Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) est une organisation indépendante et neutre qui fournit protection et assistance aux victimes de conflits armés et d’autres situations de violence. Elle apporte une aide humanitaire dans les situations d’urgence et s’emploie
également à promouvoir le respect du droit international humanitaire et son intégration dans les législations nationales.
Dans le cadre de ses activités au Mali, le CICR recherche pour sa délégation à Bamako au Mali : Un/e Assistante Administrative 1
Formation minimum requise et expérience professionnelle :
• Diplôme d’études secondaires ou formation équivalente.
• Excellente maîtrise du français. Connaissance de l’anglais et autres langues nationales sont un atout.
• Connaissances informatiques, notamment des logiciels Microsoft office, SharePoint, IBM Lotus Notes et des applications Outlook, MS Teams, Skype for Business.
• 2 ans d’expérience dans un poste de secrétariat
Principales responsabilités :
Tâches de réception (30 %)
• Accueille les visiteurs à la délégation, les renseigne dans la mesure de ses capacités et de ses responsabilités et les oriente vers le/la collaborateur-trice compétent-e.
• Gère le standard téléphonique de la délégation. Réception et transfert des appels entrants et sortants.
• Enregistre le courrier sortant dans un registre et sur la TS, puis organise la livraison avec l’équipe « Transport ».
• Prépare les bordereaux sortants, enregistre les bordeaux entrants et distribue le courrier. S’assure que la procédure est suivie et respectée dans les sous délégations.
• Est responsable de la gestion des stocks économats/papier de la délégation et assure la mise à jour régulière de l’inventaire des stocks.
Tâches de secrétariat (60 %)
• Responsable pour la mise à jour régulière de la liste de téléphone et l’organigramme de la délégation et s’assure que les sous-délégations font de
même.
• Responsable pour la mise à jour de la bd Contacts pour les interlocuteurs du Management de la délégation. Donne un support au relais en GI/réceptionnistes dans les sous-délégations et rappelle la mise à jour des contacts tant sur la bd Contacts que sur la TS (formulaire standard Excel).
• Organise les programmes de briefings généraux et debriefings des collègues (staff Mobile et Résident), en collaboration avec les départements et son/sa supérieur-e hiérarchique.
• En cas d’absence de l’assistante administrative en GI, fait le suivi de l’agenda du chef de délégation, organise ses rendez-vous et coordonne ses mouvements avec l’équipe « Transport ». Fait le suivi de la signature des documents par le
Management.
Tâches en Gestion de l’information (10 %)
• Suivi du respect des procédures en gestion de l’information (sécurité, correspondance + protocole, IHT, communication, outils informatiques standards CICR) et les applique.
Candidature :
Les candidats qui souhaitent postuler doivent utiliser ce lien ou ce code QR.
Mentionner dans l’objet de votre message électronique le titre du poste à savoir : « Un/e Assistante Administrative 1- Bamako ».
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 06/03/2023.
Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s et les dossiers de candidature ne seront pas retournés.
Le CICR est attaché à la diversité et déterminé à assurer un environnement de travail inclusif. Nous examinerons avec intérêt les candidatures de toutes les personnes qualifiées.
Le CICR n’exige de paiement à aucune étape du processus de recrutement
