Dirigé par Rodolphe Saadé, le Groupe CMA CGM, leader mondial du transport maritime et de la logistique, dessert plus de 420 ports dans le monde sur les cinq continents. Avec sa filiale CEVA Logistics, leader mondial de la logistique, et sa division de fret aérien CMA CGM AIR CARGO, le Groupe CMA CGM innove en permanence pour offrir à ses clients une gamme complète et toujours plus performante de nouvelles solutions maritimes, terrestres, aériennes et logistiques.
MISSION
Sous la supervision du Directeur des Ressources Humaines, vous aurez pour mission principale, d’assurer un support quotidien à l’équipe de direction à travers une organisation professionnelle des activités administratives et logistiques ainsi qu’une gestion optimale des ressources matérielles et des moyens généraux de l’entreprise.
RESPONSABILITÉS
Gestion de l’agenda et des rendez-vous
- Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements et évènements pour la direction
- Gérer l’emploi du temps quotidien du Directeur Général, y compris la prise de rendez-vous.
Gestion administrative
- Gérer les courriers administratifs
- Rédiger les comptes rendus des réunions
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires pour les réunions et les missions du DG.
- Assurer le suivi et l’archivage des documents importants.
- Proposer et mettre en œuvre des solutions pour améliorer l’efficacité des processus organisationnels
Gestion des infrastructures
- Assurer la maintenance et l’entretien des locaux et des équipements.
- Superviser les travaux de rénovation et de réparation en cas de besoin.
- Gérer les contrats avec les prestataires externes pour les services d’entretien
Achat, Logistique et approvisionnement
- Organiser l’approvisionnement et le suivi des équipements bureautiques et du matériel de bureau (papeterie, petites fournitures, mobilier, etc.)
- Négocier et gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires pour garantir la qualité des services et le respect des contrats.
- Organiser les déplacements professionnels des membres de la direction (réservation de transport, hébergement, etc.).
- Assurer le bon fonctionnement des espaces communs (salles de réunion, open space, réfectoire, sanitaires, etc.).
- Gérer le parc automobile avec suivi rigoureux de l’entretien des véhicules
- Collaborer avec le département Finances à la gestion des stocks et des inventaires.
- Coordonner les déménagements internes et externes.
- Coordonner toute activité d’événementiel
- Assurer la gestion des services généraux à tous les niveaux
-
PROFIL & COMPÉTENCES
- Bac + 3 avec spécialisation en administration, assistanat de direction, Ressources Humaines ou tout autre domaine pertinent.
- Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois (03) ans à un poste similaire
- Connaissance des règles et des pratiques liées à la gestion administrative, des ressources matérielles et logistiques
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
- Excellentes capacités rédactionnelles et de communication
- Sens de l’organisation et de la planification
- Compétences en gestion de contrats et négociation avec les fournisseurs et prestataires.
- Autonomie et proactivité dans la gestion des priorités
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
- Capacité à gérer des informations sensibles avec discrétion.
- Flexibilité et capacité d’adaptation à un environnement de travail en constante évolution
- Avoir de solides qualités personnelles telles que l’organisation, la rigueur, la polyvalence, la ponctualité, la discrétion et la confidentialité, l’aisance relationnelle
- Bon niveauFrançais / Anglais (oral et écrit)
