Catholic Relief Services est l’agence humanitaire internationale officielle de la communauté catholique aux États-Unis. CRS s’efforce de sauver, de protéger et de transformer des vies dans le besoin dans plus de 100 pays, sans distinction de race, de religion ou de nationalité. Le travail de secours et de développement de CRS est accompli par le biais de programmes d’intervention d’urgence, de lutte contre le VIH, de santé, d’agriculture, d’éducation, de microfinance et de consolidation de la paix.
Objectifs du poste :
Vous fournirez efficacement des informations complètes, des services administratifs et comptables pour aider le département des finances à exécuter les processus et fournir les services nécessaires pour appuyer des programmes de qualité qui servent les personnes pauvres et vulnérables. Dans le cadre d’une équipe financière expérimentée, vous apporterez un appui de qualité dans votre rôle, en appliquant des normes clairement définies pour les processus, procédures et services de comptabilité et de rapports financiers.
Responsabilités Principales :
Assurer la mise en œuvre de la politique de Zéro Cash Policy (ZCP) en servant de point focal pour le suivi financier des activités de la subvention du Fond mondial au niveau des régions, et des évaluations sur la qualité des systèmes de gestion des partenaires et en apportant des réponses adéquates pour le renforcement des capacités de ces derniers. L’Agent de Contrôle Financier et de paiement assurera le suivi des avances SR, DRSP et DS tout en garantissant une meilleure qualité des pièces, diminuant les délais de remontée des pièces justificatives des régions, département et communes rurales vers le niveau central et en effectuant des paiements directs de certaines dépenses dans le cadre de la politique de ZCP. Il sera basé dans les régions et passera approximativement 50% de son temps en déplacement pour rendre visite aux Partenaires et Structures Sanitaires.
Responsabilités spécifiques :
Dans le contexte de Targeted Zéro cash Policy l’ACFP sera chargés d’effectuer les paiements concernant toutes les activités hormis celles relatives aux salaires, couts de fonctionnement, et certains cas particuliers (exemple de la campagne de distribution des moustiquaires, supervisions périphériques).
De manière pratique, dans chacune des huit régions du Niger, l’Agent de Contrôle Financier et de Paiement aura pour rôle :
- La vérification des expressions de besoins mensuels ou trimestriels des coordinations régionales des sous récipiendaires et DRSP ;
L’ACFP doit s’assurer que toutes les demandes d’avance de fonds, les TDR, ainsi que les paiements des coordinations régionales des SR et DRSP :
- Sont complets et exacts en termes de documentation à l’appui,
- Sont justifiés en fonction du budget approuvé et les plans de travail, ainsi que les règles et procédures de gestions établies,
- Ont été dûment autorisé,
- Et les dépenses sont admissibles.
- Une fois toutes les conditions citées ci-dessous sont satisfaisantes l’ACFP doit fournir sa non-objection de transactions par signature de la demande d’engagement des dépenses.
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Vérification de la complétude des pièces au niveau régional pour les activités
Une fois les dépenses effectuées l’ACFP doit :
- Vérifier la conformité et complétude des pièces avec les éléments de la check-list, (comme par exemple la nécessité de fournir pour les formations les listes de présence matin et soir, ainsi que la carte d’identité des participants) ;
- Effectuer des rapprochements entre la sortie de trésorerie pour les dépenses effectuées et les relevés bancaires
- Fournir sa non-objection de transactions par signatures de la liasse comptable de liquidation après sa revue.
- Transmission des pièces
- Vérifier les pièces avant transmission à la comptabilité de CRS pour saisie dans Insight Systèmes ;
- Assurer la transmission des pièces entre le niveau périphérique et le niveau central via un système fiable et rapide de transmission (compagnies de transport privé, etc.) afin d’éliminer le risque de perte.
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Renforcement des capacités des SR et des Régions
- Assurer la mise en place et le suivi des recommandations de l’évaluation de finance et autres membres du personnel des partenaires au niveau périphérique.
- Veiller aux bons archivages des dossiers financiers pour toutes les transaction.
- Assurer la conformité et complétude des rapports soumis par le niveau périphérique au niveau central.
- L’appui dans le suivi budgétaire au niveau des Sous Récipiendaires .
- Suivi rapproché des liquidations des avances faites aux Régions
- L’ACFP est responsable du suivi et de la liquidation de toutes les avances faites à la région aussi bien par CRS que par le PNLP.
- Pour ce faire l’ACFP doit tenir à jour le fichier des suivis manuels des avances/liquidations (Canevas fourni par les superviseurs afin d’harmoniser les documents).
- Rendre compte au niveau central et par écrit, de tous les cas de blocages ou de difficultés entravant la réception/Revue/Remontée des pièces comptables des DS ou DRSP.
- Appui a l’UGP dans la gestion des avances des régions, la revue des pièces justificatives et leur remontée pour les subventions TBRSS et SIDA.
- Après revue, l’ACFP doit soit retourner les pièces justificatives et le PV de revue à la structure concernée pour les corrections.
- Une fois les pièces justificatives validées (avec cachet et signature de validation ACFP).
- Rendre compte au niveau central et par écrit, de tous les cas de blocages ou de difficultés entravant la réception/Revue/Remontée des pièces comptables des DS ou DRSP.
- Ceci afin de permettre au niveau central de lui apporter l’appui dont il a besoin et d’Evaluer/Corriger/Améliorer ce processus de mutualisation encore en Phase d’essai.
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Autres Responsabilités
- Produire des rapports périodiques traçant les tâches exécutées au niveau des sous-récipiendaires.
- Toute autre responsabilité attribuée par le superviseur.
Relations de travail :
Internes
- Les analystes Financiers du Projet Fonds Mondial ;
- Le Spécialiste des Finances ;
- Le Finance Manager ;
- Le Chef comptable ;
- Le Contrôleur financier ;
- Le Gestionnaire des Opérations des projets Fonds mondial ;
- Le Coordonnateur de l’Unité de Gestion Projet Fonds mondial ;
- Les autres membres du staff du département des Finances ;
- Les autres comptables.
Externes
- L’Equipe Finance de L’UGP et les cadres de MSP;
- Les Banques;
- La Direction des Impôts pour le reversement des IUTS des employés et des ISB ;
- Le Gestionnaire et le comptable du Programme National de Lutte contre le Paludisme ;
- La Direction de la CNSS pour le reversement des cotisations des employés ;
- Les prestataires de services et les partenaires ;
- Les autres comptables en particulier ceux des sous récipiendaires au niveau central et régional ;
- La participation aux audits et contrôles financiers ;
- Le classement, la recherche et l’archivage des pièces et des documents comptables.
Formation, expérience et capacités requises
- Avoir au minimum un niveau Bac + 3 ans en Finances, Comptabilité ;
- Avoir plus de 3 ans d’expériences dans les ONG ou dans la gestion comptable des projets ;
- Avoir une bonne maîtrise de la comptabilité générale et analytique, de la gestion budgétaire ;
- Posséder de bonnes dispositions à travailler sans supervision et sous pression ;
- Avoir une bonne capacité à résoudre des problèmes
- Être dynamique, proactif et de bonne moralité ;
- Être disponible immédiatement et à travailler au niveau régional ;
- De bonnes connaissances du logiciel de comptabilité Tom pro 2 et la maitrise de la langue anglaise sont considérés comme des atouts,
- Avoir une expérience des financements du Fonds mondial est souhaitable.
- Avoir une expérience en audit ou de cabinet d’audit est un grand atout.
Compétences personnelles
- Excellentes compétences analytiques avec la capacité de détecter et de signaler des incohérences
- Consciencieux, précis et rigoureux, avec une grande attention au détail
- Conduite éthique conforme aux codes d’éthique professionnels et organisationnels reconnus
- Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats.
- Capacité à travailler en collaboration.
Langue étrangère exigée/souhaitée : Parler couramment le français,
Voyages nécessaires : Volonté et capacité de voyager en zones stables et/ou difficiles 20% du temps.
Principales relations de travail :
Supervision : Rien.
Interne : Analyste Financier.
Externe : Partenaire.
Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :
Les compétences de l’organisme clarifient les comportements et les attitudes attendus de l’ensemble du personnel. Lorsqu’ils sont démontrés, ils créent un milieu de travail stimulant, aident le personnel à donner le meilleur d’eux-mêmes et aident CRS à atteindre les objectifs de l’organisme. Celles-ci sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et sont utilisées par chaque membre du personnel pour s’acquitter de ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.
- Responsabilité personnelle – assumer constamment la responsabilité de ses propres actions.
- Agit avec intégrité – donne constamment l’exemple en matière de valeurs alignées sur les principes directeurs et la mission de CRS. Est considéré comme honnête.
- Établit et maintient la confiance – fait preuve de cohérence entre les paroles et les actions.
- Collabore avec les autres – travaille efficacement au sein d’équipes interculturelles et diversifiées.
- Ouvert à l’apprentissage – recherche des expériences qui peuvent changer de perspective ou donner l’occasion d’apprendre de nouvelles choses.
Avertissement :
Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.
Employeur respectueux de l’égalité des chances, et sensible aux question genre, CRS encourage fortement les candidatures féminines.
Les procédures d’acquisition de compétences reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables des abus et de l’exploitation.
Employeur respectueux de l’égalité des chances.
CONDITIONS DE CANDIDATURE
Les candidats intéressés par cet avis sont priés de faire parvenir leur dossier de candidature composé d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae actualisé à l’adresse [email protected] avec la mention avec la mention « Offre N°2406513 Agent de Contrôle et de Paiement » en objet du mail à envoyer, au plus tard le 09 juillet 2024 à 17h30.
NB : Nous vous prions de ne pas envoyer deux fois la même candidature et merci de renommer votre CV envoyé comme suit : CV… faire suivre par votre prénom et votre nom.
Toute candidature dont le mail ne comportera pas en objet le numéro de l’offre ne sera pas prise en compte.
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