Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et une agence spécialisée des Nations unies qui se consacre à l’éradication de la pauvreté et de la faim en milieu rural. Pour ce faire, il investit dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets qui accroissent la productivité agricole et augmentent les revenus ruraux, et plaide aux niveaux local, national et international pour des politiques qui contribuent à la transformation rurale.
Le Département de la gestion des programmes (PMD), sous la direction d’un vice-président associé, est responsable de l’ensemble du programme de prêts et de dons du Fonds et se compose de cinq divisions régionales et d’une Division des politiques opérationnelles et des résultats.
Le poste d’assistant administratif pays est situé dans un bureau régional du FIDA ou un bureau multi-pays du FIDA et relève directement de l’agent qui gère et/ou dirige le bureau.
Le poste est situé dans la division AOC.
Rôle du poste
L’assistant(e) administratif(ve) pays est responsable des communications de bureau de routine, des services de soutien opérationnel et de secrétariat pour contribuer à une mise en œuvre harmonieuse du plan régional et pour assurer un flux de travail efficace et une gestion efficace de l’information.
Fonctions et résultats clés
Communications et flux de travail : Faciliter les communications et le flux de travail du bureau et entre le bureau et le siège, afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des résultats pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Les responsabilités comprennent généralement la gestion de la correspondance, des courriels et des appels téléphoniques entrants et sortants ; la recherche de documents de référence ; la communication d’informations de routine et de certaines informations non routinières relatives au travail du bureau ; l’établissement et la tenue à jour des systèmes de classement et de référence du bureau, tant traditionnels que numériques ; et l’assurance que les sites Web inter/intra-net sont à jour et exacts.
Soutien opérationnel : Facilite le travail de l’équipe pour assurer l’intégrité dans l’utilisation des ressources et le respect des règles et procédures établies. Les responsabilités comprennent généralement la saisie de données ERP et les activités de reporting en tant qu’initiateur ; l’application des procédures internes et des systèmes de suivi de la correspondance et des documents ; la vérification de la réalisation des travaux conformément aux normes du FIDA et dans les délais impartis ; le suivi de l’avancement des travaux et des dossiers prioritaires ; l’organisation de réunions et d’ateliers ; l’organisation de voyages officiels ; la gestion des présences et des congés du personnel ; l’identification et l’extraction d’informations de diverses sources et la préparation de notes d’information. Les responsabilités peuvent inclure :
Apporter un soutien à l’organisation de réunions dans le pays avec les parties prenantes internes et externes du projet/programme (par exemple, réunions de l’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites de pays de la haute direction, événements d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente et le repérage des lieux et des activités connexes ;
Le téléchargement et le profilage des documents requis à des fins de gestion des dossiers et des connaissances (par exemple, dans la bibliothèque des opérations, sur xdesk, par le biais du système électronique de gestion des dossiers du FIDA), et le partage de l’information avec les partenaires du projet.
Participer à certaines missions (pour le soutien administratif et l’organisation d’événements, tels que des ateliers, des séminaires, etc.
L’assistant administratif de pays peut également remplacer l’assistant de programme de pays en cas d’absence pour congé ou en cas de charge de travail élevée.
Soutien de bureau : Assurer une gamme complète de soutien de bureau au superviseur. Les responsabilités comprennent généralement la préparation de documents d’information en vue de voyages ou de réunions officiels ; la rédaction de réponses à des demandes écrites portant sur des questions courantes ou non courantes ; la coordination de réponses à des demandes délicates ou complexes ; le suivi des échéances établies et la garantie de la soumission en temps voulu par le personnel de rapports, de correspondance et d’autres documents ; la révision de toute la correspondance sortante et des documents officiels pour en vérifier le style, l’exactitude factuelle et grammaticale, ainsi que la conformité aux directives et procédures établies ; la préparation de la correspondance pour la signature du superviseur ; et éventuellement la traduction informelle de la correspondance. Les responsabilités peuvent inclure :
Préparer les arrangements de voyage, y compris les transactions ERP connexes, pour le personnel situé dans le bureau de pays du FIDA, y compris la saisie des dates de mission dans le système de l’entreprise, le traitement des visas et des arrangements logistiques, et le soutien au personnel en conformité avec les recommandations de l’UNDSS sur les voyages ;
Soutenir le recrutement des personnes non employées par le bureau, y compris le traitement des transactions liées au progiciel de gestion intégré (ERP) et l’initiation des demandes de paiement ;
Soutenir l’administration des actifs du bureau (y compris l’entretien du mobilier et de l’équipement de bureau du FIDA, le contrôle des stocks et la gestion des véhicules/de la flotte en liaison avec l’analyste opérationnel du pays) ;
Fournir une documentation de base/de soutien sur demande, en mettant en forme/rédigeant les éléments standard des documents, en tenant à jour les dossiers de bureau et les systèmes de classement, en veillant à ce que la documentation appropriée soit soumise en temps voulu au système de gestion des dossiers du FIDA.
Fonction administrative : Il est responsable de l’intégrité, de la transparence et de l’équité dans l’utilisation personnelle de l’équipement et des fournitures du FIDA qui lui sont attribués, et dans l’administration des ressources du FIDA. Cela comprend la contribution aux exercices de préparation du budget du bureau de pays et le suivi des sous-allocations émises ; la mise en œuvre des processus de passation de marchés et l’aide aux procédures de clôture des contrats ; l’utilisation efficace de la fonctionnalité ERP pour améliorer les résultats commerciaux ; la simplification des processus de transaction et de rapport ; et l’amélioration des services aux clients.
Indicateurs clés de performance
Le champ d’application des résultats clés des assistants administratifs nationaux est généralement limité aux activités de bureau. Il/elle fournit un soutien dans l’application des règles et procédures établies ainsi que dans le travail de soutien typique et non spécialisé, y compris un soutien administratif dans la mise en œuvre des activités des projets/programmes et des bureaux du FIDA. Le travail est essentiellement de nature standard ; il y a peu d’activités administratives para spécialisées qui pourraient nécessiter une formation formelle et qui sont effectuées de manière régulière et récurrente. Les indicateurs clés de performance comprennent l’exécution précise et en temps voulu des activités assignées.
Relations de travail
L’assistant(e) administratif(ve) de pays basé(e) dans les bureaux régionaux ou les bureaux multipays du FIDA travaille en étroite collaboration avec l’ensemble du personnel situé dans le bureau assigné, y compris le personnel technique du département Stratégie et savoirs (SKD), le personnel financier du département Opérations financières (FOD), le personnel du SSTC et le personnel chargé des partenariats du département Relations extérieures et gouvernance (ERG), en plus du personnel chargé des programmes du PMD, y compris l’assistant(e) de programme de pays basé(e) dans son bureau, et est principalement responsable de l’échange d’informations de routine et, moins fréquemment, d’informations non routinières avec ses homologues au sein du FIDA. L’échange d’informations de routine au sein du Fonds comprend l’organisation des voyages, des achats et du soutien informatique. Les contacts habituels au sein de la division, du bureau ou du département ainsi que les contacts externes consistent à répondre aux demandes de renseignements.
Exigences du profil du poste
Compétences organisationnelles :
Niveau 1 :
-Établir des relations et des partenariats – Établir et entretenir des relations de travail efficaces.
-Communiquer et négocier – Communiquer efficacement ; favoriser la compréhension entre soi et les autres.
-Faire preuve de leadership – Leadership personnel et attitude face au changement.
-Se concentrer sur les clients – Se concentrer sur les clients
-Apprendre, partager les connaissances et innover – Chercher continuellement à apprendre, partager les connaissances et innover.
-Gérer le temps, les ressources et l’information – Gérer efficacement son temps, l’information et les ressources.
-Résolution de problèmes et prise de décision – Démontre une bonne capacité de résolution de problèmes et de prise de décision.
-Réflexion stratégique et développement organisationnel – Influence personnelle
-Travail en équipe – Contribue efficacement à l’équipe
Formation
Diplôme d’études secondaires
Expérience
Au moins trois (3) ans d’expérience en secrétariat et/ou en travail de bureau.
Une (1) année d’expérience en matière de programmes est souhaitable.
Expérience spécifique au poste : Doit être un ressortissant du pays d’affectation, ou détenir un permis de travail valide pour ce pays.
Langues :
Anglais (4 – Excellent)
Français (4 – Excellent)
Compétences
Gestion de la logistique : Savoir-faire en matière de soutien logistique spécifique au poste, tel que la gestion des voyages (y compris les préparatifs de voyage, l’administration des visas, etc.), l’organisation d’événements (par exemple, l’organisation de conférences, de réunions (virtuelles), de retraites, de formations), etc.
Respect des procédures : Capacité à respecter strictement les directives établies et formelles, y compris dans des situations nouvelles.
Approvisionnement : Savoir-faire dans l’application des politiques, règles et règlements en matière de passation de marchés applicables au siège du FIDA et/ou aux programmes/projets nationaux, y compris pour les cas individuels complexes.
Gestion des dossiers : Savoir-faire en matière de tenue de dossiers (par exemple, traitement approprié des dossiers et systèmes de préservation de la mémoire institutionnelle, y compris les registres de correspondance, les systèmes de classement et de référence des bureaux, etc.)
Expertise thématique – Administration : Expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, pour l’assistant du bureau d’éthique, les procédures décrites dans les dispositions du code de conduite, de discipline et de lutte contre le harcèlement des règles et lignes directrices applicables).
Capacité d’adaptation : Capacité d’adaptation et flexibilité face à des situations nouvelles ou inattendues, à des contraintes et circonstances spécifiques et à la gestion de processus complexes.
Compétences de base en matière de TIC et de numérique : Haut niveau de culture numérique et capacité à se familiariser rapidement avec de nouveaux outils numériques (par exemple, capacité à effectuer la saisie et l’extraction de données EPR lors de l’établissement d’un budget ; surveillance des systèmes de sécurité, téléchargement de contenu sur des sites web inter/intra-net, etc.)
Esprit d’initiative et bon jugement : Sens élevé de l’initiative et bon jugement (y compris en matière de sécurité).
Compétences interpersonnelles : Capacité à traiter avec patience et tact avec d’autres personnes (par exemple, visiteurs, clients, appelants, etc.), y compris des personnes de haut niveau (par exemple, participants à des réunions de haut niveau).
Résolution de problèmes : Forte pensée systémique et structurée, capacité à identifier et à disséquer les problèmes en éléments et à formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables.
Autres informations
Les candidats doivent noter que les membres du personnel du FIDA sont des fonctionnaires internationaux soumis à l’autorité du Président du FIDA. Conformément à la politique des ressources humaines du FIDA, le Président peut décider de les affecter à l’une quelconque des activités du Fonds. Tous les membres du personnel de la catégorie professionnelle internationale sont tenus d’être géographiquement mobiles et les postes de la catégorie professionnelle sont susceptibles de changer de lieu d’affectation à tout moment, conformément aux priorités stratégiques et aux initiatives de réforme du FIDA.
Afin d’utiliser les fonds et les ressources de la manière la plus rentable possible, nous ne pouvons répondre qu’aux candidats présélectionnés pour un entretien. Les candidats qui ne reçoivent pas de réponse dans les trois mois doivent considérer que leur candidature n’a pas été retenue.
Les candidats peuvent être invités à passer un test écrit et à faire une présentation, ainsi qu’à participer à des entretiens.
Date de clôture : 30 mars 2022.
