La résolution 2186 (XXI) de l’Assemblée générale a décidé de « mettre en œuvre le Fonds d’équipement des Nations Unies en tant qu’organe de l’Assemblée générale qui fonctionnera comme une organisation autonome des Nations Unies. Le Fonds d’équipement des Nations Unies (FENU) aide les pays en développement, en particulier les pays les moins avancés, à développer leurs économies en complétant les sources existantes d’aide en capital au moyen de subventions, de prêts et de garanties.
Objectif du poste
Sous la supervision directe du spécialiste régional de l’assurance des opérations du FENU (Dakar) et sous la direction générale du spécialiste des achats, l’associé régional aux achats assure le leadership dans l’exécution des services d’achat pour la région, garantissant leur efficacité, leur transparence et leur intégrité.
L’Associé régional aux achats favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats au sein de l’unité. L’Associé aux achats travaille en étroite collaboration avec d’autres membres de l’Unité d’efficacité opérationnelle et d’assurance au siège et dans les centres régionaux pour aider les équipes de programme et de projet du FENU à répondre aux demandes d’achat et à résoudre les problèmes complexes liés aux achats et à la diffusion d’informations.
L’UNCDF adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre
les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel de l’UNCDF est censé travailler dans plusieurs unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin de renforcer et de permettre la collaboration horizontale.
Fonctions et responsabilités principales :
1. Assure l’administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles :
- Assurer la pleine conformité des activités d’approvisionnement avec les règles, réglementations, politiques et stratégies du PNUD/FENU.
- Mettre en œuvre un contrôle interne efficace, le bon fonctionnement d’un achat orienté client.
- Élaboration de propositions et mise en œuvre de stratégies d’économie et de réduction des coûts en consultation avec le spécialiste des achats.
- Fourniture d’informations recherchées pour la formulation et la mise en œuvre de la stratégie contractuelle et des achats stratégiques au sein du FENU, y compris les processus d’appel d’offres et l’évaluation, la gestion du contrat et de l’entrepreneur, les considérations juridiques et les conditions de paiement, la stratégie d’approvisionnement, la sélection et l’évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité et la gestion des achats électroniques.
2. Organise les processus d’approvisionnement pour les projets et programmes du FENU :
- Coordonner la préparation des plans d’approvisionnement pour les projets/programmes basés dans la région et suivre leur mise en œuvre.
- Gérer les processus d’approvisionnement, y compris la préparation et la conduite des demandes de devis, des appels d’offres ou des demandes de propositions, la réception des devis, des offres ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en totale conformité avec les règles et réglementations du PNUD/FENU.
- Préparation de bons de commande et de contrats dans et hors Quantum, préparation de bons de commande récurrents pour la contractualisation de services et création de fournisseurs dans Quantum.
- Agit en tant qu’acheteur chez Quantum et exécute toutes les fonctions d’acheteur conformément à l’ICF de l’UNCDF.
- Examen et, si nécessaire, mise en œuvre des processus d’approvisionnement pour les projets/programmes.
- Gérer les achats du FENU effectués via le répertoire ExpRes du Global Policy Network (GPN).
- Préparer et faire des soumissions au Comité des contrats, des actifs et des achats (CAP) et au Comité consultatif sur les achats (ACP) au nom des projets/programmes du FENU.
- Mise en œuvre du système de contrôle interne qui garantit que les bons de commande sont dûment préparés et expédiés et que des mesures correctives sont prises en temps opportun sur les bons de commande avec vérification du budget et autres erreurs.
- Préparation et présentation d’informations recherchées et d’analyses de données sur les achats au sein du FENU pour éclairer la prise de décision de la direction.
- Mettre en œuvre des stratégies pour rendre les achats au sein du FENU plus efficaces et efficients et rechercher de nouvelles opportunités telles que l’établissement d’accords à long terme (LTA) pour harmoniser les achats au sein de l’organisation et entre les projets/programmes.
- Coordonner avec l’unité des services financiers d’entreprise la préparation des factures de recouvrement des coûts dans Quantum.
- Organisation de processus d’approvisionnement conjoints pour des projets/programmes dans la région et avec d’autres agences des Nations Unies, conformément à la réforme des Nations Unies, le cas échéant.
- Soutient d’autres associés en approvisionnement au siège ou dans les centres régionaux, si nécessaire
3. Assure la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement et des outils d’approvisionnement électronique en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
- Élaboration et mise à jour des listes de fournisseurs, mise en œuvre de la sélection et de l’évaluation des fournisseurs.
- Utilisation et application du module d’appel d’offres électronique conformément aux politiques d’approvisionnement du PNUD/FENU.
4. Assure la facilitation du renforcement et du partage des connaissances au sein du FENU
- Soutenir l’unité dans la conduite de formations en matière d’approvisionnement pour le personnel du FENU.
- Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière d’Achats.
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Compétences de base :
Obtenir des résultats : NIVEAU 1
- Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais
Pensez de manière innovante : NIVEAU 1
- Ouvert aux idées créatives/risques connus, sait résoudre les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations
Apprendre en continu : NIVEAU 1
- Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande du feedback
S’adapter avec agilité : NIVEAU 1
- S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
Agir avec détermination : NIVEAU 1
- Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de réagir calmement face à l’adversité et est confiant
Engagez-vous et collaborez : NIVEAU 1
- Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives
Favoriser la diversité et l’inclusion : NIVEAU 1
- Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination
Compétences transversales et techniques
Achats : Sourcing
- Capacité à trouver, évaluer et engager des fournisseurs de biens et de services.
Achats : gestion des contrats
- Connaissance des concepts, principes et méthodes de gestion des contrats, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques
Achats : Gestion des achats
- La capacité d’acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d’une source externe extérieure.
Achats : gestion des parties prenantes
- Capacité à travailler avec des informations incomplètes et à équilibrer des intérêts concurrents pour créer de la valeur pour toutes les parties prenantes.
Gestion d’entreprise : Satisfaction client/Gestion client
- Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
- Fournir des contributions à l’élaboration de la stratégie de service client.
- Recherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.
- Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.
Gestion d’entreprise : gestion des risques
- Capacité à identifier et à organiser des actions visant à atténuer et à gérer proactivement les risques.
Gestion d’entreprise : Communication
- Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par écrit que verbalement ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction du public.
- Capacité à gérer les communications internes et externes, via les médias, les médias sociaux et d’autres canaux appropriés.
Éducation:
- Une formation secondaire est requise, avec une formation spécialisée en approvisionnement.
- Un diplôme universitaire en administration des affaires ou dans un autre domaine étroitement lié sera pris en considération, mais ce n’est pas une exigence.
- Le niveau 3 du CIPS est requis pour ce poste. Si la certification n’est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans un délai d’un an.
Expérience, connaissances et compétences :
- Un minimum de 7 années (avec diplôme d’études secondaires) ou 4 années (avec baccalauréat) d’expérience de plus en plus responsable en matière d’approvisionnement et d’administration est requis au niveau national ou international.
- Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion des achats de biens et de services du secteur public seraient un avantage.
- Une expérience en gestion des achats dans les bureaux extérieurs (c’est-à-dire dans n’importe quel bureau de pays ou bureau régional des Nations Unies) est souhaitable.
- Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) est requise.
- Une connaissance approfondie des systèmes d’approvisionnement automatisés ainsi qu’une expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur le Web sont souhaitables.
Exigences linguistiques :
- La maîtrise de l’anglais et du français est requise.
- Une connaissance pratique d’autres langues de l’ONU est souhaitable.
