Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et un organisme spécialisé des Nations Unies qui se consacre à l’éradication de la pauvreté et de la faim en milieu rural. Pour ce faire, il investit dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets qui accroissent la productivité agricole et augmentent les revenus ruraux, et défend aux niveaux local, national et international des politiques qui contribuent à la transformation rurale.
Fonction du poste
L’assistant administratif est responsable des communications, des services de soutien opérationnel et de secrétariat afin d’améliorer le bon fonctionnement de l’équipe, son flux de travail et sa gestion de l’information.
Fonctions clés et résultats
1. SOUTIEN BUREAUTIQUE : Assure la gamme complète de services de soutien administratif à tous les professionnels du bureau régional. Les responsabilités comprennent généralement les préparatifs de voyage liés au programme, y compris les transactions liées au progiciel de gestion intégré (ERP) de PeopleSoft Financials, la gestion des visas et des dispositions logistiques, et l’aide au personnel pour se conformer aux recommandations de l’UNDSS sur les voyages. Traite et vérifie l’exactitude des documents essentiels et des demandes de contrats de conseil reçues des clients. Examine toute la correspondance sortante et les documents officiels pour en vérifier le style, l’exactitude factuelle et grammaticale ainsi que la conformité aux directives et procédures établies ; prépare la correspondance pour la signature du superviseur ;.
2. COMMUNICATIONS ET FLUX DE TRAVAIL : Facilite les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats. Les responsabilités comprennent généralement la gestion de la correspondance entrante et sortante, des courriels et des appels téléphoniques ; la recherche de documents de base ; la communication d’informations courantes et non courantes relatives au travail de l’équipe ; l’établissement/la tenue à jour des systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques ;
3. SERVICES INSTITUTIONNELS : En consultation avec l’assistant administratif (Services institutionnels et coordination) et sous la direction générale du responsable des services institutionnels, l’appui sera fourni en étroite collaboration avec les propriétaires d’entreprise concernés. L’assistant administratif (Services institutionnels) assure la gamme complète de services institutionnels d’appui conformément à la délégation de pouvoirs, alignée sur le plan de travail annuel tel que défini par le responsable des services institutionnels, en particulier dans les domaines de l’administration générale liée au terrain, de l’appui administratif pour l’organisation des voyages, des achats, des ressources humaines et de l’appui informatique. 4. FONCTIONS DE GESTION : Est responsable de l’intégrité, de la transparence et de l’équité dans l’utilisation personnelle des ressources du FIDA qui lui sont attribuées, y compris l’équipement et les fournitures.
Indicateurs clés de performance
Les adjoints administratifs à ce niveau relèvent généralement d’un cadre supérieur ou d’un chef d’équipe. Par conséquent, la portée des résultats clés est limitée à l’unité organisationnelle. L’adjoint administratif apporte son soutien dans l’application des règles et procédures établies ainsi que dans les tâches de soutien courantes et non spécialisées. Le travail est de nature standard; il n’y a pas d’activités administratives spécialisées qui nécessiteraient une formation formelle effectuée de manière régulière et récurrente. Les indicateurs de rendement clés comprennent l’exécution ponctuelle et précise des activités assignées.
Relations de travail
Les assistants administratifs à ce niveau sont généralement chargés de l’échange d’informations courantes et, moins fréquemment, non courantes, avec leurs homologues au sein du FIDA. L’échange d’informations courantes au sein du Fonds comprend l’organisation des voyages, les achats et l’appui informatique. Les contacts habituels au sein de la division, du bureau ou du département ainsi que les contacts externes consistent à répondre aux demandes de renseignements.
Les échanges de routine ont lieu principalement avec les propriétaires d’entreprise CSD au bureau, et dans les bureaux sans propriétaires d’entreprise CSD concernés avec leurs homologues au siège du FIDA.
Exigences relatives au profil d’emploi
Compétences organisationnelles :
Niveau 1 :
- Établir des relations et des partenariats – Établir et entretenir des relations de travail efficaces
- Communiquer et négocier – Communique efficacement ; crée une compréhension entre soi et les autres
- Faire preuve de leadership – Leadership personnel et attitude face au changement
- Se concentrer sur les clients – Se concentrer sur les clients
- Apprendre, partager ses connaissances et innover – Cherche continuellement à apprendre, à partager ses connaissances et à innover
- Gestion du temps, des ressources et des informations – Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources
- Résolution de problèmes et prise de décision – Démontre une bonne capacité de résolution de problèmes et de prise de décision
- Réflexion stratégique et développement organisationnel – Influence personnelle
- Travail d’équipe – Contribue efficacement à l’équipe
Éducation:
- Niveau – Diplôme d’études secondaires (par exemple, niveau A et baccalauréat)
Domaines d’intérêt – comptabilité, administration des affaires, économie, finances ou domaines connexes.
Expérience:
- Au moins trois (3) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en secrétariat et en soutien administratif.
- Expérience spécifique au poste : Expérience professionnelle qualifiante dans le soutien à l’administration de bureau, à la gestion des communications et de l’information, à la planification des ressources et au suivi des résultats. Une expérience avec des institutions financières internationales, des agences de coopération au développement, etc. serait un atout.
Langues :
- Anglais requis (4 – Excellent)
- Caractéristiques du poste : connaissance pratique du français pour le bureau régional du FIDA dans la région AOC
Compétences:
- Gestion de conférences : Savoir-faire en gestion de conférences, y compris l’utilisation optimale des ressources humaines et physiques
- Gestion des documents : savoir-faire en matière de tenue de documents (par exemple, gestion appropriée des documents et des systèmes visant à préserver la mémoire institutionnelle, y compris les journaux de correspondance, les systèmes de classement et de référence des bureaux, etc.)
- Expertise thématique – Administration : Expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, pour l’assistant du bureau d’éthique, les procédures décrites dans le Code de conduite, les dispositions relatives à la discipline et à la lutte contre le harcèlement des règles et directives applicables)
- Gestion du temps : respect des délais sous contraintes de temps et de pression (par exemple, pour livrer les documents de l’organe directeur à temps) ; capacité à coordonner et à gérer des flux de travail complexes et des équipes internes et externes
- Maîtrise des TIC et du numérique de base : Expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, approfondie, systèmes d’information informatique, y compris les logiciels de systèmes d’exploitation de micro-ordinateurs, le matériel et les logiciels d’application et autres équipements de bureautique), gestion de la configuration informatique de l’utilisateur final
- Initiative et bon jugement : Sens élevé de la prise d’initiative proactive et bon jugement (y compris sur les questions de sécurité)
- Compétences interpersonnelles : Capacité à traiter avec patience et tact avec les autres (par exemple, les visiteurs, les clients, les appelants, etc.), y compris les personnes de haut rang (par exemple, les participants à des réunions de haut niveau)
