Le Fonds OPEP pour le développement international est une institution de financement du développement créée par les pays membres de l’OPEP en 1976 en tant que canal d’aide aux autres pays en développement.
Profil de l’emploi
- L’adjoint administratif est responsable de fournir des services de secrétariat/de bureau au directeur et exécute des tâches administratives pertinentes aux responsabilités du directeur, dans le cadre des politiques ou des instructions générales.
Correspondance des tâches et responsabilités :
- Reçoit, enregistre, examine et distribue tout le courrier entrant.
- Fournit des informations générales et des dossiers concernant la correspondance et s’assure que les éléments urgents/importants sont portés à l’attention du superviseur.
- Rédige la correspondance dans une ou plusieurs langues, de sa propre initiative ou selon les instructions reçues en cours d’emploi.
- Vérifie l’exactitude du courrier sortant, sa conformité aux politiques ou instructions générales et l’utilisation des canaux de communication appropriés.
Préparation des documents :
- Prépare des lettres courantes, des notes de service, des rapports et des documents similaires en suivant des instructions détaillées.
Organisation de réunions d’affaires/d’événements :
- Organise des réunions, informe les participants du lieu, de la date, de l’heure et du sujet.
- Rédige le procès-verbal de la réunion et prépare les projets de procès-verbaux pour l’approbation du directeur.
- Organise les déplacements en service commandé, prépare les autorisations de voyage, s’assure que les visas, les certificats de vaccination, etc. sont en règle et remplit les formulaires requis.
Coordination:
- Assure la liaison, au nom du directeur, avec les agents à l’intérieur et à l’extérieur du département / de l’unité, pour donner ou obtenir des informations.
- Assiste le directeur dans la coordination des soumissions en rapport avec le budget, les rapports, les documents, les présentations et les programmes de travail.
- S’assure que le directeur dispose de tous les dossiers pertinents nécessaires pour le conseil ministériel, les réunions du conseil d’administration et des sous-comités, ainsi que d’autres réunions de haut niveau, le cas échéant.
Qualifications et expérience
- Baccalauréat dans un domaine pertinent.
- Un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle pertinente.
- De préférence au moins trois ans dans une institution internationale de développement.
Compétences :
- Connaissance approfondie de l’utilisation des technologies bureautiques, telles que les applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), de la gestion de bases de données intra/internet et en ligne.
- Excellentes compétences de communication verbale et écrite.
- Anglais courant et bonne maîtrise de l’allemand. Le français, l’arabe ou l’espagnol est un atout supplémentaire.
- Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision et de conseils.
- Bonnes compétences interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps.
