Au Fonds international de développement agricole (FIDA), nous investissons dans les populations rurales et leur donnons les moyens d’accroître leur sécurité alimentaire, d’améliorer la nutrition familiale et d’accroître leurs revenus. Nous les aidons à renforcer leur résilience, à développer les entreprises rurales et à prendre en mains leur propre développement.
Le FIDA est une institution financière internationale et un organisme spécialisé des Nations Unies dont le siège est à Rome, le centre névralgique des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture. Depuis 1978, nous avons octroyé 23,2 milliards d’USD sous la forme de prêts à faible taux d’intérêt et de dons en faveur de projets qui ont touché quelque 518 millions de personnes.
Rôle du poste
L’assistant(e) de programme pays est responsable d’une série de fonctions de soutien administratif et de programme relatives à la coordination et à l’exécution des opérations sur le terrain.
Il/elle travaille en collaboration avec le siège de liaison du programme régional et avec les collègues de l’équipe régionale, ainsi qu’avec l’analyste des opérations nationales, le cas échéant, afin de garantir la cohérence, la cohésion et la synergie des questions administratives et liées au programme.
Les résultats clés/les principales activités peuvent comprendre
Soutien aux programmes/projets (COSOPs, conception, mise en œuvre, achèvement)
Gestion des ressources et soutien administratif
Fonctions de gestion
Fonctions et résultats clés
1. Appui aux programmes/projets : l’assistant de programme pays assure la disponibilité d’informations et de données opportunes, complètes et exactes pour soutenir l’exécution efficace et efficiente des projets soutenus par le FIDA, au nom des équipes pays qui lui sont assignées, dans toutes les phases du projet (COSOP, conception/mise en œuvre/achèvement) pour ces activités dans la région.
Les responsabilités peuvent inclure :
L’assistance à la rédaction de la préparation des termes de référence pour les membres des missions (COSOP, conception, soutien à la mise en œuvre, achèvement).
Soutenir la préparation des documents et leur alignement sur les normes et procédures du FIDA (par exemple pour le rapport de conception du projet), le suivi pour assurer la soumission en temps voulu aux processus de révision interne et la présentation aux organes directeurs ;
Organiser des réunions dans le pays avec les parties prenantes internes et externes du projet/programme (par exemple, réunions de l’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites de pays de la haute direction, événements d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente et la recherche de lieux et d’activités connexes (par exemple, maintien des données dans les systèmes du FIDA) ;
Saisie de la base de données des nouveaux projets d’investissement/subventions/programmes dans le système des subventions et des projets d’investissement (GRIPS) et le système de gestion des résultats opérationnels (ORMS) du FIDA pendant la phase de conception (par exemple, cadre logique et étapes planifiées), ainsi que saisie et mise à jour des données dans le système des subventions et des projets d’investissement (GRIPS) et le système de gestion des résultats opérationnels (ORMS) du FIDA, et extraction des informations sur les projets et les stratégies par pays, le cas échéant ;
Télécharger et profiler les documents requis à des fins de gestion des dossiers et des connaissances (par exemple, dans la bibliothèque des opérations (ODC), sur xdesk, par le biais du système de gestion des dossiers électroniques du FIDA), et partager l’information avec les partenaires du projet et d’autres parties prenantes, le cas échéant.
2. SOUTIEN DE BUREAU : L’assistant de programme de pays s’assure que l’ensemble des activités relatives aux opérations administratives du programme de pays suivent les règlements, règles et procédures établis.
Les responsabilités administratives couvrent les voyages, les ressources humaines et financières, et les achats. Les responsabilités peuvent inclure :
Préparer les arrangements de voyage liés au programme, y compris les transactions PeopleSoft Financials Enterprise Resource Planning (ERP), pour le personnel situé dans les bureaux régionaux, les bureaux de coordination et les bureaux de pays du FIDA, y compris la saisie des dates de mission dans le système de l’entreprise, la gestion des visas et les arrangements logistiques, et aider le personnel à se conformer aux recommandations de l’UNDSS en matière de voyage ;
Assistance logistique pendant les processus de recrutement du personnel non fonctionnaire, par exemple les consultants et les stagiaires, et les activités d’achat connexes, y compris la saisie et la maintenance des données dans PeopleSoft.
Effectuer des transactions liées au progiciel de gestion intégré (ERP) pour les ressources humaines et les finances et lancer des demandes de paiement ;
Soutenir l’administration et l’exécution des budgets alloués au programme et effectuer l’examen de premier niveau des dépenses administratives, le cas échéant ;
Fournir une assistance de bureau, en s’occupant de l’administration courante des documents (y compris la gestion des communications entrantes et sortantes et la tenue des dossiers de bureau et des systèmes de classement), selon les besoins ;
Fournir de la documentation de base/de soutien sur demande, en formatant/rédigeant les éléments standard des documents, en veillant à ce que la documentation appropriée soit soumise en temps voulu au système de gestion des dossiers du FIDA ;
Effectuer d’autres activités administratives liées au fonctionnement du bureau, selon les besoins et les instructions du chef du bureau.
3. FONCTIONS DE GESTION : L’assistant de programme pays est responsable de l’intégrité et de la transparence dans l’administration des ressources du FIDA. Cela comprend la contribution aux exercices de préparation du budget du bureau de pays et le suivi des sous-allocations émises ; la mise en œuvre des processus de passation de marchés et l’aide aux procédures de clôture des contrats ; l’utilisation efficace de la fonctionnalité ERP pour améliorer les résultats commerciaux ; la simplification des processus de transaction et de rapport ; et l’amélioration des services aux clients, la supervision du personnel de soutien, le cas échéant.
Indicateurs clés de performance
Les résultats clés ont un impact indirect sur l’efficacité globale de l’équipe en matière de soutien au bureau de pays et sur le succès de la mise en œuvre des opérations du programme régional. La saisie de données exactes et la présentation de l’information renforcent la position du FIDA en tant que partenaire de développement solide. L’information fournie facilite les activités d’appui aux projets/programmes et la prise de décision concernant les programmes.
Relations de travail
L’assistant de programme pays travaille en étroite collaboration avec le spécialiste régional (P3), l’analyste régional (P-2), l’analyste de données (NOB) et en coordination avec le siège du FIDA (équipe de liaison du programme régional), afin d’échanger des informations à l’appui de l’exécution du programme ainsi que du soutien administratif. Le titulaire du poste est continuellement impliqué dans l’obtention du soutien et de la coopération des unités administratives.
Exigences du profil du poste
Compétences organisationnelles – Niveau 1 :
Établir des relations et des partenariats – Établir et entretenir des relations de travail efficaces.
Communiquer et négocier – Communiquer efficacement ; favoriser la compréhension entre soi et les autres.
Faire preuve de leadership – Leadership personnel et attitude face au changement.
Se concentrer sur les clients – Se concentrer sur les clients
Apprendre, partager les connaissances et innover – Chercher continuellement à apprendre, partager les connaissances et innover.
Gérer les performances et développer le personnel –
Gestion du temps, des ressources et de l’information – Gère efficacement son temps, l’information et les ressources.
Résolution de problèmes et prise de décision – Démontre une bonne capacité de résolution de problèmes et de prise de décision.
Réflexion stratégique et développement organisationnel – Influence personnelle
Travail en équipe – Contribue efficacement à l’équipe
Éducation :
Niveau – Certificat d’études secondaires (par exemple, niveau A et baccalauréat)
Domaines d’intérêt – comptabilité, administration des affaires, économie, finances ou domaines connexes.
Expérience :
Au moins quatre (4) ans d’expérience en matière d’administration et d’appui aux programmes, à responsabilité progressive, dans des agences des Nations Unies, des institutions de développement, des services gouvernementaux et/ou d’autres organisations pertinentes.
Expérience professionnelle qualifiante dans le domaine de l’appui aux programmes de pays, de l’appui aux opérations, de l’administration des prêts/subventions, et des ressources et de la planification. Une expérience avec les institutions financières internationales, les agences de coopération au développement, etc. serait un atout. Doit être un ressortissant du pays d’affectation ou détenir un permis de travail valide pour ce pays.
Langues :
Requis : Français (4 – excellent) et anglais (3 – bon).
Souhaitable : Espagnol ou arabe
