Le Fonds International du Développement Agricole (FIDA) recrute (04 Août 2023)

Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et une agence spécialisée des Nations Unies dédiée à l’éradication de la pauvreté et de la faim en milieu rural. Il le fait en investissant dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets qui augmentent la productivité agricole et augmentent les revenus ruraux, et plaide aux niveaux local, national et international pour des politiques qui contribuent à la transformation rurale.

Le Département de la gestion des programmes (PMD), sous la direction d’un vice-président associé, est responsable de l’ensemble du programme de prêts et dons du Fonds et est composé de cinq (5) divisions régionales et de la Division de la politique opérationnelle et des résultats. 

Le poste est situé dans la Division de l’Afrique de l’Ouest et du Centre (WCA) et le titulaire travaille sous la supervision directe du directeur de pays.

Le chauffeur / commis fournit des services de conduite fiables et sûrs au personnel, aux fonctionnaires et aux visiteurs du FIDA, garantissant les normes les plus élevées de discrétion et d’intégrité, le sens des responsabilités, une excellente connaissance des problèmes de protocole et de sécurité ainsi que des services de greffe et de bureau, démontrant une orientation client approche, tact et aptitude à travailler avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes. Le conducteur fournit des services de conduite fiables et sûrs garantissant une grande précision de travail. Le chauffeur / commis fournit des services de conduite au personnel des bureaux régionaux / bureaux multipays / bureaux de pays, aux consultants et experts et au personnel du FIDA en mission.

1. SERVICES DE CONDUITE ET ENTRETIEN DU VÉHICULE : Le Chauffeur / Commis 

• Assure la fourniture de services de conduite fiables et sûrs en a) conduisant des véhicules de bureau pour le transport du personnel du FIDA, d’autres hauts fonctionnaires et des visiteurs et la livraison et la collecte du courrier, des documents et d’autres articles, et b) rencontrant le personnel officiel et les visiteurs au l’aéroport, y compris les formalités de visa et de douane, le cas échéant.
• Garantit des économies grâce à une utilisation appropriée du véhicule grâce à un entretien précis des journaux de bord quotidiens du véhicule, à la fourniture d’intrants pour la préparation des plans et des rapports d’entretien du véhicule.
• Assure l’entretien quotidien approprié du véhicule assigné grâce à des réparations mineures en temps opportun, des dispositions pour les réparations majeures, des changements d’huile en temps opportun, la vérification des pneus, des freins, le lavage de la voiture, etc. 
• Assure la disponibilité de tous les documents/fournitures et dossiers requis, y compris l’assurance du véhicule, les journaux de bord du véhicule, l’annuaire des bureaux, la carte de la ville/du pays, la trousse de premiers soins, les pièces de rechange nécessaires dans le véhicule assigné.
• Veiller à ce que toutes les mesures immédiates requises par les règles et réglementations nationales et du FIDA soient prises en cas d’implication dans des accidents.

2. FONCTIONS ADMINISTRATIVES : Le chauffeur/commis (a) assure la maintenance du système de registre en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Maintenance du système de classement du bureau conformément au système de gestion des dossiers du FIDA. 
• Ouverture de nouveaux dossiers thématiques au besoin et élimination des anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.
• Maintenance des archives, en s’assurant que les fichiers sont correctement stockés et accessibles ; conservation en lieu sûr des documents.
• Fourniture de photocopies et de numérisation de documents à partir des fichiers du registre, à la demande du personnel. Aide à la collecte de documents de référence et de fond.
• Établir et tenir à jour un système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ; tenue des dossiers de circulation et de lecture du bureau.
• Préparation de la correspondance et des rapports liés aux activités du registre.
• Aide aux voyages axée sur la préparation des autorisations de voyage, les habilitations de sécurité et le soutien administratif au personnel RC / MCO / ICO voyageant au pays et à l’étranger selon les besoins. 
• Fourniture d’une gestion efficace de la correspondance axée sur :

1. Réception, enregistrement, codage et transmission des télécopies, lettres et autres correspondances entrantes au département/unité/agent approprié. 
2. Enregistrement et envoi des communications sortantes, y compris la pochette et la distribution de suivi. Prépare le résumé des formulaires de pièces jointes et des documents nécessaires et maintient le dossier sur les sacs reçus pour s’assurer que tous les sacs sont comptabilisés.

3. FONCTIONS DE GESTION : Le chauffeur/commis est responsable de l’intégrité et de la transparence dans l’administration des ressources du FIDA. Le titulaire est responsable du respect des valeurs fondamentales et du code de conduite du FIDA, notamment l’intégrité, la transparence et l’équité dans la gestion des ressources du FIDA.

Les principaux résultats ont un impact sur l’exécution précise, sûre, rentable et rapide des services des bureaux régionaux/multinationaux/bureaux de pays.

Les chauffeurs / commis sont généralement responsables de la conduite du personnel affecté et de l’échange d’informations de routine avec leurs homologues au sein du FIDA et à l’extérieur, si nécessaire. L’échange régulier d’informations au sein du Fonds comprend un soutien logistique. Contacts typiques au sein de la division, du bureau ou du département ainsi que des contacts externes et répondant aux demandes de renseignements de base selon les tâches assignées.

Compétences organisationnelles :

Niveau 1:

• Établir des relations et des partenariats – Établit et entretient des relations de travail efficaces
• Communiquer et négocier – Communique efficacement; crée une compréhension entre soi et les autres
• Faire preuve de leadership – Leadership personnel et attitude face au changement
• Se concentrer sur les clients – Se concentrer sur les clients
• Apprendre, partager les connaissances et innover – Cherche continuellement à apprendre, partage les connaissances et innove
• Gérer son temps, ses ressources et ses informations – Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources
• Résolution de problèmes et prise de décision – Démontre une solide capacité de résolution de problèmes et de prise de décision
• Réflexion stratégique et développement organisationnel – Influence personnelle
• Travail d’équipe – Contribue efficacement à l’équipe

Éducation:

• Baccalauréat

Expérience:

• Au moins trois (3) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’administration et le travail en tant que chauffeur ; 
• Expérience propre au poste : Aptitude à travailler avec des progiciels informatiques et bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et 3 ans d’expérience de travail en tant que chauffeur; bon dossier de conduite; connaissance des règles et règlements de conduite et compétences en réparations mineures de véhicules.

Certificats :

• Possession d’un permis de conduire valide (catégorie B des catégories de permis de conduire international)

Langues :

• Anglais (3 – Bon)
• Exigence spécifique au poste : excellente maîtrise du français et d’une langue du pays d’accueil (italien, portugais, chinois, swahili, etc.), y compris la correspondance, le protocole, la négociation et la présentation)
• Souhaitable : Connaissance verbale et écrite de l’arabe ou de l’espagnol.

Compétences:

• Sécurité : savoir-faire en matière de gestion et de mesures de sécurité
• Expertise thématique – Administration : expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, pour l’assistant du bureau d’éthique, les procédures décrites dans le code de conduite, les dispositions disciplinaires et anti-harcèlement des règles et directives applicables)
• Conduite : Savoir-faire dans la conduite et le déplacement contrôlés d’un véhicule terrestre. Capacité à conduire dans des situations difficiles causées par de mauvaises conditions routières ou une faible visibilité. Connaissance des problèmes de sécurité, y compris éviter de conduire des véhicules en étant distrait, en manque de sommeil, en envoyant des SMS, en faisant de la vitesse, en faisant des courses de rue, en étant sous influence (drogue/alcool) ou en adoptant d’autres comportements imprudents ; Familiarité avec les lois sur la conduite en vigueur ; Capacité physique et mentale pour effectuer la conduite ; Compétences en conduite défensive.
• Gestion des risques (par exemple, de réputation): identification et évaluation des responsabilités et risques potentiels dans les activités du FIDA, en particulier vis-à-vis des tiers ; capacité à gérer les risques via des stratégies d’urgence et d’atténuation
• Adaptabilité : Adaptabilité et flexibilité face à des situations nouvelles ou inattendues, à des contraintes et circonstances spécifiques et à la gestion de processus complexes
• Maîtrise de base des TIC et du numérique : haut niveau de littératie numérique et capacité à se familiariser rapidement avec les nouveaux outils numériques (par exemple, capacité à effectuer la saisie et l’extraction de données EPR lors de la budgétisation ; surveillance des systèmes de sécurité, téléchargement de contenu sur des sites Web inter/intra-net, etc. .)
• Collaboration : travaillez avec succès vers un objectif commun avec les autres en communiquant clairement, en écoutant activement les autres, en assumant la responsabilité des erreurs et en respectant les différentes perspectives des parties prenantes.
• Initiative et bon jugement : sens élevé de l’initiative proactive et bon jugement (y compris en matière de sécurité)
• Écoute : écoute efficace et active des autres ; comprendre et agir sur les déclarations indirectes
• Communication verbale : Communication verbale claire, succincte et convaincante ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique