Le Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA) dans le cadre de son 8ème Programme de Coopération (CPD8 2020-2024) avec le Gouvernement du Mali envisage de renforcer son soutien aux efforts nationaux visant à la réalisation des trois résultats transformateurs que sont : Zéro décès maternels évitables, Zéro besoins non satisfaits en matière de planification familiale et Zéro violence basée sur le genre et autres pratiques néfastes, y compris les mutilation génitale féminine et le mariage des enfants.
Description de la position:
L’Assistant(e) au Programme appuie la conception, la planification et la gestion du programme de UNFPA en fournissant et en gérant les données, en fournissant un appui logistique, en surveillant l’exécution du programme et en donnant suite aux recommandations et décisions de l’unité dont il/elle relève.
L’Assistant(e) au Programme applique les politiques et procédures établis et aide à la gestion de connaissances en rassemblant, synthétisant et analysant les informations pertinentes dans le domaine de la population et le développement, la santé de la reproduction et la problématique du genre.
Il/ elle contribue à faciliter la mise en œuvre des programmes / projets en utilisant et en développant des mécanismes et systèmes appropriés et en veillant au respect des procédures établies et suivant une approche basée sur les résultats.
Vous exécuterez les tâches suivantes:
- Appuyer la planification, la gestion administrative et financière des activités de UNFPA en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Suivi et présentation des informations sur les recommandations des audits (NEX et inventaires des biens).
- Suivi périodiques des budgets des différents paquets d’activités sous la responsabilité des chargés de programme assistés afin de déterminer d’éventuels dépassements budgétaires.
- Création des réquisitions dans Quantum dans le cadre de la mise en œuvre des activités.
- Appuyer la création au besoin des comptes « Supplier ID ».
- Organisation des missions sur le terrain et à l’extérieur du pays (réservation de vols ; demande de visa s’il y a lieu ; mémos, ordres de mission ; suivi des paiements des DSA au niveau des finances).
- Vérification de la complétude des pièces justificatives des demandes d’avances.
- Transmission des courriers officiels aux partenaires après traitement des avances pour les informer des activités financées.
- Suivi des dossiers de réquisitions auprès des opérations jusqu’à leur aboutissement et réception des biens et/ou services.
- Appuyer le paiement des factures (Checklist, certification, réquisition)
- Appuyer dans la planification annuelle et la révision des paquets d’activités.
- Centraliser et classer tous les documents afférents aux missions dans le drive.
- Préparation des ateliers et autres rencontres relatives aux activités.
- Préparation et transmission des courriers.
- Appuyer le lien régulier avec les Agences des Nations Unies et les partenaires d’exécution en mettant l’accent sur l’innovation et l’atteinte des résultats:
- Participation à des réunions.
- Apport d’éléments de réponse et de donnés sur les activités.
- Rapports Hebdomadaire des activités sur le terrain
- Effectue des comptes rendus de réunions, rédige des rapports de séminaires/ateliers, des rapports narratifs et financiers de suivi de projet en français, des notes relatives à l’avancement des projets, des briefings notes et notes de synthèse sur des questions spécifiques, et représenter l’UNFPA à des réunions organisées par des tierces parties
- Participer à l’élaboration des rapports
- Participer en cas de besoin à des missions de suivi des activités sur le terrain.
- Contribuer à la gestion des réseaux des bonnes pratiques et de partage des connaissances.
- Tenue à jour des archives des chargés de programme et des dossiers de référence sur des sujets divers, classement régulier et systématique de tous les documents et optimisation de l’accès aux informations des classeurs et fichiers électroniques.
- Recherche documentaire sur internet afin d’appuyer les chargés de programme.
Exécuter toute autre tâche confiée par la direction de l’UNFPA dans le cadre du fonctionnement du bureau.
Qualifications et Expérience:
Education:
Etre titulaire d’un diplôme d’administration, gestion des projets, Gestion ou Administration, comptabilité, finance (BAC + 2 ans minimum) : BTS, DUT ou tout autre diplôme équivalent.
Connaissance et Expérience:
- Disposer de 3 à 5 ans d’expérience en matière d’Assistance à la gestion de projets/programmes ;
- Avoir de bonnes compétences dans les applications courantes de logiciels de bureau (Word, Excel, PowerPoint)
- Etre habileté(e) à faire des travaux gestion logistiques,
- L’expérience avec les Agences des Nations Unies est souhaitée.
Langues:
- Maîtriser la langue Française oral et écrit ;
- Connaissance de l’anglais comme langue de travail.
Les Compétences:
Valeurs:
- Être un modèle d’intégrité
- Faire preuve d’engagement total envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies
- Être ouvert à la diversité culturelle
- Être ouvert aux changements
Compétences de base:
- Atteindre les résultats
- Avoir le sens des responsabilités
- Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle / d’un sens des affaires
- Mener une réflexion analytique et stratégique
- Travailler en équipe / s’autogérer et gérer ses relations
- Communiquer de façon percutante
Compétences fonctionnelles:
- Créer des connaissances et des informations, les gérer et en favoriser l’usage
- Améliorer la qualité des résultats des programmes
- Gestion des données, de l’information et des processus de travail
- Innovation et promotion des nouvelles approches
- Echanges des connaissances, de l’information et formation continue
Managerial Competencies (if applicable):
N/A
Compensation et Avantages:
Ce poste offre un package de rémunération attractif comprenant un salaire net compétitif ainsi qu’une assurance maladie et d’autres avantages, le cas échéant.
