft Outlook, compétences avancées dans la suite de produits Microsoft Office 365, y compris Word, Excel, PowerPoint et SharePoint en ligne.
• Maîtrise de l’anglais.
• 15 ans d’expérience dans le domaine de l’administration, de la gestion des ressources et des services généraux, dont au moins 5 ans dans une fonction de supervision acquise au sein d’une grande organisation internationale ou d’une grande société nationale ou multinationale.
Compétences clés du Groupe de la Banque mondiale
Le Groupe de la Banque mondiale offre des avantages sociaux complets, notamment un régime de retraite ; l’assurance médicale, l’assurance vie et l’assurance invalidité ; et des congés payés, y compris des congés parentaux, ainsi que des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.
Nous sommes fiers d’être un employeur inclusif et offrant l’égalité des chances avec une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
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