Le Centre pour le dialogue humanitaire (HD) œuvre à la prévention et à la résolution des conflits armés dans le monde entier par la voie de la médiation et de la diplomatie discrète.
POSTE : Associé administratif et logistique – Nigéria
L’associé administratif et logistique soutiendra l’équipe nigériane en fournissant un soutien administratif pour le dialogue de HD et les activités associées, notamment : les processus financiers, l’administration des ressources humaines, la logistique, les achats et la liaison avec les prestataires de services.
Relevant du responsable administratif et financier du Nigéria, l’associé administratif et logistique aura les responsabilités suivantes :
Gestion des achats
- Responsable de l’assistance au processus d’approvisionnement au sein de HD Nigeria.
- Il s’agit de rechercher des fournitures, d’obtenir des devis et d’émettre des bons de commande.
- Gérer les tâches administratives liées à l’approvisionnement. Celles-ci comprennent, sans toutefois s’y limiter :
- Tenue de registres
- Coordination avec les fournitures
- Assurer la livraison ponctuelle des biens et services
- Peut également aider à la gestion des contrats, à l’évaluation des fournisseurs et au respect des politiques d’approvisionnement du HD et du donateur (si elles sont différentes du HD).
- Soutenir les processus pour garantir que les services et les biens sont achetés au meilleur rapport qualité-prix possible
- Impliquer l’examen des contrats pour déterminer si les besoins en termes de coûts et de performances sont satisfaits et rechercher des options alternatives dans le cas contraire.
- Impliquer la diligence raisonnable et le contrôle des fournisseurs (filtrage des sanctions)
- Assurer le renouvellement/la prolongation en temps opportun de tous les contrats existants avant la période d’expiration.
- Maintenir et mettre à jour régulièrement le suivi des achats et le partager sur une base hebdomadaire.
- Examiner et mettre à jour l’état des achats chaque semaine pour tenir les équipes de programme informées de l’état de leurs achats.
- Assurer un système de classement approprié grâce à l’utilisation de systèmes de classement manuels et électroniques pour tous les documents liés aux achats.
Administration de bureau
- Préparez des accords de conseil en utilisant des modèles HD et en les vérifiant, assurez-vous que la documentation appropriée est fournie par les consultants.
- Vérifiez l’exactitude et l’exhaustivité des factures, des feuilles de temps et des rapports d’activité des consultants.
- Aider les consultants sur les questions contractuelles, les politiques HD, les questions logistiques, financières et autres.
- Mettre à jour la liste des consultants sur une base mensuelle.
- Assurez-vous que les documents des consultants sont bien archivés dans le dossier partagé.
- Préparer et classer les bons de commande pour tous les actifs fixes du bureau, assurer la liaison avec l’équipe informatique de Genève pour tout équipement informatique et autre inventaire de bureau pour les membres de l’équipe nigériane et les nouveaux employés/consultants.
- Gérer les achats de bureaux et les paiements de loyer.
Logistique
- Soutenir l’équipe nigériane dans l’organisation de réunions, de conférences et d’autres types d’activités.
- Prenez les devants dans la préqualification des hôtels et des sociétés de location de voitures utilisés dans HD Nigeria.
- Assurer la liaison avec les participants et les invités en fonction des instructions du chef de projet (PM), par exemple en préparant les lettres d’invitation et en servant de point focal pour les demandes des participants.
- Gérer tous les préparatifs de voyage (y compris les vols, les visas, l’hébergement et l’assurance) pour le personnel, les consultants et les visiteurs de HD conformément aux politiques de HD ; aider à la préparation des autorisations de voyage, si nécessaire.
- Compiler les informations financières liées à toutes les dépenses de voyage; contrôler et valider les demandes de remboursement et les pièces justificatives; et, le cas échéant, aider les membres de l’équipe HD à les remplir.
- Aider à négocier les tarifs et à conclure des contrats avec des fournisseurs externes (tels que des hôtels et des salles de conférence) et fournir une assistance sur les questions de réservation.
- Gérer les paiements logistiques via carte(s) de crédit HD conformément aux procédures HD (approbations et documentation).
- Fournir des estimations de coûts logistiques à des fins budgétaires sur les projets.
- Travailler avec le responsable comptable au Nigéria pour régler les paiements et les remboursements associés. Peut être amené à se déplacer pour apporter son soutien aux réunions de projet de l’équipe nigériane.
Administration des ressources humaines
- Soutenir le bien-être du personnel, être en charge du budget de bien-être HD pour les membres de l’équipe nigériane.
- Assurer la conformité aux politiques et procédures RH de HD (SOP – procédures opérationnelles standard) ainsi qu’aux contrôles internes liés aux RH conformément au système de contrôle interne (ICS) de HD.
- Gérer et soutenir l’intégration du nouveau personnel rejoignant l’équipe du Nigéria
- Soutien administratif dans la mise en œuvre opportune des procédures et politiques d’embauche, y compris la vérification des profils dans Exiger.
- Assurer le suivi afin de garantir l’achèvement et la soumission en temps opportun et avec précision des feuilles de temps mensuelles du personnel.
- Coordonner le processus d’arrivée et de départ du personnel.
- Maintenir les informations pertinentes sur le personnel et les consultants dans Hubdrive (système RH).
- Toutes autres tâches administratives demandées par le responsable administratif et financier.
Qualifications:
Le candidat retenu doit avoir :
- Au minimum un baccalauréat en sciences sociales/administration/gestion d’entreprise
- Qualification professionnelle pertinente en administration des affaires/gestion des ressources humaines, en approvisionnement ou en logistique
- Au moins 3 ans d’expérience professionnelle en logistique, approvisionnement, ressources humaines et administration de bureau.
- Excellente maîtrise de l’anglais écrit et parlé. Maîtrise des applications Microsoft Office, Sharepoint, OneDrive et connaissances avancées d’Excel requises.
- Une expérience dans l’utilisation des applications RH, des outils de réservation et d’autorisation de voyage en ligne et de Business Central est un avantage.
Personnalité:
Le candidat retenu doit avoir :
- Bonnes compétences interpersonnelles;
- La capacité de traiter des informations confidentielles ;
- Excellentes capacités de représentation;
- Solides compétences multitâches ;
- Une approche proactive et motivée.
Si vous êtes intéressé par ce poste et que vous répondez aux qualifications décrites ci-dessus, veuillez envoyer votre CV (maximum 2 pages) accompagné d’une courte lettre de motivation avant le 8 septembre 2024 à [email protected].
