Le DRC recrute pour ce poste (30 Juin 2023)

Devoirs et responsabilités

La responsabilité globale

• Responsable de la mise en œuvre efficace des systèmes et des fonctions de logistique / d’approvisionnement dans la zone géographique de responsabilité avec un accent particulier sur la conformité au manuel des opérations
• Soutenir le personnel et les fonctions logistiques / achats dans tous les bureaux de la RDC

Ressources humaines

• Diriger et gérer l’équipe de logistique et d’approvisionnement (y compris la planification du personnel, la performance, le bien-être et le développement).

Coordination des achats

• Gérer l’ensemble du processus de planification des activités d’approvisionnement et de la chaîne d’approvisionnement en garantissant une prestation de services efficace en termes de coûts et de délais, conformément aux réglementations de la RDC et des donateurs.
• Collaborer avec le personnel du programme, les responsables de zone et les équipes de la chaîne d’approvisionnement sur le terrain pour une bonne planification des achats lors des étapes de conception et de mise en œuvre du projet. Veiller à ce que les plans d’approvisionnement soient préparés, suivis et mis à jour au niveau des pays et des bureaux extérieurs
• Effectuer des visites régulières dans chaque bureau d’approvisionnement pour évaluer et soutenir la conformité et la mise en œuvre du volume du manuel d’opérations sur la gestion des achats (y compris toutes les politiques mises à jour sur l’intranet de la RDC) dans tous les bureaux extérieurs
• Examiner la documentation ITB (restreinte, nationale et internationale) avant de faire de la publicité ou d’inviter des fournisseurs
• Fournir un support à distance dans la gestion des ITB (rapport TOC, analyse technique et attribution du contrat)
• Fournir un soutien aux sites de terrain pour gérer le processus d’appel d’offres (rapport TOC, analyse technique et attribution du contrat).
• Compiler les rapports mensuels reçus des bureaux extérieurs pour fournir des rapports d’approvisionnement nationaux aux responsables concernés
• Organiser des formations sur les achats pour le personnel non logistique et des formations de recyclage à petite échelle (si/quand nécessaire) pour le personnel des achats.
• Planifier et organiser des formations logistiques régulières avec les participants concernés (logistique, programme, ressources humaines et finances) pour garantir la mise en œuvre de systèmes convenus et uniformes
• Assurer la mise en œuvre des recommandations CAST/audit relatives à la logistique/approvisionnement
• Assurez-vous que tous les documents d’approvisionnement sont correctement stockés et archivés afin de fournir une piste d’audit appropriée pour tout audit interne et externe.
• Mener des études de marché dans des catégories clés pour s’assurer que la RDC bénéficie du meilleur rapport qualité-prix
• Vérifiez que les contrôles d’auto-conformité pour tous les FO sont vérifiés avant la soumission

Gestion de la flotte et du carburant

• Assurer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux extérieurs
• Fournir des rapports nationaux complets mensuels sur la gestion de la flotte (coûts) à SMT
• Donner des conseils sur l’utilisation de la flotte et le bon dimensionnement des besoins de la flotte selon les besoins du programme
• Assurer la bonne gestion et le suivi de la consommation de carburant des véhicules et des groupes électrogènes

La gestion d’actifs

• Assurer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux extérieurs.
• Fournir des rapports nationaux complets mensuels sur l’inventaire / les actifs à SMT
• Mettre en œuvre tous les outils disponibles pour améliorer la gestion des stocks
• Fournir des conseils sur les méthodes d’élimination des actifs inutilisés ou expirés avec l’ancien donateur / RDC
• Approbation du directeur pays

Gestion d’entrepôt

• Assurer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux extérieurs.
• Fournir un rapport national complet mensuel sur l’inventaire de l’entrepôt à SMT (liste et valeur des stocks en main)
• Fournir des conseils sur les méthodes d’élimination des produits inutilisés ou périmés avec l’approbation préalable du donateur/directeur pays de la RDC

Système ERP Dynamics de la RDC

• Assurer la bonne application des processus de la chaîne d’approvisionnement ERP dans la région
• Appliquer des rapports et des analyses de données à partir du système de chaîne d’approvisionnement ERP pour améliorer les performances de la chaîne d’approvisionnement

Responsabilité

• Responsable de s’assurer que toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement sont menées conformément au manuel des opérations de la RDC
• Responsable de s’assurer que les recommandations d’amélioration liées aux composants de la chaîne d’approvisionnement (par exemple, à partir d’audits) sont mises en œuvre en temps opportun
• Responsable de s’assurer que toutes les allégations de violation du Code de conduite par le personnel des équipes de la chaîne d’approvisionnement en Irak sont signalées et, avec le soutien du chef des services d’assistance et du point focal de sécurité, font l’objet d’une enquête et d’une conclusion rapides.
• Responsable de la réalisation des buts et objectifs stratégiques de DRC dans le domaine de responsabilité
• Responsable de prendre des décisions importantes sur ce que fait l’unité : son objectif, ses fonctions et son rôle, et de prendre des engagements et des décisions qui nécessitent la dépense de ressources importantes de l’unité.
• Responsable de la gestion des personnes des subordonnés directs, généralement au moins 3 employés. Cela comprend l’embauche et le licenciement, la fixation d’objectifs, la probation, l’évaluation des performances, le développement du personnel, la gestion des performances, y compris les mauvaises performances, etc.
• Responsable de prendre des décisions judicieuses basées sur les politiques de la RDC, les MOP, les normes et les conseils d’experts techniques en RDC.

Qualifications requises

• Minimum 5 ans d’expérience dans la gestion de la logistique humanitaire dans le domaine de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, de la gestion de flotte, de la gestion des actifs et du soutien à la distribution
• Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion des personnes dans le secteur humanitaire, en particulier dans les organisations internationales.
• Connaissance et expérience des relations avec les prestataires de services et la gestion des sous-traitants
• Excellentes compétences informatiques dans MS Word et Excel, ainsi qu’une expérience de travail avec un système ERP
• Expérience des procédures et de la documentation d’approvisionnement standard.
• Expérience en gestion de projets de construction et de chantier
• Expérience en mécanique automobile ou en installations électriques
• Expérience de travail dans une (I)ONG
• Maîtrise professionnelle complète de l’anglais
• Compétence en matière de conseil technique et de formation
• Expérience de travail avec les donateurs concernés (par exemple, les directives du HCR, d’ECHO, de l’OFDA, du PAM, du DFID ou du BPRM)
• Capacité à préparer des modules de formation de base sur la gestion comptable et à animer des formations en cours d’emploi.
• Maîtrise avancée d’Excel

Souhaitable

• Master, par exemple, logistique et / ou gestion de la chaîne d’approvisionnement
• Une certification en chaîne d’approvisionnement logistique humanitaire sera un atout supplémentaire
• Permis de conduire
• Expérience de travail avec les donateurs concernés (par exemple, les directives du HCR, d’ECHO, de l’OFDA, du PAM, du DFID ou du BPRM).

Compétences & Qualités Requises

Compétences essentielles de DRC :

• Viser l’excellence
• Collaboration
• Prendre les devants
• Communication
• Faire preuve d’intégrité
• Capacité à travailler dans un environnement multinational et multiculturel
• Excellentes compétences en rédaction, en relecture et en communication
• Excellentes compétences organisationnelles et multitâches
• Forte capacité d’adaptation, d’initiative et de travail dans un environnement multiculturel
• Intérêt pour le secteur humanitaire et l’environnement des donateurs
• Sens de l’écoute, de l’analyse et de la synthèse
• Excellentes compétences en communication, ainsi que patience et politesse
• Sens éthique exemplaire en milieu de travail.