Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) est une organisation humanitaire indépendante qui aide les personnes forcées de fuir. Nous travaillons dans des situations de crise dans plus de 31 pays, fournissant des situations d’urgence et une assistance à long terme à des millions de personnes chaque année. Nous défendons les personnes forcées de fuir, défendant leurs droits. NORCAP, notre fournisseur mondial d’expertise, contribue à améliorer la capacité internationale et locale à prévenir, à se préparer, à réagir et à se remettre des crises. Le CNRC gère également le Centre de surveillance des déplacements internes à Genève, un chef de file mondial en matière de rapports et de défense des personnes déplacées à l’intérieur de leur propre pays.
- Rôle et responsabilités
L’Officier Logistique, Chargé des achats a pour mission d’assurer la mise en œuvre au quotidien des responsabilités de la fonction logistique.
Responsabilités générales
Ces responsabilités doivent être identiques pour tous les postes du même nom. Les détails doivent figurer sur le plan de travail et de développement.
- Veille au respect des politiques, manuels, directives et procédures opérationnelles standard (SOP) de NRC et des exigences des bailleurs ;
- Exécute les fonctions logistiques déléguées conformément au plan d’action ;
- Mène les activités logistiques opérationnelles quotidiennes et assure leur suivi ;
- Contribue à l’administration des ressources afin que les livrables soient réalisés suivant les budgets, les délais et les normes établis ;
- Prépare et élabore des rapports logistiques suivant les demandes du bureau pays/de zone ;
- Contribue à l’élaboration de SOP si besoin ;
- Veille au bon archivage de tous les documents justificatifs ;
- Promeut et partage des idées pour améliorer la fonction logistique ;
- Effectue d’autres tâches attribuées par le supérieur hiérarchique.
Responsabilités spécifiques
- Redevable de la gestion de la chaine d’approvisionnement au bureau de coordination : demande et suivi des achats, réception des biens, gestion et partage du catalogue des prix et mise à jour/compilation de la liste des fournisseurs, etc ;
- Recherche des lieux pour les formations, ateliers ou pour l’hébergements du personnel NRC ;
- Participer à l’organisation des marchés de fournitures, transport, construction, services et transferts conformément aux procédures de NRC ;
- Conseiller et accompagner la mission dans la mise en œuvre de la politique d’achat et la fixation d’objectifs d’optimisation de coûts, qualité et délais ;
- Définir des programmes et procédures d’achats de prestations et de produits. Elaborer des cahiers des charges techniques exprimant les besoins de la mission ;
- Prospecter, rédiger les appels d’offres et sélectionner les fournisseurs capables de répondre aux besoins stratégiques de la mission ;
- Négocier avec les fournisseurs les conditions d’approvisionnement en termes de coût, qualité, délai, conditions de paiement…
- Construire et manager la qualité fournisseur et développer des relations à long terme avec des fournisseurs privilégiés ;
- Identifier, anticiper et gérer les risques fournisseurs ;
- Assurer le bon acheminement des marchandises jusqu’à la livraison aux services concernés ;
- Mettre en œuvre et suivre les indicateurs de son activité ;
- Redevable de l’archivage des dossiers physiques et électroniques en collaboration avec l’assistante ;
- Contrôler les procédures d’achats et l’exécution des marchés ;
- Définir avec les services concernés les points de contrôle permettant d’optimiser le contrôle interne de la chaîne achat et de contribuer au contrôle budgétaire des dépenses ;
- Soumettre les rapports qui lui sont assignés et les soumettre selon le calendrier en place ;
- S’assurer du renouvellement des accords cadre support / programme gérer par le bureau de Coordination ;
- Création de supplier ID de fournisseurs et sauvegardé les documents administratifs des fournisseurs dans le team site pour Bamako ;
- Mise en place et tenir à jour le registre des fournisseurs pré qualifiés pour Bamako.
