Le FIDA recrute pour ce poste (21 Mars 2022)

Le Département des services institutionnels (CSD), dirigé par le Vice-Président associé, CSD, fournit au FIDA les ressources humaines, les services administratifs, la sûreté et la sécurité, les ressources informatiques et les services d’appui médical nécessaires pour permettre au FIDA d’atteindre ses objectifs d’habilitation des les gens surmontent la pauvreté. Le travail du CSD est entrepris par trois divisions : (i) la Division des services administratifs (ADM) ; (ii) Division des ressources humaines (DRH) ; et (iii) la Division des technologies de l’information et de la communication (ICT) et trois unités : (a) Front Office CSD (FCS) ; (b) Unité d’appui sur le terrain (FSU) ; et (c) Unité des services médicaux (MSU).

FSU dessert des collègues et des bureaux sur le terrain, avec l’ambition d’être un partenaire professionnel stratégique, axé sur les affaires et pleinement fiable avec les gestionnaires et le personnel du FIDA affectés aux bureaux régionaux, multi-pays, nationaux et de liaison du FIDA. L’unité fournit un partenariat dédié au personnel et aux bureaux du FIDA sur le terrain pour assurer la mise en œuvre efficace des initiatives institutionnelles liées à ses activités sur le terrain ainsi que des initiatives de réforme des Nations Unies directement liées au mandat de la CDD, à savoir la stratégie des opérations commerciales (BOS), le back-office commun. (CBO) et Locaux Communs (CP). Pour ce faire, FSU est mandaté pour gérer les opérations de terrain liées à la CDD et fournir des services de coordination et de conseil visant à renforcer la fonctionnalité des bureaux régionaux, multipays, nationaux et de liaison du FIDA.

Le titulaire travaille sous la supervision directe du chef de l’unité d’appui aux missions, en étroite collaboration avec toutes les divisions de CSD, et a une double ligne hiérarchique avec le directeur régional respectif sous lequel il est mappé. Dans l’exercice de ses fonctions, le/la titulaire veillera à bien séparer les tâches-tâches-responsabilités afin de réduire le risque de conflit d’intérêts réel/perçu.

POSTE SPÉCIFIQUE :
Bureau régional Afrique de l’Ouest et du Centre (WCA) : Le directeur des services généraux (WCA) est chargé de gérer les services généraux de la région, y compris le bureau régional, trois bureaux multi-pays (MCO), six directeurs de pays- dirigés par des bureaux de pays et six bureaux de pays dirigés par des chargés de programme de pays.

Rôle de l’emploi

Le responsable des services institutionnels (WCA) couvrira tous les aspects de la gestion et de l’administration des services institutionnels des bureaux du FIDA dans la région, conformément à la délégation de pouvoir et en pleine conformité et consultation avec les divisions du CSD. Cela comprend, mais sans s’y limiter, la coordination des activités liées à la gestion des ressources financières et humaines, la facilitation de l’efficacité des services d’achat et de logistique, tout en veillant à ce que les services communs ainsi que les services TIC hébergés soient fournis et consommés d’une manière conforme aux règles et règlements du FIDA. et conditions d’utilisation. Ils facilitent toutes les actions liées aux services institutionnels, assurant le bon fonctionnement du bureau régional du FIDA ainsi que des autres bureaux de la région,

Les responsables des services institutionnels à ce niveau sont des professionnels reflétant une compréhension complète de l’administration générale et de la gestion des services dans le contexte du mandat, du programme de travail et de la décentralisation renforcée du Fonds. Ils peuvent en outre prendre en charge un plus large éventail de fonctions liées à l’administration au sein du Département de la gestion des programmes (PMD), du Département de la stratégie et des connaissances (SKD) et d’autres départements / divisions. Dans leurs domaines de responsabilité, les responsables des services aux entreprises exercent un degré élevé d’indépendance et de diligence raisonnable dans la fourniture de services d’entreprise fiables, tout en tenant compte du contexte régional et national, en étant proches des clients pour mieux identifier et répondre à leurs besoins grâce à une offre personnalisée, mais solution d’entreprise.

Le responsable des services institutionnels (WCA) coordonne le soutien administratif général au personnel du bureau régional et des bureaux de pays de la région, en favorisant la collaboration au sein des équipes locales et régionales, avec d’autres agences des Nations Unies et des responsables gouvernementaux tout en promouvant une approche axée sur le client. Le responsable des services institutionnels (WCA) travaille en étroite collaboration avec les propriétaires d’entreprise au sein du CSD au siège, le personnel des opérations d’autres agences des Nations Unies, en particulier ceux de l’agence d’accueil locale respective, le personnel décentralisé du FIDA et les responsables gouvernementaux pour fournir avec succès des services opérationnels.

Le responsable des services d’entreprise (WCA) est habilité, par le biais d’une délégation de pouvoir (DoA) appropriée, à diriger les activités quotidiennes relevant de sa responsabilité. Cette habilitation s’étend aux actions tant internes au FIDA qu’externes avec d’autres parties prenantes pour effectuer les opérations quotidiennes.

Fonctions clés et résultats

Les principales fonctions et résultats du responsable des services institutionnels (WCA) répondent aux besoins des principaux clients du bureau régional, des bureaux multipays et des bureaux de pays, y compris le personnel du FIDA de CSD, ERG, FOD, PMD et SKD qui y travaillent. Les principales fonctions et résultats sont les suivants :

COORDINATION DES ACTIVITÉS OPÉRATIONNELLES : Le responsable des services institutionnels (WCA) est chargé de la coordination des services institutionnels dans les bureaux décentralisés de la région, facilite la direction stratégique et dirige les aspects des services institutionnels des opérations de terrain liées à la CDD en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants , conformément au cadre de délégation de pouvoirs :

• Contribue à la structure décentralisée en coordonnant la création de nouveaux bureaux décentralisés du FIDA et/ou le renforcement des bureaux de pays du FIDA dans la région qui lui est assignée, grâce à un suivi étroit avec les parties prenantes internes et externes respectives sur tous les aspects liés aux services institutionnels ;
• Assure la pleine conformité des opérations institutionnelles avec les règles, règlements et politiques du FIDA, la mise en œuvre des stratégies opérationnelles institutionnelles, le suivi de la réalisation des résultats ;
• Établit et met à jour les procédures opérationnelles standard (SOP) internes et la cartographie des processus opérationnels pour le budget administratif des bureaux régionaux et locaux et les services d’entreprise en consultation avec FSU et les propriétaires d’entreprise au siège et dans l’équipe régionale, et conformément aux directives, procédures et SOP d’entreprise applicables. ;
• Assure une surveillance et une analyse constantes de l’environnement opérationnel, de la fourniture de services et du réajustement en temps opportun des opérations liées au CSD, obtient des conseils sur l’évaluation des risques concernant les services d’entreprise en consultation avec les propriétaires d’entreprises d’autres divisions ;
• Contribue au renforcement et au partage des connaissances concernant la gestion et les opérations des questions liées à la CDD dans les bureaux de la région, l’organisation des formations du personnel, la synthèse des enseignements tirés/meilleures pratiques et de solides contributions à la boîte à outils administrative du FIDA pour le terrain.
• Facilite une meilleure coordination au niveau de l’ICO de tous les accords ONU / IFI en garantissant la conformité correcte des procédures / politiques ainsi que la gestion du flux de travail avec le siège.

CRÉATION DE PARTENARIATS :   Le responsable des services institutionnels veille à ce que les bureaux régionaux et nationaux du FIDA dans la région reçoivent des gammes de services communs de haute qualité grâce à l’établissement de partenariats solides avec d’autres agences des Nations Unies fournissant de tels services, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• En tant que membre actif de l’équipe de gestion des opérations (OMT) au niveau régional et national, contribue de manière substantielle à la mise en place de services communs, au maintien d’un mécanisme de coordination pour assurer des activités intégrées sur les services communs et la mise en œuvre de la réforme des Nations Unies ;
• Développe et maintient un système de gestion des relations avec les clients pour les accords de partenariat opérationnel appropriés, afin d’assurer l’établissement d’accords de collaboration avec des partenaires internes et externes potentiels ;
• Établit l’approche stratégique pour la mise en œuvre des services communs conformément aux derniers développements en matière de services communs et aux meilleures pratiques aux niveaux régional et national et veille à ce que les besoins du FIDA soient correctement pris en compte dans les six gammes de services communs (et au-delà).
• Effectue la planification stratégique et le suivi du budget administratif lié aux services communs (imputé au budget FSU) et des contributions du FIDA aux services communs, soutenant également les prévisions et la planification du futur budget administratif.

ACTIVITÉS DE COORDINATION DES SERVICES CORPORATIFS : Le responsable des services corporatifs (WCA), en étroite collaboration avec les divisions concernées, coordonne de manière efficace et précise les ressources financières liées aux services corporatifs et la gestion du budget administratif au sein de FSU et se concentre sur la réalisation des résultats suivants :

• En étroite collaboration avec l’analyste des opérations de la FSU, fournit des contributions pour la planification stratégique du budget administratif, le suivi des dépenses et l’audit des ressources financières dans le cadre des attributions de la FSU conformément aux règles et règlements du FIDA ;
• En étroite collaboration avec FCD et FSU Operations Analyst, assure la comptabilité et le rapprochement en temps opportun de toutes les transactions, le suivi des rapports d’exception financière pour les activités inhabituelles, les transactions et l’enquête sur les anomalies ou les transactions inhabituelles en ce qui concerne le loyer et les services communs et les coûts ponctuels liés à l’aménagement/la mise en valeur de locaux, sous mandat FSU. Fournir aux superviseurs et aux autres membres du personnel du FIDA au siège des informations sur les résultats de l’enquête lorsque des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues ;
• En travaillant en étroite collaboration avec le directeur régional et son équipe, conseille les bureaux décentralisés sur les processus de gestion financière, y compris la comptabilité et le rapprochement en temps opportun de toutes les transactions, la sécurité des liquidités sur place ;
• En travaillant en étroite collaboration avec les propriétaires d’entreprise du CSD, coordonne et assure le suivi de toutes les autres questions relatives aux services d’entreprise.
• En coordination avec les ICO, s’assure que tous les accords ONU / IFI garantissent la conformité correcte des procédures / politiques ainsi que la gestion du flux de travail avec le siège.

Le responsable des services d’entreprise (WCA) agit en tant que liaison de CSD dans les bureaux décentralisés, ainsi que point d’entrée central dans les bureaux régionaux sans propriétaires d’entreprise CSD concernés dans le bureau, et pour assurer la fourniture de services d’approvisionnement et de logistique efficaces axés sur la réalisation des résultats suivants :

• Dans la région assignée, les bureaux régionaux et de pays conformément aux règles et réglementations de l’entreprise et l’élaboration des exigences d’approvisionnement des bureaux régionaux et de pays, y compris l’approvisionnement et l’évaluation dans les limites des pouvoirs délégués, assurant la gestion continue des contrats et la mesure des performances ;
• Soutenir, en étroite collaboration avec ADM, le directeur régional/chef de bureau dans la planification des besoins d’approvisionnement pour la région en étroite collaboration avec la section des achats au siège ;
• Soutenir la gestion des actifs, des installations et des services logistiques du FIDA, y compris le plein respect des politiques en place ainsi que l’utilisation et l’élimination efficaces des actifs des bureaux régionaux/pays ;
• Référer le nouveau personnel du FIDA à l’agent de sécurité régional, à la sécurité ADM ou à l’UNDSS localement pour s’assurer qu’il reçoit des informations sur la sécurité à l’embarquement par l’agence d’accueil locale et le conseiller à la sécurité de l’UNDSS au lieu d’affectation.

Le responsable des services d’entreprise (WCA) assure un soutien prospectif en matière d’information et de communication et agit comme agent de liaison du CSD dans les bureaux décentralisés, ainsi que comme point d’entrée central dans les bureaux régionaux sans propriétaires d’entreprise CSD concernés dans le bureau. En étroite collaboration avec ICT et en pleine conformité avec les normes techniques institutionnelles du FIDA et les conditions d’utilisation des systèmes, le responsable des services institutionnels :

• Soutenir stratégiquement le déploiement des actifs, systèmes, services et ressources TIC de l’entreprise ; Agit comme point de contact et coordinateur régional en cas de mise à niveau des services TIC ; Veiller à ce que les briefings techniques d’intégration et de transfert soient coordonnés en temps opportun et de manière optimale ; propose et coordonne logistiquement avec les formations techniques TIC les applications de l’entreprise ;
• Recherche et surveille les marchés locaux pour garantir la disponibilité de fournisseurs appropriés de services de télécommunications ou de services informatiques similaires afin de garantir des offres locales de haute qualité ; surveille la prestation des services pendant l’exécution de ces contrats, y compris les niveaux de service et les coûts, et signale les problèmes ; Assure le respect des mécanismes locaux de recouvrement des coûts, le cas échéant. Coordonne le soutien du bureau local en cas d’urgence ou de crise de cybersécurité ; Assure et promeut activement la conformité locale aux règles de l’entreprise, aux normes techniques, aux conditions d’utilisation et aux conditions ; prend en charge un environnement TIC fiable, y compris des examens réguliers des procédures locales de reprise après sinistre ; Promouvoir localement les campagnes TIC des entreprises, notamment en matière de cybersécurité et d’adoption de nouvelles technologies ; Agit en tant que liaison régionale avec les TIC sur les principaux déploiements et déploiements de systèmes d’entreprise,

Le directeur des services d’entreprise (WCA) agit en tant que liaison du CSD et assure un soutien solide au personnel des bureaux décentralisés dans certains domaines de l’administration, et en tant que point d’entrée central des bureaux régionaux sans propriétaires d’entreprise CSD concernés dans le bureau, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• conformité des bureaux décentralisés du FIDA avec les politiques et stratégies institutionnelles en matière de ressources humaines ;
• Fournir aux directeurs régionaux et nationaux un soutien substantiel dans la gestion des processus d’accréditation au niveau national
• niveau et conformément à la délégation de pouvoir.

Le responsable des services d’entreprise (WCA) agit en tant qu’agent de liaison de CSD pour la santé, la sécurité et le bien-être de CSD/MSU dans la région/le pays. Sous la direction du conseiller médical du FIDA et en étroite collaboration avec l’équipe ou les équipes de gestion des opérations régionales et/ou nationales, coordonne les services ou installations communs de gestion de la santé, de la sécurité et du bien-être pour le personnel et les personnes à charge éligibles. Le responsable des services d’entreprise facilitera en outre l’engagement de MSU avec les médecins locaux des Nations Unies ou les installations médicales, lorsqu’un tel soutien est nécessaire pour répondre efficacement et rapidement aux crises de santé et de sécurité.

Le responsable des services institutionnels (WCA) soutient et exerce une fonction de supervision sur le travail du pool administratif du bureau régional pour soutenir tout le personnel du bureau régional et, si nécessaire, assure la liaison avec les homologues de tous les autres départements du FIDA ().

FONCTIONS DE GESTION: Le responsable des services institutionnels (WCA) est responsable de l’intégrité, de la transparence et de l’équité dans la gestion des ressources du FIDA. Cela comprend, entre autres, la gestion des personnes, l’orientation du personnel nouveau et/ou plus subalterne, le rôle de supervision et l’évaluation des performances du personnel des services généraux sous sa responsabilité.

Les gestionnaires des services corporatifs coordonnent et supervisent le travail du bassin du personnel de soutien administratif du bureau régional et assurent l’harmonisation avec les autres processus administratifs corporatifs. Le pool du personnel de soutien administratif se compose normalement de 4 à 5 agents des services généraux dans le pool pour chaque bureau régional, y compris un autre membre du personnel administratif supérieur qui supervise directement le reste du personnel des services généraux au bureau régional.

Indicateurs clés de performance

Le travail nécessite une coordination avec les principaux propriétaires d’entreprise, l’interprétation et l’application des politiques, règles et réglementations pertinentes à un large éventail de cas simples ou complexes. Les responsables des services d’entreprise à ce niveau analysent les propositions et les demandes reçues des clients et du personnel et après avoir consulté en interne au sein de FSU et/ou d’autres divisions/unités du CSD, font des recommandations ou prennent des mesures techniquement judicieuses. Les principaux résultats ont un impact sur l’économie, l’efficience et l’efficacité globales des opérations des bureaux régionaux et nationaux en ce qui concerne l’utilisation des ressources de l’entreprise dans les domaines des services financiers, des ressources humaines, des achats et des services logistiques, des TIC et enfin mais pas les services les moins communs et la mise en œuvre de l’agenda des Nations Unies sur les services communs.

Relations de travail

Le gestionnaire des services corporatifs relève du chef, FSU. Au sein de l’unité d’appui sur le terrain, les principales relations de travail du titulaire seront avec le gestionnaire du budget administratif et les gestionnaires des opérations au sein de l’unité d’appui sur le terrain. Les relations de travail externes pour les responsables des services d’entreprise à ce niveau sont normalement nécessaires pour obtenir des informations et échanger des points de vue avec une gamme de sources extérieures (c’est-à-dire les principaux propriétaires d’entreprise au sein de CSD ou FOD) pour s’assurer que les mesures sont correctement prises. Le responsable des services institutionnels devra également entretenir des relations de travail étroites avec le directeur régional (PMD) et d’autres membres du personnel de CSD, ERG, FOD, PMD, SKD et d’autres départements situés dans le bureau régional. Tant à l’interne qu’à l’externe, les gestionnaires des services corporatifs établissent et maintiennent des relations de collaboration et projeter l’image d’un partenaire crédible/fiable. Le contact interne peut atteindre le niveau du directeur au sein du FIDA et le contact externe peut atteindre un autre représentant d’une entité des Nations Unies (c’est-à-dire le coordonnateur résident des Nations Unies ou d’autres parties prenantes clés) pour clarifier des situations spécifiques en rapport avec leur rôle et leurs fonctions et résultats clés.

Exigences du profil de poste

Compétences organisationnelles :

Niveau 1 :

• Réflexion stratégique et développement organisationnel : Influence personnelle ;
• Faire preuve de leadership : leadership personnel et attitude face au changement ;
• Apprendre, partager les connaissances et innover : Chercher continuellement à apprendre, partager les connaissances et innover ;
• Résolution de problèmes et prise de décision : Démontre une solide capacité de résolution de problèmes et de prise de décision ;
• Se concentrer sur les clients ;
• Gérer son temps, ses ressources et ses informations : Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources ;
• Travail d’équipe : Contribue efficacement à l’équipe ;
• Communiquer et négocier : Communique efficacement : crée une compréhension entre soi et les autres ;
• Établir des relations et des partenariats : établit et entretient des relations de travail efficaces ;
• Gestion de la performance et développement du personnel : Gère efficacement le personnel et les équipes.

Éducation:

• Diplôme universitaire supérieur dans l’une des disciplines suivantes : administration publique ou administration des affaires, économie, finances, gestion ou autres domaines connexes.

Expérience:

• Diplôme universitaire supérieur (Master ou équivalent) – avec un minimum de 8 ans d’expérience professionnelle pertinente
• Premier diplôme universitaire (baccalauréat ou équivalent) – avec un minimum de 12 ans d’expérience de travail pertinente

Expérience spécifique au poste : 

• Expérience dans la préparation et la gestion de contrats et d’actifs, y compris la connaissance des procédures opérationnelles standard (SOP) complexes.
• Expérience avérée de la gestion de prestataires de services au-delà de la gestion contractuelle d’un ou plusieurs des domaines de spécialisation suivants : hébergement, actifs (équipement physique), installations, flotte, protocole, privilèges et logistique

Langues :

• Excellente connaissance de l’anglais et du français pour le bureau régional du FIDA dans la région AOC

Compétences: 

• Expertise thématique – Administration, expertise pertinente pour le rôle spécifique. 4
• Gestion du changement, modélisation des rôles, anticipation des principaux risques et conflits et formulation de plans/solutions d’urgence, orientés vers l’action. 4
• Collaboration, travailler avec succès vers un objectif commun avec les autres en communiquant clairement, en écoutant activement les autres, en assumant la responsabilité des erreurs et en respectant les différentes perspectives des parties prenantes. 4
• Partenaires du FIDA, connaissance du fonctionnement et du mandat des partenaires du FIDA, tels que le secteur public (par exemple, les gouvernements et les politiques, les institutions et le système), les acteurs non étatiques (ONG, OSC, fondations, etc.) et les acteurs du secteur privé. 4
• Résolution de problèmes, pensée systémique et structurée forte, capacité à identifier et à disséquer les problèmes en composants et à formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables. 4
• Communication verbale, Communication verbale claire, succincte et convaincante ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique. 4
• Communication écrite, Communication écrite claire, succincte et convaincante dans la langue nécessaire pour le rôle spécifique ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique (par exemple pour la rédaction de prises de position, de briefings, etc.) 4

les autres informations

Les candidats doivent noter que les membres du personnel du FIDA sont des fonctionnaires internationaux soumis à l’autorité du Président du FIDA. Conformément à la politique du FIDA en matière de ressources humaines, le Président peut décider de les affecter à n’importe laquelle des activités du Fonds. Tous les membres du personnel professionnel international doivent être géographiquement mobiles et les postes de la catégorie professionnelle peuvent changer de lieu à tout moment conformément aux priorités stratégiques et aux initiatives de réforme du FIDA.

Afin d’optimiser l’utilisation des fonds et des ressources, nous ne pouvons répondre qu’aux candidats présélectionnés pour un entretien. Les candidats qui ne reçoivent aucun retour dans les trois mois doivent considérer leur candidature comme non retenue.

Les candidats peuvent être tenus de passer un test écrit et de faire une présentation ainsi que de participer à des entretiens.

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