Le DRC recrute pour ce poste (20 Juin 2023)

But

Fournir un soutien à l’équipe du programme en entreprenant des tâches opérationnelles techniques et pratiques pour assurer un fonctionnement fluide, sûr et efficace des activités de la flotte de la chaîne d’approvisionnement conformément au manuel des opérations et au manuel du programme, dans le respect des directives des donateurs.

Devoirs et responsabilités

Flotte :

• Superviser les opérations de réparation et d’entretien de tous les véhicules de la RDC dans le bureau et les sous-bureaux de la RDC à Borno.
• Superviser les opérations de la flotte assignée et faire des rapports directs au chef d’équipe de la chaîne d’approvisionnement sur les performances de la flotte et d’autres exigences opérationnelles.
• Coordonner les demandes de véhicules et affecter la flotte/chauffeur DRC de manière efficace.
• Travailler avec les conducteurs pour assurer un calendrier d’entretien régulier pour tous les véhicules et s’assurer que les journaux de bord sont à jour.
• Effectuer une inspection quotidienne des véhicules, des installations, des générateurs et planifier l’entretien et les réparations.
• Assurer le suivi de l’approvisionnement pour s’assurer que toutes les demandes de location de voiture ont des bons de commande émis en temps opportun avant que le véhicule ne soit utilisé
• Superviser le bon entretien des stocks de pièces et autres consommables
• Fourniture de rapports mensuels d’entretien des véhicules
• Fournir des rapports sur les véhicules entraînant des coûts de maintenance anormalement élevés
• Assurez-vous que tous les générateurs DRC sont enregistrés, étiquetés, suivis et entretenus.
• Assurer le suivi des rapports sur la consommation de carburant et les coûts de maintenance / activités pour les générateurs et la flotte de DRC et les partager selon les besoins périodiques.
• Suivi et suivi des véhicules répartis pour surveiller les rotations et informer la sécurité de tout problème survenant
• S’assurer que les véhicules possédés et loués sont en bon état conformément à la liste de contrôle des véhicules de DRC et que tout l’équipement nécessaire est disponible dans chaque véhicule
• Assurer le suivi et obtenir les commentaires de l’équipe du programme sur la performance/l’état des véhicules et des véhicules (détenus et loués par la RDC).
• Assurez-vous que tous les générateurs sont en bon état de fonctionnement et qu’ils sont entretenus régulièrement.
• Réserver des vols et des voyages en hélicoptère pour le personnel de la RDC et communiquer sur leurs voyages.

Approvisionnement:

• Élever les demandes d’achat pour les pièces et fournitures de véhicules et de générateurs ; examiner les réponses aux soumissions des fournisseurs pour les outils, l’équipement, les pièces et les services ; surveiller les dépenses.
• Obtenez une avance de fonds unique pour effectuer l’entretien et les réparations d’urgence du bureau et des chambres d’hôtes.

Gestion des stocks, documentation et rapports :

• Tenir à jour les registres de l’équipement conformément aux lois, politiques ou réglementations fédérales, étatiques et locales.
• Recueillir les journaux de bord de chaque véhicule au début de chaque mois et résumer les données et le rapport à l’usage de la direction
• Fourniture de rapports mensuels d’entretien des véhicules
• Fournir des rapports sur les véhicules entraînant des coûts de maintenance anormalement élevés
• Assurez-vous que les défauts sur les véhicules sont identifiés à temps et obtenez l’approbation du superviseur concerné avant qu’ils ne soient soumis pour réparation.
• Maintenir tous les dossiers de véhicules de manière complète et à jour, tous les dossiers de véhicules devant contenir toutes les informations relatives à un véhicule particulier.
• Fournir le kilométrage et la quantité de carburant utilisé par véhicule, par le biais des journaux de bord des véhicules et fournir régulièrement des rapports pour surveiller et contrôler l’utilisation.
• Assurez-vous que chaque véhicule dispose toujours d’un journal de bord et qu’il est correctement, précisément et systématiquement rempli.

Installations

Assurer le suivi et s’assurer que les demandes d’installations sont traitées :

• Recevoir les demandes de maintenance des ressources humaines / administratives pour les problèmes liés à la maintenance des bureaux et des chambres d’hôtes dans tous les sites de DRC Borno et s’assurer qu’ils sont traités et / ou entretenus en temps opportun.
• Suivez toutes les demandes.
• Étudier et analyser toutes les demandes et conseiller la direction sur la meilleure voie à suivre.
• Suivre toutes les dépenses sur les installations

UNHAS

• Gestion des réservations UNHAS sur les voilures tournantes
• Assurer la liaison avec les chefs d’équipe pour les demandes de réservation et les réajustements.

Renforcement des capacités

• En consultation avec le chef d’équipe logistique et avec le soutien du responsable de la chaîne d’approvisionnement, planifier et gérer le renforcement des capacités de tous les chauffeurs et du personnel, en plus de fournir un soutien au personnel du programme sur les processus et procédures pertinents de la flotte.

Les responsabilités énumérées dans le JD ne sont pas exhaustives et peuvent être réajustées en fonction des besoins opérationnels, mais resteront conformes à l’objectif général du rôle.

Qualifications

Essentiel:

• Au moins 3 ans d’expérience en logistique, en particulier en gestion de flotte.
• Le permis de conduire
• Certifications en approvisionnement ou en logistique
• Excellentes compétences informatiques dans MS Word et Excel

Souhaitable:

• Flexible et disposé à travailler dans un environnement éloigné et à voyager vers d’autres sites sur le terrain.
• Expérience des procédures et de la documentation d’approvisionnement standard.
• Expérience de la construction et de la gestion de projets de chantier.
• Expérience de travail avec des plateformes électroniques de suivi de véhicules
• Expérience de base à intermédiaire en mécanique automobile et/ou installations électriques.
• Expérience de travail dans une (I)ONG.