Travailler au sein du Groupe de la Banque mondiale vous offre une occasion unique d’aider nos clients à résoudre leurs plus grands défis de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus importantes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement.
L’USAID recrute pour ce poste (06 Mars 2023)
Tâches et responsabilités
L’objectif général de la mission est de fournir un soutien administratif et client, un soutien logistique et opérationnel au bureau de pays de la Banque mondiale à N’Djamena.
Les fonctions principales incluent, mais ne sont pas limitées à :
Support opérationnel et administratif
• Effectuer la gamme complète des travaux de soutien de bureau, y compris la gestion des processus et le suivi des horaires liés aux produits et aux tâches de l’équipe. Coordonner étroitement avec les unités de service et assurer la liaison fréquemment avec les membres de l’équipe au siège et sur le terrain, ainsi qu’avec les homologues externes. L’assistant d’équipe (AT) peut également se voir confier la responsabilité de certains aspects des fonctions administratives de l’unité.
• Effectue des missions avec supervision au besoin, visant l’excellence de la tâche ou du produit par le travail d’équipe.
• Rédiger la correspondance de routine et relire les documents en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés.
• Capacité démontrée à réagir et à gérer efficacement diverses situations qui exigent un bon jugement, du tact, de la diplomatie et de la confidentialité.
• Incorporer les commentaires convenus dans les documents, en utilisant pleinement les lecteurs partagés et les capacités logicielles.
• Utiliser des compétences en traitement de texte ou en publication assistée par ordinateur pour produire des textes complexes, des rapports, des figures, des graphiques, etc., selon des formats et une distribution standard.
• Coordonner les horaires en tenant compte des priorités, surveiller les changements et communiquer les informations au personnel approprié, à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate, y compris les fonctionnaires extérieurs au Groupe de la Banque.
• Résoudre les problèmes non courants (par exemple, répondre aux demandes nécessitant une recherche de fichiers, etc.).
• Aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, etc.
• En collaboration avec et sous la direction du personnel d’une discipline spécifique (par exemple, la gestion des ressources, etc.), surveiller des activités spécifiques (par exemple, le budget des tâches, etc.) au sein de son équipe.
• Suivre les tâches/étapes de projet/calendriers assignés, assurer la coordination avec le personnel concerné et fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
• Fournir un premier point de contact au bureau de pays selon les besoins. Maintenir une apparence soignée et ordonnée de la réception et de la zone d’attente
• Servir la zone de réception : Identifier et admettre tous les visiteurs arrivant à la réception conformément aux consignes de sécurité et fournir un soutien et une orientation au besoin.
• Exploiter le standard téléphonique du bureau de pays : répondre aux téléphones et rediriger les appels au besoin, préfiltrer les appels, prendre les messages urgents et les transmettre au personnel rapidement et en temps opportun, répondre aux demandes de renseignements de routine et/ou les rediriger vers personnel approprié.
• Maintenir la liste hebdomadaire des missions entrantes et sortantes et apporter un soutien aux missions de visite au besoin.
• Apporter un appui à la préparation et à la mise en œuvre des projets et activités de la Banque mondiale conformément aux procédures de la Banque.
• Se tenir au courant des directives de l’Organisation et assurer le traitement efficace de tous les documents du projet.
• Maintenir à jour les fichiers de projet de la division (papier et électronique) et récupérer les données de diverses sources et les compiler à l’usage de l’unité de gestion du pays (CMU) et des équipes techniques assignées.
• Travailler régulièrement et substantiellement dans plus d’une langue, y compris la traduction/rédaction d’une variété de documents standard, l’application de compétences efficaces de relecture et de grammaire en anglais et en français.
• Haut degré de motivation, d’initiative, de flexibilité et de fiabilité.
Gestion de l’information et interaction avec les clients
• Répondre aux questions internes et externes sur le portefeuille assigné ou, si nécessaire, prendre des messages téléphoniques précis et complets, et les acheminer vers les personnes appropriées à traiter.
• Tenir à jour les listes de distribution, les listes de numéros de téléphone/d’adresses des contacts du projet/du produit et distribuer les documents à l’équipe.
• Coordonner avec les unités de service et assurer fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe à Washington et dans le bureau de pays ;
• Suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe.
• Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression.
Gestion du temps & Planification logistique
• Organiser le programme de travail et rencontrer les homologues pour les équipes de visite.
• Coordonner la gestion du temps et des horaires en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et suivre les changements et communiquer l’information.
• Suivre les tâches/étapes de projet/calendriers assignés à l’aide de technologies modernes de gestion de bureau, assurer la coordination avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
• Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations au conseil d’administration et des signatures, etc.
Autres fonctions
• Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et aux assistants de l’équipe de travail/programme pour les tâches de projet et administratives.
• Effectuer d’autres tâches à la demande du superviseur
Les critères de sélection
• Baccalauréat avec au moins 3 ans d’expérience de travail dans un poste pertinent tel que l’assistance administrative dans une organisation multinationale ou internationale de préférence. De préférence un diplôme en secrétariat ou en gestion de bureau ou en administration des affaires.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais écrits et parlés, y compris la capacité de rédiger de façon indépendante une variété de correspondance formelle et informelle; pour relire/corriger des documents.
• Gestion efficace du temps et compétences organisationnelles
• Capacité à récupérer des documents de référence à partir de diverses sources (par exemple, bases de données ou autres systèmes de classement, Internet, etc.)
• Initiative et débrouillardise démontrées.
• Aptitude avérée à établir des relations et à interagir positivement avec des homologues supérieurs des secteurs public et privé, en français et en anglais.
• Esprit d’équipe engagé avec de bonnes compétences interpersonnelles et capacité à travailler efficacement dans un environnement multiculturel.
• Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression