Le Comité International de la Croix-Rouge (CICR) recrute (15 Août 2023)

Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) travaille dans le monde entier pour fournir une protection et une assistance humanitaires aux personnes touchées par les conflits et la violence armée. Nous agissons en réponse aux urgences et promouvons en même temps le respect du droit international humanitaire. Nous sommes une organisation indépendante et neutre, et notre mandat découle essentiellement des Conventions de Genève de 1949. Nous travaillons en étroite collaboration avec les Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge et avec leur Fédération internationale afin d’assurer une réponse humanitaire concertée, rationnelle et rapide aux besoins des victimes de conflits armés ou de toute autre situation de violence interne. Nous dirigeons et coordonnons les activités internationales menées dans ces situations.

En vue de combler une vacance de poste au sein de son équipe Logistique pour sa sous-délégation de Goma, le CICR souhaite recruter un(e) Responsable achats (Grade B3) pour une durée de 12 mois avec possibilité de renouvellement. La date souhaitée de début pour le(la) candidat(e) qui sera sélectionné(e) est le 09.10.2023.

Responsabilités et tâches principales

Le/la responsable achats contribue au processus d’achat en République démocratique du Congo dans le respect des règles et règlements du CICR.
Il/elle :

Gestion des demandes d’achats (SR)/ Approvisionnement

• Soumet les différentes offres et commandes aux départements Logistique, Administration et s’assure de la conformité des procédures d’achat ou d’approvisionnement.
• Exécute de façon indépendante l’approvisionnement ordinaire pour un ou plusieurs secteur(s) spécifique(s) jusqu’à un certain montant.
• Effectue des missions des achats terrains selon la demande de la hiérarchie pour des demandes qui excèdent la valeur de 2000 CHF.
• Effectue des achats par Petty cash et gère des avances de travail sous la supervision du responsable achats.
• Reçoit les commandes (SR) et Supply Order Petty Cash (SP) validés du Supply Chain Administrator, les analyse, corrige les prix et les désignations s’il le faut.
• Détermine en collaboration avec le département client les spécifications par produit. Il/elle notifie le client de tout problème/différence contre les spécifications.

Analyse des offres / sélection des fournisseurs

Prend part à la sélection des fournisseurs, prospecte le marché afin d’identifier de nouveaux fournisseurs.

• Effectue des recherches sur la disponibilité des produits et des services.
• S’assure que les règles et procédures d’achat en vigueur au CICR sont suivies et respectées (RFT, table de sélection, etc.).
• Prépare la table de sélection (TS) accompagnée des documents support pour justifier et démontrer la transparence du processus de sélection.
• S’assure que les achats d’un montant élevé (> 7 500 CHF) sont conduits en liaison avec Kinshasa et Genève, en respect du principe de validation (feu vert) et en conformité avec les règles financières du bureau, mais aussi selon les règles et procédures d’achat du siège.

Finances et administration

• Gère les petits achats et les avances de travail connexes.
• Surveille la gestion du petty cash des collègues sous sa supervision.
• S’assure que les avances de travail sont fermées à temps et correctement.
• S’assure que le client respecte les règles financières de base, en particulier pour ce qui concerne les autorisations de dépense (AoE).
• Fournit au client et à l’unité administrative une mise à jour régulière des achats.
• Vérifie et traite les factures des fournisseurs, attache les documents justificatifs et les soumet aux personnes compétentes pour validation et paiement selon les règles financières CICR.
• Gère les contentieux qualité avant de valider les factures des fournisseurs.
• Partage la documentation nécessaire à l’exemption des taxes avec le fournisseur choisi.
• Etablit et partage au logistics Site Manager une prévision des besoins en trésorerie pour le mois suivant une fois par mois.
• Soumet une prévision mensuelle des dépenses aux finances chaque 10 jours avant le 1er du mois concerné, en collaboration avec les unités de la Log/Impex Beni et Goma.

Gestion d’équipe

• Dirige l’Unité Achats ou Approvisionnement pour des opérations CICR de taille moyenne en province du Nord-Kivu, basé à Goma, de manière indépendante et rapporte au Logistics Site Manager tout en gardant le Country Procurement Manager dans la boucle.
• Supervise le travail de l’équipe achats, en particulier le respect des procédures, des règles de compétences financières du CICR en RDC. Veille à l’absence de conflit d’intérêt.
• Attribue les taches aux acheteurs et fait un suivi-coaching dans la réalisation de ces dernières.
• Veille à ce que les rapports ou contributions demandés à l’équipe (Pareto, KLI, ad hoc) soient vérifiés et transmis dans les temps impartis.
• Forme les acheteurs et organise leur travail.
• Valide et fait le suivi des objectifs de performance des équipes sous sa responsabilité.

Achat de marchandises

• Gère les appels d’offres pour tout achat de plus de 7 500CHF.
• Etablit les contrats-cadres, fait le suivi de leurs échéances et propose les nouveaux contrats sur base des besoins ou des achats à répétition.
• Prépare le Purchase Order (OP/OD) dans JDE si la valeur d’achat dépasse 2000 CHF pour la non-assistance ou pour tous les achats d’assistance.
• Contrôle la validité des termes et conditions des contrats.
• Fait signer le OD/OP/contrat par le logisticien et par le fournisseur (ainsi que les conditions générales d’achat du CICR).
• Assure que les fournisseurs non sélectionnés lors d’un processus d’appel d’offres soient informés par écrit pour le non retenu de leurs offres.
• Effectue les achats et coordonne les livraisons avec les entrepôts.
• Informe régulièrement les demandeurs internes sur le niveau d’avancement de leurs commandes ayant connus un retard dans le traitement et la livraison.

Réception des marchandises, contrôle qualité et quantité

• Assure le programme de livraison des marchandises selon le contrat.
• S’assure que l’inspection à la livraison est faite correctement et rend compte des problèmes (qualité ou quantité) aux fournisseurs en compagnie du gestionnaire qualité.
• Effectue le suivi des achats et livraisons et s’assure qu’ils sont conformes avec les spécifications & détails contractuels.
• Réceptionne les articles et s’assure de la conformité des produits livrés par rapport aux OD et SP, aide les responsables entrepôts à réceptionner les OP.
• Prévient le responsable des entrepôts des livraisons potentielles ou programmées au moins 48 heures avant toute livraison en partageant avec eux la copie du bon de commande/contrat.

Fournisseurs

• Met à jour et maintient la base de données fournisseurs.
• Prospecte régulièrement le marché pour travailler avec de nouveaux fournisseurs.
• Participe aux visites qualités et évaluations annuelles des fournisseurs (en compagnie du chargé de qualité).
• En collaboration avec la Finance, soumet les formulaires d’enregistrement aux nouveaux fournisseurs, demande le code fournisseur et archive les durs des dossiers fournisseurs.
• Négocie avec les fournisseurs les termes et conditions d’achat. Maintient une communication régulière avec les fournisseurs locaux.

Base des données

• Complète le tableau de suivi des coûts de transport, s’assure de sa mise à jour et partage les données avec le logistics Site Manager.
• S’assure que toutes les bases de données d’achat sont utilisées correctement (JDE, Team Space et Profile Paperless).
• Met à jour les informations « achat » dans JDE, dans la base de données Profile ou dans tout autre base de données (Team Space).
• Crée et met à jour le dossier d’analyse des produits.
• Gère, effectue le suivi des dossiers et les scans des factures et autres documents relatifs à l’archivage et au classement électronique dans profile et JDE.
• Participe à la mise à jour des statistiques et au reporting.
• Aide les clients internes à établir des plans d’achats qui permettre de faire des prévisions et des études anticipées des marchés.

Profil et qualités requises

• Diplôme universitaire (BAC+5) en Gestion, Administration et gestion des affaires, Logistique, Economie, Gestion de chaine d’approvisionnement ou autre domaine équivalent.
• Minimum 5 ans d’expérience professionnelle.
• Maîtrise du français oral et écrit.
• Bonne connaissance des langues locales (Swahili et lingala).
• Bon niveau d’anglais parlé et écrit.
• Rigoureux et avec une très bonne capacité d’organisation et de gestion d’équipe.
• Maîtrise des outils informatique (Pack office)
• Maîtrise du système Enterprise Resource Planning (ERP) obligatoire.
• Intègre dans toutes ses activités.
• Nationalité congolaise.

Comment postuler :

Compléter le formulaire au plus tard le 19/08/2023 avant 17h00 sur le lien FORMULAIRE DE RECRUTEMENT RESPONSABLE ACHATS GOMA.
NB :
– Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
– Les candidat.e.s qui ne compléteront pas le formulaire dont le lien ci-dessus ne seront pas consideré.e.s.
– Et si vous êtes présélectionné.e pour l’étape suivante, vous serez recontacté.e par email de notre équipe RH à qui vous devrez envoyer dans les 72 heures votre cv et lettre de motivation pour la suite du processus selon les indications.
– Les candidatures des personnes en situation de handicap sont vivement encouragées.
– Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
– Ce processus de recrutement servira également à alimenter le pool métier (réserve) des Responsables achats de grade B3 pour les besoins futurs au sein de la Délégation en RDC, pour une validité de 12 mois.
– Le CICR n’exige pas de fonds pendant et ni après le processus de recrutement.

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