DESCRIPTION DE L’EMPLOI
Poste : Assistant Finance Régional
Superviseur : Regional Finance Coordinator
Référent technique : Regional Head of Finance
Supervise : N/A
Lieu d’affectation : Dakar – CWA RO
Déplacement : N/A
Durée et type de contrat : Contrat national (CDD) de 2 ans (avec possibilité de prolongation)
Il est attendu que tous les employés du NRC travaillent en accord avec les valeurs fondamentales de l’organisation : dévouement, innovation, inclusion et redevabilité. Ces comportements et ces convictions guideront nos actions et nos relations.
RESPONSABILITÉS
Rôle et responsabilités
L’objet du poste d’Assistant Finance est d’être responsable de la mise en œuvre quotidienne de la fonction finance au sein du bureau régional.
Responsabilités générales :
- S’assure de l’adhérence aux politiques, manuels, directives NRC et aux exigences des bailleurs
- Implémente les tâches financières qui lui sont déléguées en accordance avec le plan d’action
- S’assure de la conformité des documents ainsi que leur archivage physique et électronique en lien avec les procédures NRC
- Vérifie les informations des documents de transaction et la disponibilité du budget
- Prépare les paiements en fonction des demandes approuvées conformément au tableau d’autorisation
- Surveille les flux de trésorerie, procède aux rapprochements bancaires et estime les besoins de trésorerie futurs en fonction des dépenses prévues
- S’assure que la gestion de la caisse et du compte bancaire sont conformes aux procédures NRC et que les signatures et les différents niveaux d’autorisation sont respectés
- Prépare le journal comptable des transactions à l’aide du logiciel financier du NRC
- Remplit les routines de fin de mois et prépare le paiement des salaires
- Participe activement au processus de clôture annuelle ainsi qu’aux audits
- Assure le suivi de toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique
Responsabilités spécifiques :
- Responsable de la gestion de la petite caisse pour le bureau régional
- Prépare toutes les transactions bancaires pour le bureau régional
- S’assure que les informations financières sont correctement enregistrées dans UNIT4 et en lien avec les politiques, manuels et procédures NRC
- Vérifie que les documents soumis pour paiement sont conformes aux procédures NRC, SOPs et procédures bailleurs le cas échéant
- Fait le suivi des avances, demandes de paiement et de remboursement
- Prépare un prévisionnel de dépenses des coûts du bureau régional et assure le suivi des paiements avec le département administratif
- Veille à ce que l’archivage électronique et physique soit conforme et à jour
- S’assure des clôtures comptables mensuelles dans les délais et conformément aux procédures
- S’assure que la gestion de la caisse et du compte bancaire sont conformes aux procédures NRC et que les signatures et les différents niveaux d’autorisation sont en lien avec le tableau d’autorisation – Et notamment aux clauses de l’Annexe 13 du FH Acceptation des responsabilités de la petite caisse en tant que Caissier
- Prépare la réconciliation des comptes banque et caisse en vue de l’élaboration du BRS mensuel et s’assure du suivi des éléments en suspens
- Participe au processus d’audit et clôture annuelle régionale
- Assure le suivi de toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique
QUALIFICATIONS
Compétences
Compétences professionnelles
Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.
Compétences professionnelles générales :
- Expérience professionnelle comme comptable ou assistant finance dans un contexte humanitaire
- Résultats avérés sur les responsabilités du poste
- Anglais un atout
Compétences comportementales :
Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :
- Autonomiser et renforcer la confiance
- Planifier et obtenir des résultats
- Travailler avec les autres
- Communiquer de manière respectueuse et efficace
- Faire face au changement
Gestion de Performance
Il est attendu que l’employé accomplisse les responsabilités de son poste et agisse en fonction des compétences comportementales associées. La gestion des performances se fera comme stipulée dans le Manuel de Gestion des Performances.
Les documents suivants seront utilisés :
- Description de poste
- Plan de travail et de développement de l’employé
- Bilan des performances à mi-parcours/fin de la période d’essai.
- Modèle du bilan des performances de fin de contrat
- Référentiel des compétences NRC
