La Banque mondiale, une institution multilatérale de premier plan dans le développement économique mondial, recherche une personne hautement organisée, énergique et expérimentée capable de fonctionner efficacement dans un environnement très exigeant et en évolution rapide pour servir d’assistant de programme. L’assistant de programme sera sous la supervision directe du gestionnaire des opérations (OM) qui est responsable de son développement technique et professionnel et de l’évaluation de ses performances. L’assistant de programme fait partie intégrante de l’équipe de soutien administratif et client (ACS) du bureau de pays du Nigeria. (S) Il fournira un soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le travail implique une interaction fréquente avec d’autres unités institutionnelles, du personnel dans d’autres endroits (localement et internationalement), des responsables gouvernementaux, des consultants et des organisations externes.
Rôles et responsabilité
L’objectif général de la mission est de fournir un soutien administratif, logistique et opérationnel au bureau de pays de la Banque mondiale au Nigeria.
Les fonctions principales incluent, mais ne sont pas limitées à :
Support opérationnel et administratif
• Fournir un soutien administratif aux superviseurs assignés et travailler en collaboration avec les membres de l’équipe de travail immédiate.
• Apporter un appui à la préparation et à la mise en œuvre des projets et activités de la Banque mondiale conformément aux procédures de la Banque.
• Fournir un soutien aux équipes opérationnelles sur divers aspects des opérations de la Banque mondiale, y compris les contributions à l’ISR et à l’ICR et à d’autres rapports de projet.
• Téléchargez différents rapports de fonds fiduciaires à l’aide du portail de la banque et de SAP.
• Suivre et mettre à jour les jalons du projet dans le portail des opérations.
• Surveiller le WPA (Budget de la Banque -BB, et Fonds Fiduciaire pour l’Unité et préparer des rapports.
• Utiliser des compétences en informatique pour produire des textes complexes, des rapports, des présentations, des tableaux, des figures, des graphiques, etc., selon le format et la distribution de la Banque. Incorporez les commentaires dans les documents, en tirant pleinement parti des lecteurs partagés et d’autres fonctionnalités logicielles.
• Collecter et saisir les données fournies par les chefs d’équipe de projet dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports sur l’état du projet. Compiler des rapports/présentations et autres documents liés au projet et aider à la rédaction des lettres de transmission.
• Se tenir au courant des directives de l’Organisation et assurer le traitement efficace de tous les documents du projet.
• Aider à rédiger, éditer et finaliser la correspondance, les notes de service, les lettres et divers rapports et documents, en veillant au respect du format et des procédures de correspondance de la Banque mondiale, et en corrigeant les documents en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés en anglais et relire les documents
• Rédiger les procès-verbaux des réunions et fournir une assistance pour l’édition de documents volumineux.
• Maintenir à jour les fichiers de projet de la division (à la fois papier et électronique) et récupérer les données de diverses sources et les compiler pour une utilisation par l’équipe de travail.
• Organiser et maintenir un système de classement électronique (SharePoint) pour les projets/opérations.
• Incorporer les commentaires convenus dans les documents, en utilisant pleinement les lecteurs partagés et les capacités logicielles.
Gestion de l’information et interaction avec les clients
• Gérer toutes les relations avec les homologues du gouvernement nigérian et les agences d’exécution sur les aspects administratifs de l’opération.
• Répondre aux questions internes et externes sur le portefeuille assigné ou, si nécessaire, prendre des messages téléphoniques précis et complets, et les acheminer vers les personnes appropriées à traiter.
• Démontrer des compétences dans la recherche, la collecte et l’obtention d’informations à partir de diverses sources (Internet, le portail, l’intranet, les bibliothèques de la Banque, etc.) et le transfert de l’information dans un format utilisable.
• Tenir à jour les listes de distribution, les listes de numéros de téléphone/d’adresses des contacts du projet/du produit et distribuer les documents à l’équipe.
• Coordonner avec les unités de service et assurer la liaison fréquemment avec les membres de l’équipe à la fois à Washington et dans le bureau de pays.
• Fournir des conseils aux clients et aux homologues gouvernementaux (Voyage, Client Connection, STEP.)
• Suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe.
Gestion du temps & Planification logistique
• Organiser le programme de travail et rencontrer les homologues pour les équipes de visite.
• Coordonner la gestion du temps et des horaires en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et suivre les changements et communiquer l’information.
• Suivre les tâches/étapes de projet/calendriers assignés à l’aide de technologies modernes de gestion de bureau, assurer la coordination avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
• Aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple missions, conférences, ateliers, réunions internes et externes avec des clients et des donateurs, audio et vidéoconférence, etc.
• Mettre à jour les horaires des missions, surveiller les changements et communiquer les informations nécessaires au personnel approprié.
• Assister les membres de l’équipe sur toutes les questions liées aux demandes de voyage et aux relevés de dépenses (SOE), dans le respect des procédures institutionnelles en vigueur et fournir un soutien de secours pour le personnel itinérant.
• Traiter les demandes de voyage, les bons de commande (PO), les contrats STC/STT.
• Gérer les fournitures de bureau, pour le bureau selon les besoins, conformément aux directives de la Banque.
• Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple, des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations au conseil d’administration et des signatures, etc.
Autres fonctions
• Servir de remplaçant aux autres assistants de programme pour les projets et les tâches administratives.
• Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d’équipe
• Effectuer d’autres tâches à la demande du superviseur.
Les critères de sélection
• Baccalauréat minimum et au moins 5 ans d’expérience pertinente.
• Une expérience antérieure avec une organisation multilatérale/bilatérale est un avantage.
Compétences :
• Connaissance de la technologie et des systèmes – Démontrer des connaissances avancées et une expérience de travail avec les applications Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, etc.). Avoir la capacité et la volonté de maintenir à jour ses connaissances et ses compétences en technologie.
• Gestion de projets et de tâches – Démontrer de bonnes capacités d’organisation, de résolution de problèmes, d’analyse et une capacité à travailler avec compétence avec un minimum de supervision. Faire preuve d’attention aux détails et à la qualité. A la capacité de gérer plusieurs tâches et de terminer les tâches dans les délais convenus.
• Politiques, processus et procédures institutionnels – Démontrer une connaissance des programmes et produits de son propre département, connaître les acteurs clés, comprendre son propre rôle. Montrer une compréhension des politiques et procédures de la Banque mondiale pertinentes pour le domaine de responsabilités assignées et être capable de les appliquer/mettre en œuvre.
• Polyvalence et adaptabilité – Faire preuve de flexibilité et être réceptif à la mise en place de nouvelles solutions. Est prêt à étendre ses propres capacités. Démontrer la motivation à profiter et à s’adapter pour effectuer le changement.
• Orientation client – Démontrer de bonnes compétences en communication, une attitude de service client positive et professionnelle; est capable de comprendre les besoins des clients et de les compléter de manière professionnelle.
• Apprentissage, partage des connaissances et communication – Bonnes compétences en anglais (verbal et écrit) Capable d’écrire clairement, d’éditer et de relire les projets de communication. Capable d’apprendre et de partager des connaissances/informations au sein de l’unité.
• Jugement commercial et prise de décision analytique – Capable de gérer l’information et de soutenir la conservation et l’élimination de l’information et des dossiers. Peut rechercher, rapporter et fournir des informations de base à partir de diverses sources et répondre de manière indépendante aux demandes de renseignements de base.
• Drive for Results – Capable de s’approprier personnellement et de rendre des comptes pour respecter les délais et obtenir les résultats convenus et possède l’organisation personnelle pour le faire.
• Travail d’équipe (collaboration) et inclusion – Collaborer avec les autres membres de l’équipe et contribuer de manière productive au travail et aux résultats de l’équipe, en respectant les différents points de vue.
Les compétences de base du GBM : https://bit.ly/2kbIA7O
