Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) recrute pour ce poste (06 février 2023)

L’Officier RH/ Admin a pour mission d’assurer la mise en œuvre quotidienne des tâches liées aux ressources humaines et à l’administration sur sa zone

Responsabilités générales :

1. Veille au respect des politiques, manuels, directives et procédures opérationnelles standard (SOP) de NRC et des exigences des bailleurs ;
2. Exécuter les fonctions ADMIN & RH déléguées conformément au plan d’action ;
3. Rédiger les rapports de mise à jour sur les activités ressources humaines ;
4. Contribue à l’administration des ressources afin que les livrables soient réalisés suivant les budgets, les délais et les normes établies ;
5. Rédiger les rapports de mise à jour sur les activités ressources humaines ;
6. Assure l’archivage correct des documents ;
7. Encourage et est force de proposition pour favoriser l’amélioration de la fonction ressource humaine et de l’administration.

 

Responsabilités Spécifiques :

HR :

• Fournit à l’officier RH de Bamako les données nécessaires à la préparation des salaires selon la procédure établie et dans les délais impartis ;
• Est en charge de la gestion du processus de recrutement des staffs de sa base, en lien avec les différents acteurs et sous la supervision technique du Coordinateur RH, selon la procédure en vigueur ;
• Organiser les sessions d’intégration (induction) pour chaque nouvel employé dans sa zone;
• Responsable de la mise à jour et de l’archivage des dossiers du personnel de sa zone en conformité avec les lignes directrices du NRC. (Copie sur la base et originaux à Bamako);
• Apporte un soutien technique aux staffs de sa zone pour toutes les questions RH en lien avec le Manager RH ;
• Organiser et suivre les formations RH pour le personnel de sa zone ;
• Accompagne le processus de gestion des performances de sa zone et maintient la base de données de suivi à jour pour partage avec le management de la zone et la Coordination RH ;
• Est garant du suivi administratif du personnel de sa zone :  immatriculation à l’INPS, gestion et suivi des contrats, vacances, congés maladie et s’assure de la mise à jour régulière de la base de données pour envoi mensuel au Coordinateur RH de Bamako ;
• Appuie le Manager RH dans la mise en place de la politique de renforcement des capacités du personnel de sa zone ainsi que sur toute initiative ou projet RH (révision salariale …) ;
• Appuie le Manager RH dans la mise en place et le travail avec les délégués du personnel de sa zone ;
• Signale toutes problématiques/manquements liés au respect du Code du Travail ou autres lignes directrices, SOPs au Manager RH et au Responsable de sa zone ou de sa Base (RDB);
• En coordination avec son Superviseur et le Coordinateur RH, assure le lien avec les partenaires et l’autorité locale de sa zone (Inspection du travail, INPS, etc…) ;
• Assurer la signature des bulletins de paie mensuels des personnels de sa zone, l’archivage sur Office 365 et l’envoi à Bamako pour archivage ;
• Produit les feuilles de temps des staffs (Nationaux et Expatriés) de sa zone dans le délai et s’assure de l’archivage correct sur O365 ;
• Assure le suivi et la mise à jour du Tableau de suivi des congés, des contrats et du personnel Liste de sa zone ;
• Assure la rédaction et l’envoi mensuel du Sitrep RH (rapport RH) de sa zone à son superviseur et au Coordinateur RH.

 

ADMIN :

• S’assure de la régularité, la vérification, le traitement et le paiement de toutes les factures des coûts récurrents du bureau (EDM, SOMAGEP, CANAL, TELEPHONE FIXE et INTERNET, LOYERS, etc) ;
• Est en charge de toutes les tâches administratives telles que la circulation des mémos et/ou circulaires en rapport avec l’Administration ;
• Tient un registre de courrier arrivé et part régulièrement à jour ;
• Rédiger le brouillon des correspondances (lettres, mémos, et autres documents administratifs, des réponses aux correspondances reçues, et traduit à NRC).

 

GESTION DU BUREAU ET DE GUEST :

• Responsable de la gestion et de la maintenance générale des bureaux et Guest y comprend la gestion des clés ;
• Informez et formez le personnel de ménage aux bonnes pratiques quant à l’entretien du bureau et des maisons d’hôtes ainsi qu’aux mesures de sécurité et aux comportements appropriés ;
• Coordonner avec le département hôte, l’arrivée des visiteurs et du personnel en visite sur la base à traverser : La date d’arrivée, le logement : les réservations d’hôtel ou de la guest ;
• Assurer la mise à jour et le partage du planning des visiteurs ;
• Superviser le travail des agents de ménage aux Guest et aux bureaux et en faire un point détaillé des anomalies pour actions ;
• Suivi de la dotation du bureau et de la GH (sucre, thé, papier hygiénique, etc);
• En collaboration avec le département logistique, assiste dans la fourniture de matériel de maison et veille à la prise en compte des besoins par l’agent de ménage dans les maisons d’hôtes et au Bureau ;
• Fait Toutes les autres tâches en lien avec son poste nommé par ses superviseurs.

 

Connaissances, expériences, compétences et aptitudes comportementales :

• Licence professionnelle en Droit, Ressources Humaines, Administration ou équivalent ;
• Au moins 3 ans d’expériences dans un poste similaire dans une ONG Internationale ;
• Deux (02) ans d’expériences antérieures cumulées en tant qu’Assistant RH/ Admin ;
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables ;
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste ;
• Anglais un atout ;
• Compréhension du contexte ;
• Connaissance des langues locales un atout ;
• Bonne connaissance de l’outil informatique (Excel, Word, PowerPoint, Internet et autres logiciels) ;
• Planifier et obtenir des résultats ;
• capacité d’analyse ;
• Gérer les environnements peu sûrs ;
• Communiquer de manière respectueuse et impactante ;
• Forte capacité relationnelle.