Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) recrute pour ces 02 postes (08 Novembre 2023)

L’objectif du poste de Chargé logistique est d’assurer la mise en œuvre quotidienne de la fonction logistique.

Responsabilités générales :

1. Veille au respect des politiques, manuels, directives et procédures opérationnelles standard (SOP) de NRC et des exigences des bailleurs ;
2. Exécute les fonctions logistiques déléguées conformément au plan d’action ;
3. Mène les activités logistiques opérationnelles quotidiennes et assure leur suivi ;
4. Contribue à l’administration des ressources afin que les livrables soient réalisés suivant les budgets, les délais et les normes établis ;
5. Prépare et élabore des rapports logistiques suivant les demandes du bureau pays/de zone ;
6. Contribue à l’élaboration ou la révision des SOPs si besoin ;
7. Veille au bon archivage de tous les documents justificatifs ;
8. Promeut et partage des idées pour améliorer la fonction logistique ;
9. Effectue d’autres tâches attribuées par le supérieur hiérarchique.

Responsabilités spécifiques :

• Redevable de la gestion de la chaîne d’approvisionnement au bureau de Tombouctou : demande et suivi des achats, réception des biens, gestion et partage du catalogue des prix et mise à jour/compilation de la liste des fournisseurs, etc
• Recherche des lieux pour les formations, ateliers ou pour l’hébergement du personnel NRC ;
• Participer à l’organisation des marchés de fournitures, transport, construction, services et transferts monétaires conformément aux procédures de NRC ;
• Conseiller et accompagner la mission dans la mise en œuvre de la politique d’achat et la fixation d’objectifs d’optimisation de coûts, qualité et délais ;
• Définir des programmes et procédures d’achats de prestations et de produits ;
• Élaborer des cahiers des charges techniques exprimant les besoins de la mission ;
• Prospecter, rédiger les appels d’offres et sélectionner les fournisseurs capables de répondre aux besoins stratégiques de la mission ;
• Négocier avec les fournisseurs les conditions d’approvisionnement en termes de coût, qualité, délai, conditions de paiement…
• Construire et manager la qualité fournisseur et développer des relations à long terme avec des fournisseurs privilégiés ;
• Identifier, anticiper et gérer les risques fournisseurs ;
• Assurer le bon acheminement des marchandises jusqu’à la livraison aux services concernés ;
• Mettre en œuvre et suivre les indicateurs de son activité ;
• Redevable de l’archivage des dossiers physiques et électroniques en collaboration avec l’assistante ;
• Contrôler les procédures d’achats et l’exécution des marchés ;
• Définir avec les services concernés les points de contrôle permettant d’optimiser le contrôle interne de la chaîne achat et de contribuer au contrôle budgétaire des dépenses ;
• Soumettre les rapports qui lui sont assignés et les soumettre selon le calendrier en place ;
• Toutes autres tâches confiées par son superviseur.

Connaissances, Expériences, Compétences et Aptitudes Comportementales :

• Niveau licence en logistique et transport ou équivalent ;
• Deux (02) ans d’expériences professionnelles en tant qu’Assistant dans une fonction support ou 6 mois en tant que Chargé logistique/ procurement dans un contexte humanitaire ;
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables ;
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste ;
• Bonne connaissance des outils informatiques (Excel Word, outlook,  PowerPoint..) Internet et autres logiciels ( agresso procurement).
• Connaissance d’une des langues locales ( Arabe, Sonrhai, Tamasheq, Peulh, ) serait atout.
• Anglais un atout.
• Planifier et obtenir des résultats ;
• Analyseur;
• Gérer les environnements peu sûrs ;
• Communiquer de manière respectueuse et impactant ;
• Travailler avec les gens ;
• Faire face au changement.

L’objectif du poste d’Assistant Finance archiviste est d’appuyer le département finance dans la mise en œuvre quotidienne de, non seulement des certaines taches comptables et financières mais surtout l’archivage électronique et physique des documents en adhérence au Manuel Financier et à la procédure de sécurisation des documents de NRC.

     Responsabilités générales:

1. Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC;
2. Assiste dans la mise en œuvre des fonctions support conformément au plan d’action
3. Rédige les rapports sur l’état d’avancement des activités support sur demande du superviseur ou de la direction;
4. S’assure de l’archivage correct des documents;
5. Encourage et il est force de proposition pour favoriser l’amélioration de l’archivage des dossiers du département Finance.

Responsabilités spécifiques : 

1. Appuyer dans la préparation les documents de paiement (Vouchers), obtention des signatures;
2. Appuyer dans les paiements sur le terrain au besoin;
3. Appuyer à soumettre chaque journal de paiement (Post back) à l’officier Finance pour revue et postage dans le Système Agresso;
4. Appuyer à mettre le cachet payé sur tous les documents de paiement et les classer dans des chronos codifiés selon le standard de NRC;
5. S’assurer de l’exactitude et de la complétude de la documentation et de la qualité de l’information financière des pièces comptables (Authenticité, vérifiabilité, exhaustivité et conformité avant de passer à la sécurisation) et Archivage Procéder à l’archivage électronique et physique des documents comptables et financières selon les standards de NRC en matière de sécurisation des documents;
6. Procéder à l’archivage électronique et physique des documents de HR selon les standards de NRC en matière de sécurisation des documents;
7. Procéder à l’archivage électronique et physique des documents de programme selon les standards de NRC en matière de sécurisation des documents;
8. Toute autre tâche assignée par son superviseur.

  Connaissances, Expériences/ Compétences et Aptitudes Comportementales 

• Avoir un niveau minimum de Bac + 3 en comptabilité et gestion des entreprise (BTS) ou dans un domaine équivalent;
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins 1 an en tant qu’Assistant dans une fonction comptable, financière et archiviste dans un contexte humanitaire;
• Avoir une connaissance de l’outil informatique et du Pack Microsoft : Excel, Word, one Drive, SharePoint;
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables;
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste;
• Anglais est un atout;
• Gérer les environnements peu sûrs;
• Planifier et obtenir des résultats;
• Autonomiser et renforcer la confiance;
• Communiquer de façon respectueuse et impactante.