Le Fonds OPEP pour le développement international est une institution de financement du développement créée par les pays membres de l’OPEP en 1976 en tant que canal d’aide aux autres pays en développement.
L’assistant exécutif est chargé de fournir des services de secrétariat/de bureau au Bureau du Directeur général, exécute des tâches administratives auxiliaires pertinentes pour les responsabilités du superviseur et coordonne les activités générales du Bureau, dans le cadre des politiques ou instructions générales.
Devoirs et responsabilités
Correspondance
- Reçoit, enregistre, examine et distribue tout le courrier entrant.
- Fournit des informations générales et des dossiers concernant la correspondance et veille à ce que les éléments urgents/importants soient portés à l’attention du (Cabinet du) Directeur général.
- Rédige la correspondance dans une ou plusieurs langues, de sa propre initiative ou sur instruction reçue en cours d’emploi, pour la signature du Directeur général.
- Vérifie l’exactitude du courrier sortant, sa conformité aux politiques ou instructions générales et l’utilisation des canaux de communication appropriés.
Organisation de réunions d’affaires/d’événements
- Reçoit les fonctionnaires et autres visiteurs au Bureau du Directeur général et organise les réunions, informe les participants du lieu, de la date, de l’heure et du sujet.
- Organise les déplacements en service commandé, prépare les autorisations de voyage, s’assure que les visas, les certificats de vaccination, etc. sont en règle et remplit les formulaires requis.
- Rédige le procès-verbal de la réunion et prépare des projets de comptes rendus pour approbation par le Directeur général.
- Gère le calendrier du (Bureau du) Directeur général et assiste et conseille le Bureau sur une variété de questions administratives et logistiques.
Coordination
Assiste le (Bureau du) Directeur général dans la coordination des soumissions en rapport avec le budget et les programmes de travail.
Respecte les délais et coordonne la correspondance, les rapports et les soumissions au Conseil ministériel, au Conseil d’administration et aux comités présidés par le (Cabinet du) Directeur général.
Veille à ce que le (Cabinet du) Directeur général dispose de tous les dossiers pertinents nécessaires pour les réunions du Conseil ministériel et du Conseil d’administration, ainsi que d’autres réunions de haut niveau, si nécessaire.
Coordonne les activités générales du département avec d’autres assistants au sein d’autres départements.
Coordonne les dispositions logistiques des ateliers et des formations.
Gestion de documents
- Conçoit et maintient un système de classement physique et électronique précis et efficace.
- S’acquitte d’autres tâches selon les besoins du (Cabinet du) Directeur général.
Qualifications et expérience
- Un baccalauréat dans un domaine pertinent.
- Un minimum de 10 ans d’expérience professionnelle dans un domaine pertinent.
- De préférence au moins trois ans à un niveau de responsabilité dans une grande organisation, de préférence à caractère international.
- Anglais courant et bonne maîtrise de l’allemand. Le français, l’arabe ou l’espagnol est un atout supplémentaire.
Compétences
Connaissance approfondie de l’utilisation des technologies bureautiques, telles que les applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), de la gestion de bases de données intra/internet et en ligne.
Excellentes compétences de communication verbale et écrite.
Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision et de conseils.
Bonnes compétences interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps.
