Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) est une organisation humanitaire indépendante qui aide les personnes forcées de fuir. Nous travaillons dans des situations de crise dans plus de 31 pays, fournissant des urgences et une assistance à long terme à des millions de personnes chaque année. Nous défendons les personnes forcées de fuir, en défendant leurs droits. NORCAP, notre fournisseur mondial d’expertise, contribue à améliorer la capacité internationale et locale à prévenir les crises, à s’y préparer, à y répondre et à s’en remettre. Le NRC gère également l’Observatoire des situations de déplacement interne à Genève, un chef de file mondial en matière de rapports et de plaidoyer en faveur des personnes déplacées à l’intérieur de leur propre pays.
L’emploi au CNRC peut mener à un emploi ou à un déploiement dans des régions, des pays, des secteurs ou des bureaux qui peuvent présenter des risques considérables pour la santé et la sécurité. Le CNRC prend cela très au sérieux et nous avons mis en place des procédures pour réduire les risques connus, mais nous ne serons jamais en mesure d’éliminer tous les risques.
NRC est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et vise à diversifier le personnel en termes d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de nationalité et de capacité physique.
Poste 1 : Assistante technique des finances Madaoua
DESCRIPTION D’EMPLOI
Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés intervient actuellement au Burkina Faso et Niger pour répondre aux besoins humanitaires des personnes déplacées et des civils touchés par les conflits, conformément à son ambition d’être présent là où les besoins existent. Dans le cadre de la mise en œuvre de ses programmes, il est à la recherche d’un (01) Finance Technical Assistant qui sera basé(e) à Madaoua.
Poste : Assistant Technique Finance
Superviseur : Coordinateur de terrain Maradi
Superviser : NA
Référence technique : Coordonnatrice des finances
Département : Finance
Lieu d’affectation : Madaoua
Déplacement : 10%
Type et durée de contrat : CDD
Grade NRC Niger : grade 4
Il est attendu que tous les employés du NRC travaillent en accord avec les valeurs fondamentales de l’organisation : dévouement, innovation, inclusion et redevabilité. Ces comportements et ces convictions guideront nos actions et nos relations.
RESPONSABILITÉS
L’objet du poste d’Assistant Finance est d’assister dans la mise en œuvre quotidienne des fonctions support.
Description concise du rôle
Responsabilités générales :
- Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC.
- Assiste dans la mise en œuvre des fonctions support conformément au plan d’action
- Rédige les rapports sur l’état d’avancement des activités support sur demande du superviseur hierachique/technique ou de la direction.
- S’assure de l’archivage correct des documents.
- Encourage et est force de proposition pour favoriser l’amélioration des fonctions support
- Assure la gestion de la caisse des dépenses
- Prépare les transactions bancaires
- Prépare les rapports de dépenses
- S’assures que les pièces comptables sont etablies conformements aux procédures de NRC
Responsabilités spécifiques :
- Vérifie les documents supports pour encaissement/décaissement
- Prépare le postback des journaux banque, caisse et opérations diverses et envoie pour posting
- Assure le suivi des avances et liquidations staff
- Prépare les vouchers pour décaissement/encaissement
- Prépare les vouchers des transactions bancaires
- Responsable de l’archivage des documents financiers à sa charge. Cela inclut le scanning et le classement électronique sur office 365 de toute la documentation comptable
- Effectue les paiements des fournisseurs et bénéficiaires.
- Effectue un rapprochement bancaire
- S’assure que les signataires des documents comptables sont les personnes autorisées selon le tableau de délégation des pouvoirs.
- Effectue toute autre tâche pertinente en rapport avec sa fonction.
QUALIFICATIONS
Compétences professionnelles générales:
- Avoir au minimum un BAC+3 en comptabilité, audit, gestion financière, ou autre filière similaire.
- Expérience d’au moins 6 moins dans le domaine de la comptabilité/finance
- Bonne connaissance des outils informatiques (Excel/ word ) Internet et autres logiciels
- Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
- Connaissance de l’anglais constitue un atout
Poste 2 : Officier de logistique Madaoua
DESCRIPTION D’EMPLOI
Poste : Agent logistique
Superviseur : Coordinateur de terrain
Référent technique : Coordinateur Logistique
Supervise : Non défini
Note : 5
Lieu d’affectation : Madaoua
Déplacement : 30%
Il est attendu que tous les employés de NRC travaillent en accord avec les valeurs fondamentales de l’organisation : dévouement, innovation, inclusion et redevabilité. Ces comportements et ces convictions guideront nos actions et nos relations.
RESPONSABILITÉS
- Rôle et responsabilités
Logistics Officer est en charge de la mise en œuvre quotidienne de la logistique et de l’administration.
Responsabilités générales :
- S’assurer de l’adhérence aux politiques, manuels et directives NRC.
- Mettre en œuvre les fonctions support qui lui sont déléguées en conformité avec le plan d’action
- Rédiger les rapports sur l’avancée des activités support sur demande du superviseur ou de la direction.
- S’assurer de l’archivage correct des documents.
- Encourager et etre force de proposition pour favoriser l’amélioration des fonctions support
- Faciliter l’accès des services étatiques dans le cadre des activités de NRC
- Contribuer à la bonne gestion du service administratif.
- Collecter et consolider les rapports administratifs pour la mission
Responsabilités spécifiques :
- Assurer la gestion des achats pour répondre aux demandes, selon les politiques et outils du NRC ;
- Responsable de la gestion de la chaine d’approvisionnement de la base : demande et suivi des achats, réception des biens,
- Saisir toutes les données nécessaires à toutes les étapes de la passation de marchés dans le système de passation de marchés d’Agresso.
- Responsable de la soumission des rapports périodiques pour la base ;
- Responsable de la gestion du catalogue des prix et mise à jour/compilation de la liste des fournisseurs de la base ;
- Inventaire et gestion des biens réceptionné : en collaboration avec le coordinateur logistique réceptionne les biens commandés et assure l’inventaire et le suivi des assets de la base ;
- Gestion du transport et assure le suivi des mouvements des personnes et des biens en conformité avec les procédures établies (tableaux des mouvements…).
- Gestion du parc de véhicule (voitures, motos, générateurs, camions…): assure l’approvisionnement, fait le suivi de la consommation de carburant et la maintenance du parc.
- Entretien et maintenance générale : assure l’entretien et la maintenance des bureaux, résidences et centres des projets et équipements divers.
- Participer à l’organisation des marchés publics de fournitures, transport et transferts conformément aux procédures de NRC
- Point focal pour toutes les activités logistiques dont il/elle est responsable et assure le lien avec les fournisseurs et stations carburant.
- Rédige et soumets – selon des échéances définies – les différents rapports en lien avec les activités dont il est responsable : rapport de stock, consommation de carburant, suivi des contrats, suivi des achats, registre des assets et inventaires des immobiliers etc.
- Assurer le bon acheminement des marchandises jusqu’à la livraison aux services concernés ;
- Préparer une copie papier du dossier d’approvisionnement avec les documents de paiement et s’assurer qu’il est soumis aux Finances.
- Assurer le bon archivage physique et électroniques des documents de la logistique en conformité avec les standards NRC en collaboration avec l’assistant aux achats.
- Evaluer la performance des fournisseurs et complété le tableau de performance.
- Assurer la mise à jour de tous les bases de données « Admin Tracker » par rapport aux : contrats de bail, visas, liste de contact, Prestataires, communication, liste de présence, etc ;
- Assurer la gestion des contrats de contrats de bail, visas, liste de contact, Prestataires ; communication etc, dans les délais requis sous la supervision du supérieur hiérarchique ;
- Archiver sur le Filling Tree (Office 365) dans le dossier Admin, les correspondances importance et tout document important pour le classement ;
- Assurer une bonne gestion des correspondances arrivées, des courriers, dispatching dans les départements et envoie des correspondances à l’extérieur à travers un bon système de traçabilité des courriers ;
- Assurer la gestion du stock des fournitures de bureau à travers le fichier de gestion de stock dont le suivi des alertes est bien exécuté ;
- Faire les demandes d’achats des fournitures de bureaux, des achats de la guest house et des maisons (CD, HoP) et tout autre demande d’achat relevant de l’Administration ;
- Gérer tous les aspects de planification d’événements, des ateliers, séminaires, formations, team building (y inclus les pauses café, déjeuners et diners) ;
- S’occuper de la propreté du bureau ainsi que la maintenance effective des installations (bureau et guest house) et de leur approvisionnement correct en produits de bases en relation avec la logistique et le département ;
- Faire des propositions pour l’amélioration de la propreté du bureau ;
- Travailler en étroite collaboration avec les départements de la logistique, de la finance et des programmes ;.
- Effectuer toutes autres tâches assignées par son supérieur hiérarchique Toutes autres tâches confiées par son superviseur.
QUALIFICATIONS
Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte :
- Expérience professionnelle dans une organisation non-gouvernemental international un atout.
- Diplôme ou autre qualification pertinente en logistique ou gestion administrative ou dans une discipline apparentée
- Expérience en qualité de responsable moyens généraux dans une entreprise ou organisation internationale ;
- Au minimum 3 années d’expérience à un poste similaire ;
- Expérience de la gestion des achats et appels d’offres
- Expérience en gestion de documents papier et électronique
- Expérience de la gestion des fournisseurs et autres
- Bonnes compétences informatiques, notamment utilisation de la messagerie électronique, Microsoft Excel et Word. Expérience de Microsoft 365 un atout.
