Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.
Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.
Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.
- Contexte
DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998, et au Niger depuis 2014 avec un programme transfrontalier de Gestion et Sécurité au Liptako Gourma dans le but de réduire la violence armée dans la région de Tillabéri. Depuis 2015, DRC met en œuvre à Diffa un programme de mécanisme de réponse rapide (MRR), avec une assistance en abris, biens non-alimentaires et la protection ; d’appui à la sécurité alimentaire par le biais de distributions générales de vivres ; et d’appui en recouvrement économique. Depuis 2018, DRC a étendu son programme MRR à la région de Tillabéri et y implémente un programme d’accès humanitaire et de protection. En 2019, DRC a commencé à travailler aussi dans la région de Maradi, avec des assistances de protection pour les réfugiés et déplacés.
- Objet
Basé(e) à Tillabéri, Sous le management direct du Team Leader Services Support et en collaboration avec les autres Départements, le Chargé Admin-Finance-RH assure au quotidien le bon déroulement des activités financières du bureau de Coordination capitale ; à savoir le suivi quotidien des paiements et charges récurrentes du bureau de coordination ; la supervision des allocations analytiques ; la clôture comptable mensuelle du bureau de coordination ; la revue, l’archivage et la digitalisation de la documentation financière, l’appui aux audits ; la gestion de la trésorerie. En outre, il assure la communication avec les institutions bancaires et assurer et accompagne les partenaires de DRC dans les tâches financières.
- Responsabilités
- S’assurer de la tenue d’une comptabilité juste honnête du bureau de Tillabéri dans le respect des procédures financières politiques, outils, manuels et lignes directrices de DRC ;
- S’assurer que les règlements, procédures et documents financiers sont respectés dans les opérations de DRC ;
- S’assurer du paiement et du suivi des charges récurrentes du bureau de Tillabéri et les sous bases ;
- S’assurer de l’archivage correct et journalier des documents tant physiques qu’électroniques ;
- Préparer et utiliser les outils de contrôle budgétaire pour un suivi budgétaire régulier ;
- Aider à la préparation des rapports financiers aux bailleurs sur demande du superviseur ou de la direction ;
- Vérifier constamment l’intégrité et la robustesse des procédures financières, les risques de mauvaise gestion et suggérer des actions correctives pour minimiser les pertes ;
- Créer et maintenir une interaction transparente et efficace avec les banques, institutions financières et autorités favorables à DRC et à ses bénéficiaires.
I. Gestion quotidienne du Département Finance
- S’assurer tous les jours que toutes les transactions de petite caisse sont enregistrées avec les documents pertinents ;
- S’assurer de la justification correcte des avances avant de les comptabiliser ;
- Assurer le lettrage mensuel des comptes d’attente (cautions, dépôts, avances, …) ;
- Assurer le respect des allocations analytiques selon le Master Budget et les documents d’engagement comptables ;
- Assurer l’archivage correct et le scannage régulier de toutes les transactions financières ;
- Fournir l’assistance nécessaire dans les tâches de réconciliation ;
- Passer les écritures de réallocations demandées par les PM, HoSS et FM ;
- Editer et partager les documents de clôture hebdomadaire et mensuelle ;
- Vérifier la chronologie des chèques saisis et informer le Responsable Financier des anomalies dans la séquence des numéros de chèque ;
- Analyser les pièces justificatives des paiements réalisés par le bureau de Coordination capitale avant et après saisie et informer le Responsable Financier si des anomalies sont constatées ;
- Vérifier les calculs arithmétiques et l’existence des mentions appropriées sur les pièces justificatives (Acquittement, décharge de réception, « Payé » etc.) ;
- Superviser et consolider les demandes de trésorerie mensuelle ainsi que les transferts bancaires aux bases ;
- Supervise l’assistant finance pour les imputations comptables suivant les orientations du Responsable Finances et le Master Budget ;
- Vérifier/Classer et archiver quotidiennement les pièces comptables ;
- Fournir l’assistance nécessaire dans les missions d’audit.
II. Contacts Banque et partenaires
- Elaborer des chèques pour paiement et s’en rassurer régulièrement du niveau du stock ;
- S’assurer des dépôts et retraits d’espèces ou de chèques auprès des banques et autres agences financières ;
- S’assurer des dépôts et retraits de tous documents auprès des partenaires ;
- S’assure du retrait à temps des relevés bancaires chaque fin de mois auprès des institutions bancaires ;
- Veiller à la mise à jour des signataires autorisés sous la supervision du Responsable Financier ;
- Préparer à temps les réconciliations bancaires et les soumettre à l’attention du Responsable Financier pour revue et approbation en y joignant le support adéquat : relevé bancaire, tirage du compte bancaire, copie précédente réconciliation, etc. ;
- Préparer correctement et à temps les déclarations et paiements des taxes (TVA, ISB, TVL, DAR, etc).
III. Gestion des subventions
- Assurer le suivi instantané de la gestion des fonds alloués aux partenaires : situation des avances, situation des liquidations d’avances, contrôle des pièces justificatives des avances… ;
- Accompagner les partenaires dans la gestion des fonds qui leur sont alloués : formation, appui/conseil, rapportage, liquidation.
IV. Responsabilités en Administration et Ressources humaines
- Assurer une exécution honnête, opportune et de qualité des opérations et des services administratifs à tous les niveaux de la hiérarchie de l’organisation, grâce à des contrôles et à des rapports internes stricts, à une coordination solide entre les projets et le personnel.
- S’assurer que les réglementations, procédures et documents administratif sont respectés dans les opérations de DRC.
- Faciliter l’accès des services étatiques dans le cadre des activités de DRC
- Former et développer le personnel administratif pour développer les capacités dans les bureaux DRC.
- Veiller à ce que tous les accords, protocoles, autorisations, permis et licences nécessaires aux activités de DRC (y compris l’exonération de la TVA) soient en place et tenus à jour conformément aux règles et réglementations nationales.
- Assurer la mise à jour des documents de suivi administratif relatif au personnel national, au personnel expatrié, aux bâtiments, aux véhicules, …Faciliter la mise en conformité règlementaire des contrats d’employé, contrat de services, visas des expatrié, protocole… et la mise à jour des données
- Assurer la gestion des contrats de bail au Niger (paiement loyers, résiliation, renouvellement, …).
- En cas d’audit, collecter les documents administratifs demandés, préparer un rapport d’analyse des risques encourus, participer à l’audit et préparer les réponses au rapport d’audit.
- S’assurer que les réglementations (Code du Travail, Convention collective, …), procédures et documents RH sont respectés dans les opérations de DRC.
- S’assurer du bon respect des procédures dans tout le cycle de vie de l’employé au sein de DRC (recrutement, absence, évaluation, mesures disciplinaires, fin de contrat, …)
- Préparer la paie conformément à l’activité mensuelle de chaque employé, et suivre ce son versement
- Former et développer le personnel RH pour développer les capacités dans les bureaux DRC
IV. Autres tâches
- Fournir l’assistance dans les tâches de copie et de numérisation de documents ;
- Rédiger des correspondances à adresser aux banques ou autres partenaires locaux ;
- Fournir une assistance sur des questions financières à d’autres collègues (logistique et programme) si nécessaire ;
- Assurer la tenue de la petite caisse en l’absence de l’assistant financier ;
- Exécuter d’autres tâches requises par l’équipe de direction.
V. Prévention cas d’abus
- Participer activement à la prévention et à la détection des abus de toute nature (harcèlement, abus de pouvoir, corruption …) ;
- Informer le Hoss (ou son supérieur si le Hoss est concerné) de tout abus ou soupçon d’abus.
- Qualifications requises
- Être de nationalité nigérienne et âgé d’au moins 18 ans
- Niveau de Licence en Economie, Gestion Financière ou Comptabilité
- Minimum 3 ans d’expérience professionnelle en assistance financière de préférence avec une ONGI ;
- Bon niveau de connaissances en comptabilité et gestion des opérations bancaires ;
- Très bon niveau de maîtrise des outils Word et Excel ;
- Bonne connaissance d’Anglais ;
- Très bon niveau de maîtrise Internet ;
- Très bonnes aptitudes à la communication ;
- Honnêteté, intégrité, conscience professionnelle, sens de confidentialité ;
- Rigueur, sens aigu de l’organisation et grande capacité d’adaptation ;
- Grande capacité d’écoute, force de proposition et réactivité ;
- Qualités relationnelles et bonne communication ;
- Capacité à travailler sous pression ;
- Ouverture d’esprit, sens de l’humanitaire.
- Compétences et qualités exigées
- À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
- Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
- Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
- Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
- Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
- Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
- Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
- D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
- De bonnes capacités organisationnelles sont requises
- Sens de l’éthique exemplaire
- Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour
- Processus de candidature
Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être en français ou bien anglais.
Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.
Le DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.
Pour toute question concernant ce poste à pourvoir, vous pouvez contacter M. Lamine Issa, Team Leader Service support DRC Tillaberi, [email protected]
Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation à drc.ngo.
Les candidatures seront clôturées le 06 mars 2022 à 23H59 heure GMT. Néanmoins, il est possible pour DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.
