Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et une agence spécialisée des Nations unies qui se consacre à l’éradication de la pauvreté et de la faim en milieu rural. Pour ce faire, il investit dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets qui accroissent la productivité agricole et augmentent les revenus ruraux, et plaide aux niveaux local, national et international pour des politiques qui contribuent à la transformation rurale.
POSTE 1
Assistant administratif (coordination des services généraux)
Le département des services généraux (CSD), dirigé par le vice-président associé CSD, fournit au FIDA les ressources humaines, les services administratifs, la sûreté et la sécurité, les ressources informatiques et les services de soutien médical nécessaires pour permettre au FIDA d’atteindre ses objectifs, à savoir permettre aux populations rurales de surmonter la pauvreté. Le travail du CSD est assuré par trois divisions : (i) la Division des services administratifs (ADM) ; (ii) la Division des ressources humaines (HRD) ; et (iii) la Division des technologies de l’information et des communications (ICT) et trois unités : (a) Front Office CSD (FCS) ; (b) Field Support Unit (FSU) ; et (c) Medical Services Unit (MSU).
La FSU fournit des services aux collègues et aux bureaux sur le terrain, avec l’ambition d’être un partenaire professionnel stratégique, orienté vers les affaires et bénéficiant de la confiance totale des gestionnaires et du personnel du FIDA affectés aux bureaux régionaux, multipays, nationaux et de liaison du FIDA. L’unité fournit un partenariat dédié au personnel et aux bureaux du FIDA sur le terrain afin d’assurer la mise en œuvre efficace des initiatives d’entreprise liées à ses activités sur le terrain ainsi que des initiatives de réforme des Nations unies directement liées au mandat de la CDD, à savoir la stratégie des opérations commerciales (BOS), le back-office commun (CBO) et les locaux communs (CP). Pour ce faire, FSU a pour mandat de gérer les opérations de terrain liées à la CDD et de fournir des services de coordination et de conseil visant à renforcer la fonctionnalité des bureaux régionaux, multipays, nationaux et de liaison du FIDA. Cela comprend les fonctions d’administration générale liées au terrain, le pool de personnel de soutien administratif, le suivi et l’analyse du budget administratif lié aux DCT pour la partie du budget administratif de l’entreprise pour les loyers et les services communs gérés de manière centralisée par l’unité, la coordination des services externalisés avec les entités locales de l’ONU ou par le biais des initiatives de réforme de l’ONU (BOS et CBO), les accords de niveau de service avec les agences hôtes, les accords avec le pays hôte, l’accréditation des bureaux et du personnel et les privilèges et immunités.
Le titulaire du poste travaille sous la supervision du directeur des services généraux. Dans l’exercice de ses fonctions, conformément à la délégation de pouvoirs et au plan de travail annuel défini par le directeur des services généraux, le titulaire travaille en étroite collaboration avec l’administration du bureau régional.
Rôle de l’emploi
L’assistant(e) administratif(ve) (coordination des services généraux) est responsable des services de communication, de soutien opérationnel et de secrétariat afin d’améliorer le bon fonctionnement de l’équipe, son flux de travail et la gestion de l’information.
Fonctions et résultats clés
1. SOUTIEN DE BUREAU : Assurer une gamme complète de soutien de bureau à tout le personnel professionnel du bureau régional. Les responsabilités comprennent généralement l’organisation des voyages liés au programme, y compris les transactions PeopleSoft Financials Enterprise Resource Planning (ERP), le traitement des visas et des arrangements logistiques, et l’aide au personnel pour qu’il se conforme aux recommandations de l’UNDSS en matière de voyages. Traiter et vérifier l’exactitude des documents essentiels et des demandes de contrats de consultance reçus des clients. Examiner toute la correspondance sortante et les documents officiels pour en vérifier le style, l’exactitude factuelle et grammaticale, ainsi que la conformité aux directives et procédures établies ; préparer la correspondance pour la signature du superviseur ;.
2. COMMUNICATIONS ET FLUX DE TRAVAIL : Faciliter les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats. Les responsabilités comprennent généralement la gestion de la correspondance, des courriels et des appels téléphoniques entrants et sortants ; la recherche de documents de référence ; la communication d’informations de routine et de certaines informations non routinières relatives au travail de l’équipe ; l’établissement et la tenue à jour des systèmes de classement et de référence du bureau, tant traditionnels que numériques ;
3. SERVICES GÉNÉRAUX : L’adjoint administratif (coordination des services généraux) soutient les services administratifs et coordonne également les autres adjoints administratifs (services généraux) dans le cadre de diverses initiatives générales, en étroite collaboration avec les responsables des activités concernées. L’assistant administratif (coordination des services généraux) assure, en collaboration avec d’autres assistants administratifs (services généraux) du bureau régional, l’ensemble des services généraux conformément à la délégation de pouvoir et au plan de travail annuel défini par le responsable des services généraux, en particulier dans les domaines de l’administration générale liée au terrain, de l’assistance administrative pour l’organisation des voyages, des achats, des ressources humaines et de l’assistance informatique.
4. FONCTIONS DE GESTION : Il est responsable de l’intégrité, de la transparence et de l’équité dans l’utilisation personnelle des ressources du FIDA qui lui sont attribuées, y compris les équipements et les fournitures. Sous la supervision et l’orientation étroites du responsable des services généraux, le titulaire supervise et coordonne le travail des assistants administratifs (services généraux).
Indicateurs clés de performance
L’adjoint administratif (coordination des services généraux) relève généralement d’un membre du personnel professionnel supérieur ou d’un chef d’équipe ; par conséquent, la portée des résultats clés est limitée à l’unité organisationnelle. L’assistant(e) administratif(ve) fournit un soutien dans l’application des règles et des procédures établies ainsi que dans le cadre de travaux de soutien typiques et non spécialisés. Les indicateurs clés de performance comprennent l’exécution précise et en temps voulu des activités assignées.
Exigences du profil d’emploi
Compétences organisationnelles :
Niveau 1 :
Établir des relations et des partenariats – Établir et entretenir des relations de travail efficaces.
Communiquer et négocier – Communiquer efficacement ; favoriser la compréhension entre soi et les autres.
Faire preuve de leadership – Leadership personnel et attitude face au changement.
Se concentrer sur les clients – Se concentrer sur les clients.
Apprendre, partager les connaissances et innover – Chercher continuellement à apprendre, partager les connaissances et innover.
Gérer les performances et développer le personnel –
Gestion du temps, des ressources et de l’information – Gère efficacement son temps, l’information et les ressources.
Résolution de problèmes et prise de décision – Démontre une bonne capacité de résolution de problèmes et de prise de décision.
Réflexion stratégique et développement organisationnel – Influence personnelle
Travail en équipe – Contribue efficacement à l’équipe
Éducation :
Niveau – Certificat d’études secondaires
Domaines d’intérêt – comptabilité, administration des affaires, économie, finances ou domaines connexes.
Expérience :
Au moins quatre (4) ans d’expérience à responsabilité progressive dans le domaine du secrétariat et du soutien administratif.
Expérience spécifique au poste : Expérience professionnelle qualifiante dans le soutien à l’administration de bureau, la gestion de la communication et de l’information, la planification des ressources et le suivi des résultats. Une expérience des institutions financières internationales, des agences de coopération au développement, etc. serait un atout. Une expérience préalable dans la coordination du travail administratif est souhaitable.
Langues :
Anglais et français (4 – Excellent)
Compétences :
Gestion de conférences : Savoir-faire en matière de gestion de conférences, y compris l’utilisation optimale des ressources humaines et matérielles.
Gestion des dossiers : Savoir-faire en matière de tenue de dossiers (par exemple, traitement approprié des dossiers et systèmes de préservation de la mémoire institutionnelle, y compris les registres de correspondance, les systèmes de classement et de référence du bureau, etc.)
Expertise thématique – Administration : Expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, pour l’assistant du bureau d’éthique, les procédures décrites dans les dispositions du code de conduite, de discipline et de lutte contre le harcèlement des règles et lignes directrices applicables).
Gestion des risques (par exemple, la réputation) : Identification et évaluation des responsabilités et des risques potentiels dans les activités du FIDA, notamment vis-à-vis des tiers ; capacité à gérer les risques par le biais de stratégies d’urgence et d’atténuation.
Gestion du temps : Respect des délais sous contraintes de temps et sous pression (par exemple, pour livrer les documents des organes directeurs dans les délais) ; capacité à coordonner et à gérer des flux de travail complexes et des équipes internes et externes.
Maîtrise de base des TIC et du numérique : Expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, connaissances approfondies, systèmes informatiques, y compris les logiciels des systèmes d’exploitation des micro-ordinateurs, le matériel et les logiciels d’application et autres équipements de bureautique), gestion de la configuration informatique de l’utilisateur final.
Orientation client : Un fort esprit critique combiné à des compétences en communication pour assurer la liaison entre l’entreprise et les technologies afin de comprendre les problèmes et les besoins de l’entreprise, de documenter les exigences et d’identifier les solutions.
Confidentialité et discrétion : S’imposer, ainsi que la division, comme un conseiller de confiance pour les parties prenantes internes en maintenant un haut niveau de discrétion et de confidentialité dans ses missions ; faire preuve d’un jugement sûr dans le traitement de questions sensibles et/ou confidentielles ; promouvoir la bonne gouvernance et être un « porteur de culture » démontrant la conscience institutionnelle du FIDA à travers son travail.
Approche institutionnelle : Capacité à intégrer la vision et les priorités de l’organisation dans son domaine de travail (par exemple, la budgétisation va au-delà des simples considérations budgétaires et tient compte des priorités stratégiques).
Esprit d’initiative et bon jugement : Sens élevé de l’initiative et bon jugement (y compris en matière de sécurité).
Compétences interpersonnelles : Capacité à traiter avec patience et tact avec d’autres personnes (par exemple, visiteurs, clients, appelants, etc.), y compris des personnes de haut niveau (par exemple, participants à des réunions de haut niveau).
Résolution de problèmes : Forte pensée systémique et structurée, capacité à identifier et à disséquer les problèmes en composantes et à formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables.
Communication verbale : Communication verbale claire, succincte et convaincante ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique.
Autres informations
Les candidats à ce poste vacant doivent être légalement autorisés à vivre et à travailler dans le pays de recrutement (Côte d’Ivoire) au moment de la candidature. Toute offre d’emploi est soumise à la preuve par le candidat d’avoir obtenu et de pouvoir maintenir le statut légal pour vivre et travailler dans le pays de recrutement. Le FIDA s’engage à réaliser la diversité des genres. Les femmes sont particulièrement encouragées à postuler.
Les candidats doivent noter que les membres du personnel du FIDA sont des fonctionnaires internationaux soumis à l’autorité du Président du FIDA. Conformément à la politique des ressources humaines du FIDA, le Président peut décider de les affecter à l’une quelconque des activités du Fonds.
Afin d’utiliser les fonds et les ressources de la manière la plus rentable possible, nous ne pouvons répondre qu’aux candidats présélectionnés pour un entretien. Les candidats qui ne reçoivent pas de réponse dans les trois mois doivent considérer que leur candidature n’a pas été retenue.
Les candidats peuvent être invités à passer un test écrit et à participer à des entretiens.
POSTE 2
Assistant administratif (services généraux)
Rôle de l’emploi
L’assistant(e) administratif(ve) est responsable des services de communication, de soutien opérationnel et de secrétariat afin d’améliorer le bon fonctionnement de l’équipe, son flux de travail et la gestion de l’information.
Fonctions et résultats clés
1. SOUTIEN DE BUREAU : Assurer une gamme complète de soutien de bureau à tous les professionnels du bureau régional. Les responsabilités comprennent généralement l’organisation des voyages liés au programme, y compris les transactions PeopleSoft Financials Enterprise Resource Planning (ERP), le traitement des visas et des arrangements logistiques, et l’aide au personnel pour qu’il se conforme aux recommandations de l’UNDSS en matière de voyages. Traiter et vérifier l’exactitude des documents essentiels et des demandes de contrats de consultance reçus des clients. Examiner toute la correspondance sortante et les documents officiels pour en vérifier le style, l’exactitude factuelle et grammaticale, ainsi que la conformité aux directives et procédures établies ; préparer la correspondance pour la signature du superviseur ;.
2. COMMUNICATIONS ET FLUX DE TRAVAIL : Faciliter les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats. Les responsabilités comprennent généralement la gestion de la correspondance, des courriels et des appels téléphoniques entrants et sortants ; la recherche de documents de référence ; la communication d’informations de routine et de certaines informations non routinières relatives au travail de l’équipe ; l’établissement et la tenue à jour des systèmes de classement et de référence du bureau, tant traditionnels que numériques ;
3. SERVICES GÉNÉRAUX : En consultation avec l’assistant administratif (services généraux et coordination) et sous la direction générale du responsable des services généraux, le soutien sera fourni en étroite collaboration avec les propriétaires d’entreprise concernés. L’assistant administratif (services généraux) assure l’ensemble des services généraux conformément à la délégation de pouvoir et au plan de travail annuel défini par le directeur des services généraux, notamment dans les domaines de l’administration générale sur le terrain, de l’assistance administrative pour l’organisation des voyages, des achats, des ressources humaines et de l’assistance informatique.
4. FONCTIONS DE GESTION : Est responsable de l’intégrité, de la transparence et de l’équité dans l’utilisation personnelle des ressources du FIDA qui lui sont attribuées, y compris les équipements et les fournitures.
Indicateurs clés de performance
Les assistants administratifs de ce niveau relèvent généralement d’un membre du personnel professionnel supérieur ou d’un chef d’équipe ; par conséquent, la portée des résultats clés est limitée à l’unité organisationnelle. L’assistant administratif apporte son soutien dans l’application des règles et procédures établies ainsi que dans des tâches de soutien typiques et non spécialisées. Le travail est de nature standard ; il n’y a pas d’activités administratives spécialisées qui nécessiteraient une formation formelle et qui sont effectuées sur une base régulière et récurrente. Les indicateurs clés de rendement comprennent l’exécution précise et en temps opportun des activités assignées.
Relations de travail
Les assistants administratifs de ce niveau sont généralement responsables de l’échange d’informations courantes, et moins fréquemment non courantes, avec leurs homologues du FIDA. L’échange d’informations de routine au sein du Fonds comprend l’organisation des voyages, des achats et du soutien informatique. Les contacts habituels au sein de la division, du bureau ou du département ainsi que les contacts externes consistent à répondre aux demandes de renseignements.
Les échanges de routine ont lieu principalement avec les responsables d’affaires CSD du bureau, et dans les bureaux sans responsables d’affaires CSD pertinents avec les homologues au siège du FIDA.
Exigences du profil d’emploi
Compétences organisationnelles :
Niveau 1 :
Établir des relations et des partenariats – Établir et entretenir des relations de travail efficaces.
Communiquer et négocier – Communiquer efficacement ; favoriser la compréhension entre soi et les autres.
Faire preuve de leadership – Leadership personnel et attitude face au changement.
Se concentrer sur les clients – Se concentrer sur les clients.
Apprendre, partager les connaissances et innover – Chercher continuellement à apprendre, partager les connaissances et innover.
Gérer les performances et développer le personnel –
Gestion du temps, des ressources et de l’information – Gère efficacement son temps, l’information et les ressources.
Résolution de problèmes et prise de décision – Démontre une bonne capacité de résolution de problèmes et de prise de décision.
Réflexion stratégique et développement organisationnel – Influence personnelle
Travail en équipe – Contribue efficacement à l’équipe
Éducation :
Niveau – Certificat d’études secondaires
Domaines d’intérêt – comptabilité, administration des affaires, économie, finances ou domaines connexes.
Expérience :
Au moins trois (3) ans d’expérience à responsabilité progressive dans le domaine du secrétariat et du soutien administratif.
Expérience spécifique au poste : Expérience professionnelle qualifiante dans le soutien à l’administration de bureau, la gestion de la communication et de l’information, la planification des ressources et le suivi des résultats. Une expérience des institutions financières internationales, des agences de coopération au développement, etc. serait un atout.
Langues :
Anglais et français (4 – Excellent)
Compétences :
Gestion de conférences : Savoir-faire en matière de gestion de conférences, y compris l’utilisation optimale des ressources humaines et matérielles.
Gestion des dossiers : Savoir-faire en matière de tenue de dossiers (par exemple, traitement approprié des dossiers et systèmes de préservation de la mémoire institutionnelle, y compris les registres de correspondance, les systèmes de classement et de référence du bureau, etc.)
Expertise thématique – Administration : Expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, pour l’assistant du bureau d’éthique, les procédures décrites dans le code de conduite, les dispositions relatives à la discipline et à la lutte contre le harcèlement des règles et directives applicables).
Gestion du temps : Respect des délais en cas de contraintes de temps et de pression (par exemple, pour livrer à temps les documents des organes directeurs) ; capacité à coordonner et à gérer des flux de travail complexes et des équipes internes et externes.
Maîtrise de base des TIC et du numérique : Expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, en profondeur, systèmes d’information informatique, y compris les logiciels des systèmes d’exploitation des micro-ordinateurs, le matériel et les logiciels d’application et autres équipements de bureautique), gestion de la configuration informatique de l’utilisateur final.
Esprit d’initiative et bon jugement : Sens élevé de la prise d’initiative et bon jugement (y compris sur les questions de sécurité)
Compétences interpersonnelles : Capacité à traiter avec patience et tact avec d’autres personnes (par exemple, des visiteurs, des clients, des appelants, etc.), y compris des personnes de haut niveau (par exemple, des participants à des réunions de haut niveau).
Autres informations
Les candidats à ce poste vacant doivent être légalement autorisés à vivre et à travailler dans le pays de recrutement (Côte d’Ivoire) au moment de la candidature. Toute offre d’emploi est soumise à la preuve par le candidat d’avoir obtenu et d’être en mesure de maintenir le statut légal pour vivre et travailler dans le pays de recrutement. Le FIDA s’engage à réaliser la diversité des genres. Les femmes sont particulièrement encouragées à postuler. Cette offre d’emploi concerne plusieurs postes.
Les candidats doivent noter que les membres du personnel du FIDA sont des fonctionnaires internationaux soumis à l’autorité du Président du FIDA. Conformément à la politique des ressources humaines du FIDA, le Président peut décider de les affecter à l’une quelconque des activités du Fonds.
Afin d’utiliser les fonds et les ressources de la manière la plus rentable possible, nous ne pouvons répondre qu’aux candidats présélectionnés pour un entretien. Les candidats qui ne reçoivent pas de réponse dans les trois mois doivent considérer que leur candidature n’a pas été retenue.
Les candidats peuvent être invités à passer un test écrit et à participer à des entretiens.
