Sous l’encadrement du Responsable de Pôle Energie/Mobilité/Développement urbain/Secteur financier public et de la Responsable du Bureau de Proparco Sénégal, vous exercerez la fonction de secrétariat et d’assistant.e de projet avec les missions globales suivantes :
– Gestion des communications internes et externes (enregistrement, traitement, diffusion et archivage des informations).
1. Réaliser les missions de secrétariat et d’appui opérationnel:
– Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ;
– Organiser l’agenda des responsables du pôle STUPE et PROPARCO, et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
– Organiser la logistique des réunions internes, séminaires et des événements de communication externe.
– Tenir à jour la base de données clients de Proparco
– Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
– Scanner les courriers adressés aux deux structures, en particulier les demandes d’Avis de Non Objection, les demandes de versement, les requêtes et les documents originaux correspondant aux conditions suspensives des conventions de financement à adresser au pôle suivi des actes.
– Veiller à la transmission des courriers sortants, les scanner pour archivage;
– Tenir à jour le classement physique et électronique des courriers transmis par le Pôle et PROPARCO ;
– Réaliser des travaux d’appui (photocopies, impression, archivage, etc.) ;
– Élaborer les comptes rendus et note de réunion en interne.
2. Assurer un appui opérationnel aux chargés de projet et chargés d’affaires:
– Assister les chargés de projet et d’affaires dans le suivi de dossiers liés à l’activité (appui à la réalisation des diligences LCB/FT, transmission de documents au pôle versements, courriers de relance aux contreparties,…) ;
– Appuyer les chargés de projet et de mission dans la préparation des demandes de versements sur des projets du portefeuille de l’agence
– Préparation des conventions de financement ;
3. Organiser les missions et déplacements des membres de l’équipe et du siège:
– Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, programme et RDV, etc…;
– Procéder aux réservations nécessaires et à l’organisation des déplacements locaux (hôtel, véhicule…) ; s’assurer du bon déroulement et de la coordination de la mission ;
– Préparation des commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes;
– Participer à des missions de terrain en fonction des possibilités pour une meilleure implication dans la gestion des projets;
4. Intérim des autres assistantes en cas de besoin
