Le Fonds International de Développement Agricole (FIDA) recrute pour ce poste (12 Août 2024)

Le poste d’assistant de programme de pays (CPA) est situé dans un bureau régional ou dans un MCO/ICO, et relève directement du directeur de pays (CD)/chef du bureau multipays du FIDA ou du directeur de pays qui dirige le bureau ou d’un chargé de programme de pays (CPO) ou d’un analyste de programme de pays (COA).

L’assistant de programme de pays est responsable d’une gamme de fonctions administratives et de soutien aux programmes liées à la coordination et à l’exécution des opérations sur le terrain.

Ils travaillent en collaboration avec le responsable de la liaison du programme régional au siège et avec les collègues de l’équipe régionale, ainsi qu’avec l’analyste des opérations nationales, le cas échéant, afin de garantir la cohérence, la cohésion et la synergie dans les questions administratives et liées au programme.

• Les principaux résultats/activités majeures peuvent inclure :
• Soutien aux programmes/projets (COSOP, conception, mise en œuvre, achèvement)
• Gestion des ressources et soutien administratif
• Fonctions de direction

1. APPUI AU PROGRAMME/PROJET : L’assistant de programme de pays assure la disponibilité d’informations et de données opportunes, complètes et exactes pour soutenir la mise en œuvre efficace et efficiente des projets soutenus par le FIDA, au nom des équipes de pays qui lui sont assignées dans toutes les phases du projet (COSOP, conception/mise en œuvre/achèvement) pour ces activités dans la région.

Les responsabilités peuvent inclure :

• Assistance à la rédaction des Termes de Références des membres des missions (COSOP, conception, appui à la mise en œuvre, réalisation)
• Appuyer la préparation des documents et leur alignement sur les normes et procédures du FIDA (par exemple pour le rapport de conception de projet), le suivi pour garantir la soumission en temps voulu aux processus d’examen interne et la présentation aux organes directeurs ;
• Organiser des réunions dans le pays avec les parties prenantes internes et externes du projet/programme (par exemple, réunions de l’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites de la haute direction dans le pays, événements d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente et la recherche de lieux et d’activités connexes (par exemple, la tenue de données dans les systèmes institutionnels du FIDA) ;
• Saisie des données des nouveaux projets/dons/programmes d’investissement dans le Système de dons et de projets d’investissement (GRIPS) et le Système de gestion des résultats opérationnels (ORMS) du FIDA pendant la phase de conception (par exemple, cadre logique et jalons prévus), ainsi que saisie et mise à jour des données dans le Système de dons et de projets d’investissement (GRIPS) et le Système de gestion des résultats opérationnels (ORMS) du FIDA, et extraction des informations sur les projets et la stratégie du pays, selon les besoins ;
• Télécharger et profiler les documents requis à des fins de gestion des dossiers et des connaissances (par exemple dans la bibliothèque des opérations (ODC), sur xdesk, via le système de gestion des dossiers électroniques du FIDA) et partager les informations avec les partenaires du projet et d’autres parties prenantes selon les besoins.

2. SOUTIEN BUREAUTIQUE : L’assistant de programme de pays veille à ce que l’ensemble des activités relatives aux opérations administratives du programme de pays respecte les réglementations, règles et procédures établies.

Les responsabilités administratives couvrent les déplacements, les ressources humaines et financières et les achats. Les responsabilités peuvent inclure :

• Préparer les dispositions de voyage liées au programme, y compris les transactions liées au progiciel de gestion intégré (ERP) de PeopleSoft Financials, pour le personnel en poste dans les bureaux régionaux/bureaux de pays/bureaux de pays du FIDA, y compris la saisie des dates de mission dans le système de l’entreprise, la gestion des visas et des dispositions logistiques, et aider le personnel à se conformer aux recommandations de l’UNDSS en matière de voyages ;
• Assistance logistique lors des processus de recrutement de personnel non salarié, par exemple consultants et stagiaires, et activités d’approvisionnement connexes, y compris la saisie et la maintenance des données PeopleSoft
• Effectuer les transactions liées aux ressources humaines et aux finances de l’ERP et initier les demandes de paiement ;
• Soutenir l’administration et l’exécution des budgets alloués aux programmes et effectuer l’examen de premier niveau des dépenses administratives, selon les besoins ;
• Fournir une assistance de bureau, en s’occupant de l’administration courante des documents (y compris la gestion des communications entrantes et sortantes et la tenue des dossiers du bureau et des systèmes de classement) selon les besoins ;
• Fournir des documents de base/d’appui sur demande, formater/rédiger les composants standards des documents, garantissant ainsi la soumission en temps voulu de la documentation appropriée dans le système de gestion des dossiers du FIDA ;
• Effectuer d’autres activités administratives liées au fonctionnement du bureau, selon les besoins et les instructions du chef du bureau.

3. FONCTIONS DE GESTION : L’assistant de programme de pays est responsable de l’intégrité et de la transparence dans l’administration des ressources du FIDA. Cela comprend la contribution aux exercices de préparation du budget du bureau de pays et le suivi des sous-affectations attribuées ; la mise en œuvre des processus de passation des marchés et l’assistance aux procédures de clôture des contrats ; l’utilisation efficace des fonctionnalités du progiciel de gestion intégré (ERP) pour améliorer les résultats opérationnels ; la simplification des processus de transaction et de reporting ; et l’amélioration des services à la clientèle, la supervision du personnel d’appui, le cas échéant.

Les principaux résultats ont un impact indirect sur l’efficacité globale de l’équipe chargée de l’appui aux bureaux de pays et sur le succès de la mise en œuvre des opérations des programmes régionaux. La saisie et la présentation précises des données renforcent la position du FIDA en tant que partenaire de développement solide. Les informations fournies facilitent les activités d’appui aux projets/programmes et la prise de décisions au niveau des programmes.

L’assistant de programme de pays travaille en étroite collaboration avec le spécialiste régional (P3), l’analyste régional (P-2), l’analyste de données (NOB) et en coordination avec le siège du FIDA (équipe de liaison du programme régional), pour échanger des informations à l’appui de l’exécution du programme ainsi que de l’appui administratif. Le titulaire du poste est continuellement impliqué dans la mobilisation du soutien et de la coopération des unités administratives.

Compétences organisationnelles :

Niveau 1 :

• Établir des relations et des partenariats – Établir et entretenir des relations de travail efficaces
• Communiquer et négocier – Communique efficacement ; crée une compréhension entre soi et les autres
• Faire preuve de leadership – Leadership personnel et attitude face au changement
• Se concentrer sur les clients – Se concentrer sur les clients
• Apprendre, partager ses connaissances et innover – Cherche continuellement à apprendre, à partager ses connaissances et à innover
• Gestion du temps, des ressources et des informations – Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources
• Résolution de problèmes et prise de décision – Démontre une bonne capacité de résolution de problèmes et de prise de décision
• Réflexion stratégique et développement organisationnel – Influence personnelle
• Travail d’équipe – Contribue efficacement à l’équipe

Éducation:

• Diplôme d’études secondaires

Expérience:

• Au moins quatre (4) années d’expérience en matière de soutien administratif et de programme à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au sein d’agences des Nations Unies, d’institutions de développement, de services gouvernementaux et/ou d’autres organisations concernées.
• Expérience professionnelle qualifiante dans le domaine du soutien au programme de pays, du soutien aux opérations, de l’administration des prêts/subventions, des ressources et de la planification.
• Une expérience auprès d’institutions financières internationales, d’agences de coopération au développement, etc. serait un atout.
• Doit être ressortissant du pays d’affectation ou détenir un permis de travail valide pour celui-ci.

Langues :

• Français et anglais (4 – Excellent)
• Souhaitable : Arabe, Espagnol ou langues maternelles parlées au Mali

Compétences:

• Gestion logistique : Savoir-faire en matière de soutien logistique spécifique au poste, tel que la gestion des voyages (y compris l’organisation des voyages, l’administration des visas, etc.), l’organisation d’événements (par exemple, l’organisation de conférences, de réunions (virtuelles), de retraites, de formations), etc.
• Respect des procédures : Capacité à adhérer strictement aux directives formelles établies, y compris dans des situations nouvelles
• Passation de marchés : savoir-faire dans l’application des politiques, règles et réglementations en matière de passation de marchés applicables au siège du FIDA et/ou aux programmes/projets de pays, y compris pour les cas individuels complexes
• Gestion des documents : savoir-faire en matière de tenue de documents (par exemple, gestion appropriée des documents et des systèmes visant à préserver la mémoire institutionnelle, y compris les journaux de correspondance, les systèmes de classement et de référence des bureaux, etc.)
• Gestion du temps : respect des délais sous contraintes de temps et de pression (par exemple, pour livrer les documents de l’organe directeur à temps) ; capacité à coordonner et à gérer des flux de travail complexes et des équipes internes et externes
• Maîtrise des TIC et du numérique de base : Expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, approfondie, systèmes d’information informatique, y compris les logiciels de systèmes d’exploitation de micro-ordinateurs, le matériel et les logiciels d’application et autres équipements de bureautique), gestion de la configuration informatique de l’utilisateur final
• Initiative et bon jugement : Sens élevé de la prise d’initiative proactive et bon jugement (y compris sur les questions de sécurité)
• Compétences interpersonnelles : Capacité à traiter avec patience et tact avec les autres (par exemple, les visiteurs, les clients, les appelants, etc.), y compris les personnes de haut rang (par exemple, les participants à des réunions de haut niveau)
• Écoute : Écoute efficace et active des autres ; compréhension et action en fonction des déclarations indirectes
• Résolution de problèmes : forte pensée systémique et structurée, capacité à identifier et à décortiquer les problèmes en composants et à formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables
• Communication verbale : Communication verbale claire, succincte et convaincante ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique
• Communication écrite : Communication écrite claire, succincte et convaincante dans la langue requise pour le rôle spécifique ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique (par exemple pour la rédaction de notes de position, de briefings, etc.)

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