Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) est une organisation humanitaire neutre, impartiale et indépendante qui fournit protection et assistance humanitaire aux personnes touchées par les conflits armés et autres situations de violence. Le CICR s’efforce également de prévenir la souffrance, par la promotion et le renforcement du droit et des principes humanitaires universels.
- Responsabilités Générales du poste
L’Assistant-e Administratif-ve fournit un soutien administratif et est responsable en toute indépendance de la technologie et de l’information (T&I) et du Welcome sur son site d’affection. Il/elle agit en qualité de personne de référence pour les protocoles écrits, la correspondance, les procédures, les outils standard de la gestion de l’information et du welcome.
A cet effet, il/elle est chargé (e) de :
- Gérer les contacts internes et externes du chef de mission, à travers les outils CICR et superviser la mise à jour des contacts des autres unités.
- Filtrer, contrôler et prioriser les demandes orales/écrites et documents destinés au chef de mission.
- Rédiger la correspondance protocolaire ou informelle – de manière autonome – à la signature du chef de mission ; réviser celle des autres départements et s’assurer du respect des règles protocolaires.
- Rédiger les PV de réunions à la demande du chef de mission et suivre les délais.
- Compiler/finaliser des documents de synthèse, rapports périodiques, etc.
- Organiser les réunions et événements internes et externes à la demande du chef de mission de façon autonome (demande de proformas / suivis administratifs et logistiques liés à l’événement).
- Superviser et contribuer à l’utilisation des espaces collaboratifs et des bases de données du site de la mission de Cotonou.
- Appliquer, expliquer et faire appliquer les règles en matière de classement électronique.
- Accueillir les visiteurs, les renseigner et les orienter vers le/la collaborateur-trice concerné-e.
- Réceptionner, transférer et effectuer les appels téléphoniques.
- Faire les réservation des billets d’avion au départ de Cotonou pour les voyages professionnels.
- Confirmer les billets d’avion pour le personnel en mission à Cotonou.
- Interagir avec les autorités compétentes (ministères, consulats, etc.) sur les certificats, les visas, les permis, les inscriptions, etc.
- Coordonner et veiller à la réservation en temps voulu de l’hébergement approprié (hôtel, appartement, maison) pour le personnel CICR, consultants, étudiants et autre parties prenantes ; s’assurer qu’ils reçoivent toute l’information / documentation institutionnelle et administrative nécessaire.
- Négocier les prix et conditions d’hôtellerie sur place en fonctions des critères du CICR.
- Organiser les dossiers de bienvenue, les cartes de visite, les programmes d’information, etc.
- Aider à l’organisation d’événements protocolaires (réceptions, etc.) et exécuter les tâches de secrétariat pour le chef de mission (photocopies, mailings, envoi courrier à Genève ou dans les sous-sites, gestion de l’économat, etc.).
- Veiller à ce que le nouveau collègue ait son profil IT prêt et lui fournir son matériel IT.
- Organiser le briefing des nouveaux collaborateurs.
Qualification et compétence requises
- Être de nationalité Béninoise.
- Être titulaire d’un diplôme universitaire en Assistanat de direction ou Gestion de l’information
- Justifier d’une expérience professionnelle minimum de 3 ans expérience en tant qu’Assistante dans une organisation ou entreprise internationale.
- Avoir une bonne maitrise des outils informatiques (Word, Excel, etc.).
- Avoir une parfaite maitrise du français (parlé et écrit) et de bonnes capacités rédactionnelles.
- Avoir une bonne maîtrise de l’anglais (parlé et écrit).
- Avoir le sens de la communication et de très bonnes qualités d’analyse, d’organisation et d’anticipation.
- Être capable de traiter des informations sensibles avec toute la confidentialité requise.
- Être capable de s’adapter, de travailler de manière autonome et sous pression.
Comment postuler ?