En vue de combler une vacance au sein de son équipe Gestion de l’Information pour sa Délégation de Kinshasa, le CICR souhaite recruter un-e Réceptionniste (Grade B1) pour une durée de 12 mois avec possibilité de renouvellement. La date souhaitée de début pour le(la) candidat(e) qui sera sélectionné(e) est le 05 janvier 2023.
Responsabilités et tâches principales
Le/La Réceptionniste est le premier point de contact des visiteurs et du courrier entrant. Il/Elle travaille au standard téléphonique et réalise des tâches administratives.
Il/Elle :
- Accueille les visiteurs, les renseigne et les oriente vers le/la collaborateur/trice concerné-e.
- Actualise le tableau d’appels téléphonique ainsi que le tableau de l’enregistrement des visiteurs.
- Réceptionne et transfère les appels entrants ; effectue les appels sortants à la demande des collaborateurs.
- Distribue et récupère les badges des visiteurs.
- Contacte et oriente les journaliers.
- Exécute ou supervise les tâches de secrétariat pour le management (photocopies, mailings etc..).
- Prépare les pouchs diplomatiques sur une base hebdomadaire (établissement bordereau et suivi)
- Réceptionne et distribue les pouchs IN.
- Commande et gère les stocks du matériel de support et papeterie (Sacs, scellés, papiers entête et enveloppes).
- Accuse réception du courrier IN et les distribue suivant les procédures mises en place.
- Fournit les informations liées au mandat et la mission du CICR et leurs limites aux interlocuteurs externes (par téléphone ou en présentiel)
- Tire des photocopies à la demande de l’équipe Gestion de l’Information ou du Management
- Effectue la reliure des documents à la demande des collaborateurs
- Assure le paiement des factures DHL et journaux.
- Tient à jour le classement des bordeaux d’expédition
- Finalise la correspondance en absence des membres de l’équipe Gestion de l’Information.
Profil et qualités requises
- Diplôme de secrétariat, Gestion commerciale & Administrative, communication, informatique de Gestion, Administration (Diplôme de Graduat au minimum) ;
- Au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans un poste de Réceptionniste, Assistant(e) Administratif (ve) ou de Secrétaire de direction.
- Bonne maîtrise du français écrit et oral.
- La connaissance de l’anglais est un atout.
- Compétences informatiques avancées, notament des logiciels de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point), sharepoint.
- Un experience avec les plateformes de messagerie : Outlook, IBM Lotus Notes, Microsoft Teams est un atout;
- Sens de l’organisation et de la rigueur, aisance dans la rédaction ;
- Sens de l’initiative et capacité à travailler de manière autonome dans sa sphère de responsabilité.
- Capacité à communiquer et à parler en public.
- Intègre dans toutes ses activités.
- Aptitude à travailler en équipe.
- Discrétion et sens aigu de la confidentialité.
Comment postuler :
Complétez le formulaire au plus tard le 15 novembre 2022 avant 17h00 sur le lien FORMULAIRE DE RECRUTEMENT_RECEPTIONNISTE_B1_KINSHASA.
NB :
– Les candidat.e.s qui ne compléteront pas le formulaire dont le lien ci-dessus ne seront pas consideré.e.s.
– Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
– Et si vous êtes présélectionné.e pour l’étape suivante, vous serez recontacté.e par email par notre équipe RH à qui vous devrez envoyer dans les 72 heures votre cv et lettre de motivation
pour la suite du processus selon les indications.
– Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
– Les candidatures de personnes en situation de handicap sont vivement encouragées.
– Le CICR n’exige de fonds pendant et ni après le processus de recrutement.
