Le Conseil danois pour les réfugiés recrute pour ce poste (24 Février 2022)

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.
Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but nonlucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.
Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre
boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte
DRC est présent au Burkina Faso depuis 2013 et intervient principalement dans les domaines de la protection, de l`eau hygiène et assainissement, de la sécurité alimentaire et moyens d’existences. L’organisation développe une approche communautaire et recherche, par la mise en oeuvre de projets pluridisciplinaires et transfrontaliers, des solutions durables pour les populations affectées par le conflit – refugiés, déplacés internes, populations hôtes, vulnérables.
Avec un million de personnes déplacées à l’intérieur du pays, dont environ 30% sont déplacées depuis un an ou plus, la communauté humanitaire doit constamment réfléchir aux perspectives à mettre en oeuvre au niveau programmatique à court, moyen et long terme. DRC est présent au Burkina Faso depuis janvier 2013, avec 6 bureaux de terrain (Dori, Kaya, Ouahigouya, Djibo, Gorom Gorom et Dédougou) et 01 bureau pays à Ouagadougou. Le programme de DRC au Burkina Faso se concentre sur le rétablissement et le développement des communautés avec une approche multisectorielle.

A propos du poste
Basé à Ouagadougou, bureau pays de DRC au Burkina Faso, le/la Conseiller.e en gestion des subventions soutiendra le développement et la revue de la qualité des propositions de projet, des modifications de projets et des rapports bailleurs produits par la mission. Il/elle fournit aux équipes programme et support des conseils sur le respect des échéances et règles internes DRC et des règles bailleurs et les appuiera pour l’amélioration du suivi du cycle de projet. Il/elle contribuera également à la création de produits de communication et aidera à l’organisation d’événements internes et externes au programme. le/la Conseiller.e en gestion des subventions travaillera avec le département des programmes et aura des interactions avec les services support, les bureaux base dans le pays, le bureau régional et le siège.

Responsabilités :

Les responsabilités listées ne sont pas exhaustives et pourraient être réajustées en fonction des besoins opérationnels identifiés sur le moment dans la mesure où ils restent cohérents avec les responsabilités générales du poste.
Sous la direction de la responsable des programmes (HoP), et en collaboration avec l’ensemble des coordinateurs/spécialistes sectoriels et membres des équipes programmes, le/la Conseiller.e en gestion des subventions aura les activités et les tâches suivantes :
 Assurer la revue et/ou à l’élaboration et la soumission en temps voulu de notes conceptuelles, de propositions de projet, et d’amendements, en coordination avec les équipes programme et conformément aux priorités définies avec la HoP.
 Soutenir l’identification des opportunités de projets et effectuer le suivi et l’analyse des stratégies des bailleurs.
 Contribuer à l’élaboration et/ou à la révision des rapports programmatiques ou contractuels en fonction des priorités et besoins de l’équipe programme.
 Appuyer la HoP et les équipes sectorielles pour s’assurer que les éléments contractuels des projets (en particulier les taux de mise en oeuvre, délais de rapportage…) sont respectés.
 Maintenir une compréhension large et approfondie des politiques, des règlements et procédures des bailleurs de fonds et établir ces connaissances parmi les programmes et les membres de l’équipe opérationnelle.
 Travailler avec les chefs de projet, les coordinateurs/spécialistes techniques et le personnel du suivi & évaluation afin d’améliorer le suivi des projets : organiser les évènements (réunions) clé du cycle de gestion
de projet et contribuer à l’harmonisation et l’utilisation systématique des outils de suivi de projet.
 Appuyer les chefs de projet dans le suivi contractuel des partenaires, en conformité avec les exigences internes de DRC et les exigences bailleur.
 Agir en tant que point focal de la communication afin de mettre en évidence les succès de DRC Burkina à l’intérieur et à l’extérieur du Burkina.
Propositions:
 Soutenir le Directeur du pays et la responsable des programmes dans la recherche active des possibilités de financement au niveau national, en lien avec le bureau régional de DRC et le siège.
 Coordonner l’élaboration de propositions pour de nouveaux projets en travaillant avec le personnel du programme et en assurant un examen approprié au niveau de la région et du siège.
 Elaborer et faire le suivi des rétroplannings d’élaboration des propositions de projet.
 Assurer la liaison avec les bureaux de Copenhague et de Dakar afin de s’assurer que les propositions respectent les normes internes et sont conformes aux exigences des bailleurs.
 Organiser et participer à toutes les réunions internes de cadrage de la stratégie d’intervention de projet en amont de l’élaboration des nouvelles propositions.
Rapports:
 Contrôler la qualité de tous les rapports narratifs avant de les soumettre au bailleur.
 Veiller à ce que les rapports (narratifs, financiers et logistiques) soient soumis à temps aux bailleurs; que les rapports narratifs soient cohérents et précis (rapports mensuels, trimestriels, intermédiaires ou finaux).
 Fournir la révision finale pour tous les rapports narratifs en anglais.
 Faire la vérification et le suivi de tous les rapports des partenaires dans les cadres de consortium pilotés par DRC.

Conformité aux règles des bailleurs de fonds:
 Examiner les accords /contrats des bailleurs et coordonner leur validation avec les autres départements de DRC.
 Veiller à ce que les subventions soient mises en oeuvre conformément aux procédures de DRC et aux exigences bailleurs.
 Accompagner et former les équipes sur les exigences bailleurs.
 Maintenir et mettre à jour tous les fichiers de subvention (copies électroniques) liés aux propositions et rapports bailleurs, en lien avec le chargé de subventions du département Finances.

Veiller, en lien avec le chargé de subventions du département Finances à ce que les procédures et processus administratifs liés aux partenariats et aux sous-accords soient systématiquement mis en oeuvre tout au long du programme, y compris les évaluations prealables de conformité (vetting), les accords de subvention, les décaissements et les rapports.

Suivi du cycle de gestion de projet et des partenaires
 Organiser les réunions d’ouverture et de clôture des subventions, ainsi que les réunions de suivi des subventions mensuelles /trimestrielles/annuelles, qui incluent la représentation de chaque unité (finance, programmes, logistique) ainsi que les partenaires le cas échéant, et assurer un suivi approprié des problèmes soulevés et points d’actions décidés.
 En lien avec les coordinateurs/spécialistes sectoriels, le bureau régional et le siège, aider à l’harmonisation (toolbox) et l’utilisation systématique d’outils de gestion de projet tels que le rapport mensuel d’activité, le BFU (suivi budgétaire), le tableau de suivi des indicateurs de projet, les bases de données (BDD), contribuant à la mise en oeuvre réussie des programmes et à l’alerte précoce en cas d’obstacles ou de défis pour prise de décision.
 En collaboration avec le chargé des subventions du département finances, appuyer les chefs de projet dans le suivi contractuel des partenaires, en conformité avec les exigences internes de DRC et les exigences bailleur.

Communication interne et externe:
 Partager avec tout le personnel de DRC toute la documentation (propositions de subvention, rapports, budget, etc.) liée à leurs programmes spécifiques.
 Agir en tant que point focal de communication pour DRC Burkina. En relation avec le responsable des programmes (HOP), être en mesure de fournir des articles informatifs et variés concernant la situation politique et socioéconomique actuelle dans le pays.
 Sur une base trimestrielle, s’assurer de la liaison avec l’équipe du bureau régional pour créer un calendrier de DRC et des histoires médiatiques externes mettant en évidence les succès de DRC Burkina.
 Rédiger et/ou réviser les produits de communication sur la base des informations fournies par les équipes, conformément aux priorités définies avec le SMT et aux directives de communication de DRC et des bailleurs.