Voulez-vous construire une carrière qui en vaut vraiment la peine? Travailler au sein du Groupe de la Banque mondiale vous offre une occasion unique d’aider nos clients à relever leurs plus grands défis en matière de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus grandes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement; un partenariat mondial unique de cinq institutions dédiées à mettre fin à l’extrême pauvreté, à accroître la prospérité partagée et à promouvoir le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, investissant dans des projets révolutionnaires et utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, visitez www.worldbank.org.
La Banque mondiale, une institution multilatérale de premier plan dans le développement économique mondial, est à la recherche d’une personne hautement organisée, énergique et expérimentée capable d’opérer efficacement dans un environnement très exigeant et rapide pour servir d’assistant d’équipe. L’adjoint d’équipe sera sous la supervision directe de l’adjoint exécutif principal (EES) qui est responsable de son perfectionnement technique et professionnel et de l’évaluation du rendement. L’assistant d’équipe fait partie intégrante de l’équipe d’appui administratif et de soutien à la clientèle du bureau de pays du Sénégal (ACS). (S) Il fournira un soutien administratif et à la clientèle au personnel opérationnel. Le travail implique des interactions fréquentes avec d’autres unités institutionnelles, le personnel d’autres endroits (locaux et internationaux), des fonctionnaires, des consultants et des organisations externes.
Rôles et responsabilités:-
L’assistant d’équipe effectue toute la gamme des travaux de soutien de bureau, y compris la gestion des processus et le suivi des calendriers liés aux produits et aux tâches de son équipe / unité. Ils relèvent généralement d’un administrateur de bureau, d’un adjoint exécutif ou d’un gestionnaire de bureau et travaillent d’abord sous une supervision et des conseils étroits. Ils coordonnent étroitement avec les unités de service et assurent fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe, tant au siège que sur le terrain, ainsi qu’avec leurs homologues externes. Les AT peuvent également se voir confier la responsabilité de certains aspects des fonctions administratives de l’unité.
* Les assistants d’équipe peuvent travailler régulièrement et substantiellement dans plus d’une langue, y compris la traduction / rédaction d’une variété de documents standard, l’application de compétences efficaces en relecture et en grammaire en anglais et dans d’autres langues, etc.
L’objectif général de cette mission est de fournir un soutien administratif, logistique et opérationnel au bureau de pays de la Banque mondiale au Sénégal. Les fonctions principales comprennent, sans toutefois s’y limiter :
Soutien opérationnel et administratif
* Fournir un soutien pour la préparation et la mise en œuvre des projets et des activités de la Banque mondiale conformément aux procédures de la Banque.
* Utiliser les compétences de traitement de bureau pour produire des textes complexes, des rapports, des présentations, des tableaux, des figures, des graphiques, etc., selon le format et la distribution de la Banque.
* Recueillir et saisir les données fournies par les chefs d’équipe de travail dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports d’état d’avancement du projet.
* Se tenir au courant des directives de l’Organisation et assurer un traitement efficace de tous les documents de projet.
* Rédiger une correspondance de routine (lettres standard, notes de service, …) conforme aux normes régionales de l’Organisation, en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés et des documents de relecture.
* Rédiger des procès-verbaux de réunions et fournir de l’aide pour la révision de documents volumineux.
* Aider l’équipe ou l’unité de travail en traduisant / rédigeant une variété de documents de routine, en appliquant des compétences efficaces en relecture et en grammaire en anglais et dans d’autres langues.
* Tenir à jour les dossiers de projet divisionnaires (papier et électroniques) et récupérer des données de diverses sources et les compiler pour les équipes de l’UMC AFCF1.
* Incorporer les commentaires convenus dans les documents, en utilisant pleinement les lecteurs partagés et les capacités logicielles.
* En collaboration avec et sous la direction du personnel d’une discipline spécifique (c.-à-d. la gestion des ressources, etc.), surveiller des activités spécifiques (c.-à-d. le budget des tâches, etc.) au sein de leurs équipes ou de leurs grappes.
Gestion de l’information et interaction avec les clients
* Maintenir les listes de distribution à jour, les listes de téléphone / adresse des contacts de projet / produit et distribuer des documents pour l’équipe.
* Tenir à jour le projet de l’unité de travail et d’autres dossiers (papier et électroniques).
Gestion du temps et planification logistique
* Organiser un horaire de travail et une réunion avec les homologues des équipes visiteuses.
* Coordonner la gestion du temps et les calendriers, en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et surveiller les changements, et communiquer l’information au personnel approprié, à l’intérieur et à l’extérieur du travail immédiat sans être teinté, y compris les fonctionnaires extérieurs au Groupe de la Banque, suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l’Équipe.
* Suivre les tâches assignées / étapes du projet / calendriers à l’aide de technologies modernes de gestion de bureau, coordonner avec le personnel concerné, fournir une assistance et / ou des informations sur les questions liées au projet.
* Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, la présentation et la signature du conseil d’administration, etc.
Autres fonctions
* Servir de remplaçant à d’autres membres du personnel et aux assistants de l’équipe de travail sur les tâches de projet et administratives.
* Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d’équipe
* Effectuer d’autres tâches à la demande du superviseur
* Toute autre question.
Remarque: – Toutes les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être présentées en anglais uniquement, les candidatures reçues dans une autre langue ne seront pas prises en compte.
Critères de sélection
* Baccalauréat minimum et au moins 3 ans d’expérience pertinente.
Compétences:
* Connaissance de la technologie et des systèmes – Démontrer des connaissances avancées et de l’expérience de travail avec les applications Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, etc.). Avoir la capacité et la volonté de maintenir des connaissances et des compétences à jour en technologie.
* Gestion de projet et de tâches – Démontrer de bonnes compétences organisationnelles, de résolution de problèmes, analytiques et la capacité de travailler avec compétence avec un minimum de supervision. Faites preuve d’attention aux détails et à la qualité. A la capacité de gérer plusieurs tâches et d’accomplir des tâches dans les délais convenus.
* Politiques, processus et procédures institutionnels – Démontrer la connaissance des programmes et des produits de son propre ministère, connaître les principaux acteurs, comprendre son propre rôle. Faire preuve de compréhension des politiques et procédures de la Banque mondiale pertinentes pour le domaine des responsabilités assignées et est capable de les appliquer / les mettre en œuvre.
* Attitude / Adaptabilité – Faire preuve de flexibilité et être réceptif à la mise en œuvre de nouvelles solutions. Est prêt à étendre ses propres capacités. Démontrer la motivation pour profiter et s’adapter à l’effet du changement.
* Orientation client – Faire preuve de bonnes compétences en communication, d’une attitude positive et professionnelle en matière de service à la clientèle; est capable de comprendre les besoins des clients et de les compléter avec un haut niveau de professionnalisme.
* Apprentissage, partage des connaissances et communication – Bonnes compétences en anglais (verbales et écrites) Capable d’écrire clairement, d’éditer et de relire des projets de communication. Capable d’apprendre et de partager des connaissances / informations dans l’ensemble de l’unité.
Jugement commercial et prise de décision analytique – Capable de gérer l’information et de soutenir la conservation et la disposition de l’information et des dossiers. Peut rechercher, signaler et fournir des informations de base provenant de diverses sources et répondre indépendamment aux demandes de renseignements de base.
* Conduire pour les résultats – Capable de prendre la responsabilité personnelle et la responsabilité de respecter les délais et d’atteindre les résultats convenus et a l’organisation personnelle pour le faire.
* Travail d’équipe (collaboration) et inclusion – Collaborer avec d’autres membres de l’équipe et contribuer efficacement au travail et aux résultats des équipes, en faisant preuve de respect et de flexibilité pour les différents points de vue.
Compétences de base du Groupe de la Banque mondiale
Le Groupe de la Banque mondiale offre des avantages sociaux complets, y compris un régime de retraite; l’assurance médicale, vie et invalidité; et les congés payés, y compris le congé parental, ainsi que des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.
Nous sommes fiers d’être un employeur inclusif et égal avec une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
En savoir plus sur le travail à la Banque mondiale et à la SFI, y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.
