Le CICR recrute pour ce poste (26 Juillet 2022)

En vue de renforcer son équipe Santé pour sa sous-délégation de Bukavu, le CICR souhaite recruter Un-e Assistant-e Administratif-ve (Grade B1), pour une durée de 12 mois avec possibilité de renouvellement. La date souhaitée de début pour le (la) candidat(e) qui sera sélectionné(e) est le 01/09/2022.

Responsabilités et tâches principales

L’Assistant-e Administratif-ve exécute des tâches administratives et de secrétariat. Il/elle donne le support administratif nécessaire au processus de gestion des formations, correspondances et de l’information au sein de l’équipe santé Bukavu, précisément dans le projet de renforcement des capacités chirurgicales du personnel national et international. Il/elle :

• Gère les contacts internes et externes du projet, à travers les outils CICR et supervise la mise à jour des contacts des autres unités.
• Accueille les visiteurs au projet et organise les réunions à l’interne.
• Gère les agendas et organise les réunions avec des interlocuteurs internes ou externes du projet et gère les aspects logistiques.
• Rédige les PV de réunion et identifie/suit les délais.
• Filtre et priorise les demandes orales/écrites de rendez-vous et documents destinés au projet.
• Rédige en français la correspondance protocolaire ou informelle – de manière autonome – à la signature des parties ; met en page et/ou relit les correspondances, les rapports ou autres documents si nécessaire.
• Rédige, sur demande et avec l’appui du/de la supérieur-e hiérarchique, des procédures ou directives liées au projet.
• Contrôle les documents destinés au Management pour signature (contrats, Protocole d’accord, factures…).
• Révise la correspondance rédigée par les unités et s’assure du respect des règles protocolaires.
• Prépare des dossiers sur des thèmes particuliers liés au projet.
• Compile/finalise des documents de synthèse, rapports périodiques, collecte les informations sur le projet et les partage avec le/a team leader/teaching nurse.
• Exécute ou supervise les tâches de secrétariat pour le projet (photocopies, mailings, envoi courrier à Genève, au site principal, etc.).
• Organise les réunions et événements internes et externes de façon autonome (demande de proformas/suivis administratifs et logistiques liés à l’événement).
• Exécute, de façon autonome, des tâches administratives complexes (Service réquisition/Paiement factures/Gestion des journaliers avec appuis des ressources humaines).
• Participe à l’organisation de visites de donateurs ou autres interlocuteurs de haut niveau.
• Extrait des informations de bases de données et d’outils spécialisés, et les met à jour.
• Crée et tient à jour des fichiers papier ou électroniques. Assure le suivi de certaines procédures spécifiques.
• Prépare et finalise des courriers, des bordereaux, des présentations internes, des procès-verbaux de réunions et d’autres documents ; diffuse les informations pertinentes aux personnes concernées.
• Collecte, analyse et enregistre les statistiques dans le système informatique CICR (MAD) en collaboration avec l’équipe mobile.
• Organise le briefing sur le projet des nouveaux collaborateurs,
• assure la distribution de tout document électronique reçu avec les départements concernés.
• Assure le suivi des courriels et veille à la fluidité de la communication avec les partenaires.
• Assurer la sécurité du matériel (backup des données, tampons, badges, scellés, papier en-tête, etc.) et des informations sensibles.
• Assure la préparation logistique de réunions, notamment la mise en place des salles et du matériel ainsi que l’aménagement technique nécessaire à la tenue de conférences téléphoniques, de présentations et de vidéoconférences.

Profil et qualités requises :

• Diplôme universitaire (niveau Bac+3) de préférence en secrétariat, gestion commerciale, Administration ou formation équivalente ;
• Minimum 3 ans d’expérience dans un poste d’Assistant-e ou secrétaire de Direction ;
• Avoir la connaissance du milieu de la santé est un atout considérable ;
• Très bonne connaissance du français écrit et parlé ;
• Connaissance du swahili ;
• Une bonne maîtrise de l’anglais parlé et écrit de niveau intermédiaire (obligatoire) ;
• Bonnes connaissances de l’outil informatique, notamment des logiciels Microsoft Office, SharePoint et IBM Lotus Notes ;
• Sens de l’organisation, de la rigueur et rédactionnel ;
• Sens de l’initiative et capacité à travailler de manière autonome dans sa sphère de responsabilité ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Bonne présentation, aisance communicationnelle et relationnelle ;
• Discrétion, flexibilité et sens aigu de la confidentialité.

Comment postuler :

Complétez le formulaire au plus tard le 31 juillet 2022 avant 17 h sur le lien FORMULAIRE_DE_RECRUTEMENT_ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-ve_B1_BUKAVU.

NB :

– Les candidat. e. s qui ne compléteront pas le formulaire dont le lien ci-dessus ne seront pas consideré. e. s.

– Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

– Et si vous êtes présélectionné. e pour l’étape suivante, vous serez recontacté. e par email par notre équipe RH à qui vous devrez envoyer dans les 72 heures votre cv et lettre de motivation pour la suite du processus selon les indications.

– Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

– Les candidatures de personnes en situation de handicap sont vivement encouragées.

– Le CICR n’exige pas de fonds pendant le processus de recrutement.