Le Fonds International du Développement Agricole (FIDA) recrute pour ces 02 postes (05 Juin 2023)

Le titulaire est responsable d’une gamme de fonctions administratives et d’appui au programme relatives à la coordination et à l’exécution des opérations sur le terrain.

Le titulaire travaille en collaboration avec l’équipe de liaison du programme régional au siège et avec les collègues de l’équipe régionale, et avec l’analyste des opérations pays, le cas échéant, pour assurer la cohérence, la cohésion et la synergie dans les questions administratives et liées au programme. Les principaux résultats/principales activités peuvent inclure :
• Appui au programme/projet (COSOP, conception, mise en œuvre, achèvement)
• Gestion des ressources et appui administratif
• Fonctions de gestion

1. SOUTIEN AU PROGRAMME/PROJET: L’assistant de programme de pays veille à ce que des informations et des données actualisées, complètes et exactes soient disponibles pour soutenir l’exécution efficace et efficiente des projets appuyés par le FIDA, au nom de leurs équipes de pays affectées à toutes les phases du projet (COSOP, Conception/Mise en œuvre/Achèvement) pour ces activités dans la Région

Les responsabilités peuvent inclure :

• Assistance à la rédaction des Termes de Références préparation des membres des missions (COSOP, conception, appui à la mise en œuvre, réalisation)

• Soutenir la préparation des documents et leur alignement sur les normes et procédures du FIDA (par exemple pour le rapport de conception de projet), le suivi pour assurer la soumission en temps voulu aux processus d’examen internes et la présentation aux organes directeurs ;

• Organiser des réunions dans le pays avec les parties prenantes internes et externes du projet/programme (par exemple, réunions d’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites de pays de la haute direction, événements d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente et la recherche de lieux et activités connexes (par exemple, conservation des données dans les systèmes institutionnels du FIDA);

• Saisie de la base de données des nouveaux projets/dons/programmes d’investissement dans le système de dons et de projets d’investissement (GRIPS) du FIDA et dans le système de gestion des résultats opérationnels (ORMS) pendant la phase de conception (par exemple, cadre logique et étapes prévues) ainsi que saisie et mise à jour des données dans le système de gestion des projets du FIDA. Système de subventions et de projets d’investissement (GRIPS) et système de gestion des résultats opérationnels (ORMS), et extraction d’informations sur les projets et les stratégies nationales selon les besoins ;

• Télécharger et profiler les documents requis à des fins de gestion des archives et de gestion des connaissances (par exemple dans la Bibliothèque des opérations (ODC), sur xdesk, via le système de gestion des archives électroniques du FIDA), et partager les informations avec les partenaires du projet et les autres parties prenantes, le cas échéant.

2. SOUTIEN DU BUREAU : L’assistant de programme de pays veille à ce que l’ensemble des activités relatives aux opérations administratives du programme de pays suivent les règlements, règles et procédures établis.

Les responsabilités administratives couvrent les voyages, les ressources humaines et financières et les achats. Les responsabilités peuvent inclure :

• Préparer les préparatifs de voyage liés au programme, y compris les transactions liées à la planification des ressources d’entreprise (ERP) de PeopleSoft Financials, pour le personnel situé dans les BR/MCO/bureaux de pays du FIDA, y compris la saisie des dates de mission dans le système d’entreprise, la gestion des visas et les arrangements logistiques, et aider le personnel à se conformer aux recommandations de l’UNDSS sur les voyages ;

• Assistance logistique pendant les processus de recrutement de personnel non-membre du personnel, par exemple des consultants et des stagiaires, et les activités d’approvisionnement connexes, y compris la saisie PeopleSoft et la maintenance des données

• Effectuer les transactions liées à l’ERP RH et financier et initier les demandes de paiement ;

• Soutenir l’administration et l’exécution des budgets liés aux programmes alloués et effectuer l’examen de premier niveau des dépenses administratives, au besoin ;

• Fournir une assistance de bureau, traitant de l’administration courante des documents (y compris la gestion des communications entrantes et sortantes et la tenue des dossiers du bureau et des systèmes de classement) selon les besoins ;

• Fournir des documents de base/justificatifs sur demande, formater/rédiger les composants standard des documents en veillant à la soumission en temps voulu de la documentation appropriée dans le système de gestion des dossiers du FIDA ;

• Effectuer d’autres activités administratives liées au fonctionnement du bureau, selon les besoins et assignés par le chef du bureau.

3. FONCTIONS DE GESTION : L’assistant de programme de pays est responsable de l’intégrité et de la transparence dans l’administration des ressources du FIDA. Cela comprend la fourniture de contributions aux exercices de préparation du budget du bureau de pays et le suivi des sous-affectations émises ; mettre en œuvre les processus d’approvisionnement et aider aux procédures de clôture des contrats ; utilisation efficace de la fonctionnalité ERP pour de meilleurs résultats commerciaux ; simplification des processus de transaction et de reporting ; et amélioration des services à la clientèle, supervision du personnel de soutien, le cas échéant.

Spécifique au poste :
• Fournir une assistance dans la rédaction des termes de référence selon les besoins, la préparation des documents de référence des membres des missions (COSOP, conception, appui à la mise en œuvre, achèvement) ; soutenir les arrangements contractuels et de voyage et les paiements connexes.

Les principaux résultats ont un impact indirect sur l’efficacité globale de l’équipe dans l’appui aux bureaux de pays et sur le succès de la mise en œuvre des opérations du programme régional. L’exactitude de la saisie des données et de la présentation des informations renforce la position du FIDA en tant que partenaire de développement solide. Les informations fournies facilitent les activités de soutien du projet/programme et la prise de décision du programme.

Le titulaire s’efforce en permanence d’obtenir le soutien et la coopération des unités administratives.

L’assistant de programme de pays travaille en étroite collaboration avec le spécialiste régional (P3), l’analyste régional (P-2), l’analyste de données (NOB) et en coordination avec le siège du FIDA (équipe de liaison régionale du programme), pour échanger des informations à l’appui de l’exécution du programme. ainsi qu’un soutien administratif.

Compétences organisationnelles :

Niveau 1:

• Établir des relations et des partenariats – Établit et entretient des relations de travail efficaces
• Communiquer et négocier – Communique efficacement; crée une compréhension entre soi et les autres
• Faire preuve de leadership – Leadership personnel et attitude face au changement
• Se concentrer sur les clients – Se concentrer sur les clients
• Apprendre, partager les connaissances et innover – Cherche continuellement à apprendre, partage les connaissances et innove
• Gérer son temps, ses ressources et ses informations – Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources
• Résolution de problèmes et prise de décision – Démontre une solide capacité de résolution de problèmes et de prise de décision
• Réflexion stratégique et développement organisationnel – Influence personnelle
• Travail d’équipe – Contribue efficacement à l’équipe

Éducation:

• Niveau – Certificat d’études secondaires (par exemple, niveau A et Baccalauréat)
• Domaines d’intérêt – comptabilité, administration des affaires, économie, finance ou domaines connexes.

Expérience:

• Au moins quatre (4) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’administration et l’appui aux programmes dans des agences des Nations Unies, des institutions de développement, des services gouvernementaux et/ou d’autres organisations pertinentes.
• Expérience spécifique au poste : expérience de travail qualifiante dans l’appui aux programmes de pays, l’appui aux opérations, l’administration des prêts/subventions, les ressources et la planification. Une expérience avec les institutions financières internationales, les agences de coopération au développement, etc., serait un atout. Doit être ressortissant ou détenir un permis de travail valide pour le pays d’affectation

Langues :

• Anglais requis (4 – Excellent)
• Souhaitable : espagnol et arabe
• Exigence spécifique au poste : Connaissance pratique du français

Compétences:

• Gestion logistique : savoir-faire en matière de soutien logistique spécifique au poste, tel que la gestion des voyages (y compris les préparatifs de voyage, l’administration des visas, etc.), l’organisation d’événements (par exemple, l’organisation de conférences, de réunions (virtuelles), de retraites, de formations), etc.
• Respect des procédures : capacité à respecter strictement les directives formelles établies, y compris dans de nouvelles situations
• Passation des marchés : savoir-faire dans l’application des politiques, règles et réglementations en matière de passation des marchés applicables au siège du FIDA et/ou aux programmes/projets de pays, y compris pour les cas individuels complexes
• Gestion des dossiers : savoir-faire en matière de tenue de dossiers (par exemple, gestion appropriée des dossiers et des systèmes pour préserver la mémoire institutionnelle, y compris les journaux de correspondance, les systèmes de classement et de référence du bureau, etc.)
• Gestion du temps : respect des délais sous contraintes de temps et sous pression (par exemple, remettre à temps les documents de l’organe directeur) ; capacité à coordonner et à gérer des flux de travail complexes et des équipes internes et externes
• Maîtrise de base des TIC et du numérique : expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, systèmes d’information approfondis, y compris les logiciels de systèmes d’exploitation de micro-ordinateurs, le matériel et les logiciels d’application et autres équipements de technologie de bureau), gestion de la configuration informatique de l’utilisateur final
• Initiative et bon jugement : sens élevé de l’initiative proactive et bon jugement (y compris en matière de sécurité)
• Compétences interpersonnelles : capacité à traiter patiemment et avec tact avec les autres (par exemple, les visiteurs, les clients, les appelants, etc.), y compris les personnes âgées (par exemple, les participants à des réunions de haut niveau)
• Écoute : écoute efficace et active des autres ; comprendre et agir sur les déclarations indirectes
• Résolution de problèmes : Forte pensée systémique et structurée, capacité à identifier et à disséquer les problèmes en composants et à formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables
• Communication verbale : Communication verbale claire, succincte et convaincante ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique
• Communication écrite : Communication écrite claire, succincte et convaincante dans la langue nécessaire pour un rôle spécifique ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique (par exemple pour la rédaction de prises de position, de briefings, etc.)

L’analyste des opérations pays est responsable d’une gamme de fonctions administratives et de soutien aux programmes relatives à la coordination et à l’exécution des opérations sur le terrain.

Le titulaire fournit des services aux directeurs de pays (CD) et aux chargés de programme de pays (CPO) au sein du bureau multi-pays (MCO) sur les questions liées aux programmes et aux ressources sur lesquelles le titulaire peut également recevoir des conseils du chargé de programme de pays, du Achats régionaux et Front Office des directeurs régionaux, selon le cas. Le poste peut fournir des conseils techniques et un soutien à l’assistant de programme de pays (CPA) et/ou à l’assistant administratif (AA) du bureau multipays, collaborer étroitement avec le personnel du siège du FIDA et rassembler des informations et des données pour assurer la cohérence, la cohésion et la synergie dans les questions administratives et liées aux programmes.

1. APPUI AU PROJET ET AU PROGRAMME : L’analyste des opérations pays aide le personnel du FIDA au sein du bureau multipays à exécuter de manière efficiente et efficace les projets appuyés par le FIDA. Cela implique un soutien substantiel aux activités liées à la mission, le suivi des produits livrables par rapport aux délais établis, l’analyse des données et un soutien à la supervision des achats du projet, selon les besoins. Les responsabilités peuvent inclure :
· Soutenir l’organisation et l’annonce des missions, y compris le soutien à la préparation des termes de référence et la tenue des listes de consultants ;
· Effectuer des analyses sur les données financières liées au programme (par exemple, les plans de travail et budgets annuels, les décaissements, les audits), y compris l’extraction et l’utilisation professionnelle des données du système de subventions et de projets d’investissement du FIDA (GRIPS) et du système de gestion des résultats opérationnels (ORMS) ;
· Assurer le suivi de la soumission en temps voulu des rapports financiers et d’audit et des rapports indiquant les mesures prises sur les recommandations de la mission de supervision ;
· Le cas échéant, soutenir les activités liées à la supervision de la passation des marchés du projet en coordination avec et sous la direction générale du responsable régional principal des achats, y compris : l’examen des dispositions et des dispositions en matière de passation des marchés des nouveaux projets pour s’assurer de leur adéquation ; examen des PTBA et des activités de passation des marchés soumises à l’avis de non-objection du FIDA ; participer aux revues d’approvisionnement du projet et assurer le suivi des recommandations avec les parties prenantes concernées du projet.

2. FOURNITURE EFFICACE ET EFFICIENTE D’UN SOUTIEN À LA GESTION DES RESSOURCES : l’analyste des opérations de pays est chargé d’assurer une gestion quotidienne efficace des ressources financières et non financières (y compris les questions relatives aux ressources humaines, le cas échéant) concernant l’ensemble du personnel du FIDA et les programmes de pays. au sein du bureau multi-pays par le biais d’outils et de systèmes informatiques d’entreprise et veille à ce que les pratiques respectent les réglementations, règles et procédures établies. Le poste assure une coordination efficace avec l’agence hôte au niveau du pays et travaille en collaboration avec le personnel concerné au siège du FIDA. Les responsabilités peuvent inclure: · Assurer la pleine conformité des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et procédures du FIDA ; · Soutenir le(s) responsable(s) du budget au sein du bureau multi-pays en fournissant des contributions au plan de travail et au budget annuels et à la gestion régulière des budgets alloués ; · Sous la responsabilité générale du responsable du budget, administrer, exécuter et surveiller les budgets alloués (y compris les charges à payer) et certifier les dépenses administratives, y compris l’administration des voyages et les services de conseil en achat, d’autres biens et/ou services via PeopleSoft HR et Financials Enterprise Resource Planning ( Système ERP; · Analyser et concilier les écarts financiers et aider à examiner les documents ayant des implications budgétaires et à formuler des recommandations ; · Administrer les actifs du bureau de pays (y compris l’entretien du mobilier et de l’équipement de bureau du FIDA, le contrôle des stocks et la gestion des véhicules/flotte, le cas échéant) et d’accompagner la gestion des relations avec l’hébergeur ; · Assurer la liaison avec la sécurité du siège du FIDA sur les questions liées à la sécurité et assister aux réunions de l’équipe de gestion de la sécurité au nom du CD, selon les besoins.

3. APPUI AU RENFORCEMENT DES CONNAISSANCES ET AU PARTAGE DES CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES AU PAYS: L’analyste des opérations pays soutient la collecte et la diffusion des bonnes pratiques, des enseignements tirés et des résultats en étroite collaboration avec l’équipe nationale et régionale et d’autres membres du personnel du FIDA. Cela peut inclure l’identification des besoins de formation du projet, l’organisation de formations et d’ateliers connexes et la contribution au renforcement des capacités du personnel du projet dans la mise en œuvre du programme, la gestion financière et budgétaire. Le poste soutiendra également l’organisation d’événements de partage des connaissances au niveau des pays et préparera de courts documents analytiques sur la gestion des connaissances sur des questions thématiques pertinentes afin de promouvoir le partage des connaissances entre divers programmes, au sein de la division et du reste du FIDA.

4. FONCTIONS DE GESTION: L’analyste des opérations pays est responsable de l’intégrité et de la transparence dans l’administration des ressources du FIDA. Le titulaire est responsable du respect des valeurs fondamentales et du code de conduite du FIDA, notamment l’intégrité, la transparence et l’équité dans la gestion des ressources du FIDA.

L’analyse technique et la synthèse des informations et des données, y compris la gestion des bases de données, constituent la base des processus décisionnels du FIDA et garantissent la qualité des conseils sur les politiques et les programmes fournis au personnel régional et/ou au gouvernement. Des documents analytiques et des cadres de suivi connexes (les cadres logiques du programme informent les objectifs du programme d’options stratégiques pour le pays axé sur les résultats [COSOP RB] et le cadre de gestion des résultats) sont utilisés dans l’élaboration et l’évaluation des programmes de pays du FIDA. Ainsi, l’analyste des opérations pays contribue à maintenir la réputation du bureau de pays en mettant en valeur la capacité du FIDA à exécuter avec succès le programme, ce qui renforce la reconnaissance du FIDA en tant que partenaire de développement fiable. Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité du bureau multipays. Une analyse et une présentation précises des informations, des recherches approfondies et un travail entièrement documenté renforcent la capacité du hub et facilitent l’action ultérieure des superviseurs. La propre initiative du titulaire est décisive pour les résultats des travaux et leur finalisation en temps voulu.

Dans le cadre de la conception et de l’exécution du programme, l’analyste des opérations pays assure l’échange d’informations techniques entre l’équipe du programme, ainsi que l’établissement et le maintien de relations de travail collaboratives avec ses homologues et d’autres partenaires pertinents dans le pays, afin d’améliorer la cohérence et la fiabilité dans l’aide au développement du FIDA au gouvernement. Une vision positive du FIDA en tant que partenaire de développement crédible/fiable est soulignée dans le maintien des relations avec les homologues. Le poste fournit également un soutien logistique du programme / projet aux bureaux de pays ainsi qu’aux autorités locales, selon les besoins.

Compétences organisationnelles :

Niveau 1:

• Établir des relations et des partenariats – Établit et entretient des relations de travail efficaces
• Communiquer et négocier – Communique efficacement; crée une compréhension entre soi et les autres
• Faire preuve de leadership – Leadership personnel et attitude face au changement
• Se concentrer sur les clients – Se concentrer sur les clients
• Apprendre, partager les connaissances et innover – Cherche continuellement à apprendre, partage les connaissances et innove
• Pilotage de la performance et développement du personnel –
• Gérer son temps, ses ressources et ses informations – Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources
• Résolution de problèmes et prise de décision – Démontre une solide capacité de résolution de problèmes et de prise de décision
• Réflexion stratégique et développement organisationnel – Influence personnelle
• Travail d’équipe – Contribue efficacement à l’équipe

Éducation:

La formation comprend Un diplôme universitaire supérieur d’une institution accréditée répertoriée sur https://whed.net/home.php en comptabilité, administration des affaires, développement, économie, finance, relations internationales ou dans un domaine connexe est requis (*) : (*) Remarque
: Pour les candidats internes, cette exigence sera évaluée conformément aux dispositions énoncées dans les procédures de mise en œuvre des ressources humaines du FIDA.

Expérience:

• Au moins un (1) an d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans des institutions de développement et/ou des services gouvernementaux.
  Expérience propre au poste :
• Une expérience de travail qualifiante dans la gestion des opérations et/ou l’administration de prêts/subventions avec des institutions financières internationales, des agences de coopération au développement, etc., serait un atout.

Langues :

• Anglais (4 – Excellent)
• Souhaitable : Espagnol ou Arabe (3 – Bon)
• Poste spécifique : Excellente maîtrise du français.

Compétences:

• Budgétisation, gestion des ressources : Savoir-faire en administration budgétaire et comptabilité, allocation et planification des ressources au niveau divisionnaire
• Respect des procédures : capacité à respecter strictement les directives formelles établies, y compris dans de nouvelles situations
• Gestion des données : collecte, nettoyage, transformation et consolidation des données ; architecture et développement de bases de données ; présentation des données
• Gestion des risques (par exemple, de réputation): identification et évaluation des responsabilités et risques potentiels dans les activités du FIDA, en particulier vis-à-vis des tiers ; capacité à gérer les risques via des stratégies d’urgence et d’atténuation
• Gestion du temps : respect des délais sous contraintes de temps et sous pression (par exemple, remettre à temps les documents de l’organe directeur) ; capacité à coordonner et à gérer des flux de travail complexes et des équipes internes et externes
• Maîtrise de base des TIC et du numérique : haut niveau de littératie numérique et capacité à se familiariser rapidement avec les nouveaux outils numériques (par exemple, capacité à effectuer la saisie et l’extraction de données EPR lors de la budgétisation ; surveillance des systèmes de sécurité, téléchargement de contenu sur des sites Web inter/intra-net, etc. .)
• Compétences interpersonnelles : capacité à traiter patiemment et avec tact avec les autres (par exemple, les visiteurs, les clients, les appelants, etc.), y compris les personnes âgées (par exemple, les participants à des réunions de haut niveau)
• Résolution de problèmes : Forte pensée systémique et structurée, capacité à identifier et à disséquer les problèmes en composants et à formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables
• Communication verbale : Communication verbale claire, succincte et convaincante ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique
• Communication écrite : Communication écrite claire, succincte et convaincante dans la langue nécessaire pour un rôle spécifique ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique (par exemple pour la rédaction de prises de position, de briefings, etc.)
• Expertise thématique – Gestion de programme pour le développement agricole : expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, pour l’assistant du bureau d’éthique, les procédures décrites dans le code de conduite, les dispositions disciplinaires et anti-harcèlement des règles et directives applicables)