Le Centre international de développement des engrais (IFDC) est une organisation internationale publique (PIO) à but non lucratif qui combine recherche innovante, développement de systèmes de marchés et partenariats stratégiques pour diffuser des solutions agricoles durables pour améliorer la santé des sols, la sécurité alimentaire et les moyens de subsistance dans le monde entier. Le Centre International de Développement des engrais (IFDC) recrute Agent administratif bilingue.
Description de l’emploi
Agent administratif bilingue du programme/adjoint personnel des directeurs de programme
Arrière-plan
Le programme 2SCALE 2019-24 s’appuie sur les réalisations et les enseignements tirés d’une première phase (2012-18, www.2scale.org). Il vise à être un programme phare de la politique de sécurité alimentaire des Pays-Bas et l’un des principaux catalyseurs de l’agro-industrie inclusive en Afrique subsaharienne.
2SCALE est conçu pour incuber et accélérer le développement d’une agro-industrie inclusive dans des pays cibles en Afrique (Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Éthiopie, Ghana, Kenya, Mali, Niger et Nigeria). Les partenariats public-privé (PPP) sont la principale modalité de mise en œuvre pour atteindre les objectifs du programme. La stratégie de 2SCALE est triple :
- Incuber des entreprises inclusives :Par le biais de PPP, 2SCALE travaille avec des entreprises privées pour développer des modèles d’agro-industrie qui favorisent l’inclusion, développent un (nouvel) avantage concurrentiel et ont un potentiel de mise à l’échelle. Les PPP soutiennent le développement de la chaîne de valeur et la formation de clusters agro-industriels. L’approche des clusters agro-industriels aide les petits exploitants agricoles à développer l’agriculture en tant qu’entreprise et à fournir des produits agricoles aux marchés locaux, nationaux, régionaux et internationaux. 2SCALE s’associe à des entreprises agroalimentaires africaines et multinationales en tant que moteurs pour augmenter la productivité et améliorer l’efficacité et la durabilité des clusters agroalimentaires et des chaînes de valeur soutenus. Une attention particulière est accordée aux jeunes et aux femmes pour intégrer les chaînes de valeur (en tant qu’agriculteurs, ouvriers, entrepreneurs, prestataires de services),
- Réplication de l’entreprise inclusive : grâce aux PPP, 2SCALE soutient la réplication des modèles commerciaux les plus performants, dans différents contextes (régions, industries), avec le même ou des partenaires privés différents.
- Faciliter la transformation du secteur et l’alignement des politiques : 2SCALE aide également les entreprises partenaires à conduire la transformation du secteur et l’alignement des politiques pour les goulots d’étranglement critiques qui ne peuvent pas être résolus par les acteurs au sein des PPP ciblés et qui affectent simultanément un certain nombre d’acteurs du secteur.
2SCALE est financé par le ministère néerlandais des Affaires étrangères et mis en œuvre par un consortium dirigé par le Centre international de développement des engrais (IFDC) et comprenant le Centre d’innovation de la base de la pyramide (BoPInc) et l’Organisation néerlandaise de développement (SNV). Le Partnerships Resource Center (PrC) soutient le consortium en tant que partenaire de connaissances.
Résumé de la position
L’agent administratif bilingue du programme 2SCALE est chargé d’aider l’équipe de gestion du programme (PMT) à mener à bien ses tâches, à gérer l’archive globale du programme et à soutenir les autres membres de l’équipe dans les tâches liées aux activités du programme.
Devoirs
- Coordonner la planification, l’organisation et la mise en œuvre d’ateliers, de réunions de gestion élargies, de retraites du personnel et d’autres événements à la demande de l’équipe de gestion du programme.
- Coordonner l’organisation administrative des événements régionaux et au niveau du programme (par exemple, ateliers, retraites/réunions du personnel, conférences). Cela comprend le soutien au personnel pour l’obtention de visas ; assurer la liaison avec l’équipe des finances pour assurer une couverture d’assurance appropriée liée aux voyages ; obtenir le briefing de sécurité pour le voyage concerné, réserver des vols/hôtels ; identifier les lieux et les options de restauration ; produire des itinéraires; rédiger des notes logistiques, s’engager avec les parties prenantes concernées au nom du programme et d’autres soutiens si nécessaire.
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de communication et fournir un soutien dans la production de matériel de communication, y compris la rédaction et l’édition de mises à jour thématiques du bulletin d’information, de notes d’information, etc. Cela comprend la relecture, la mise en forme du matériel et la coordination avec les imprimeurs/autres services externes au besoin.
- Faciliter les arrangements logistiques pour les consultants ayant une portée régionale et, si nécessaire, les consultants ayant une affectation dans le pays, y compris les exigences en matière de visa, les réservations d’hôtel, la prise en charge et le retour à l’aéroport, les arrangements de vol, les demandes de voyage, les rapports de frais de voyage, etc. .
- Organisez la mise en place d’un calendrier partagé Outlook [1] des voyages et des congés de tout le personnel de 2SCALE.
- Développer, mettre à jour et partager la liste du personnel 2SCALE et assurer l’exactitude de toutes les coordonnées.
- Traduire des documents courts du français vers l’anglais et vice versa ou organiser la traduction par des prestataires externes et responsables des documents finaux
- Partagez des documents avec l’équipe (ou une partie de l’équipe) au nom de l’EGP ou de l’un de ses membres.
- Contribuer à l’organisation proactive de l’agenda des membres de l’EGP en organisant les rendez-vous, les réunions, les déplacements et l’hébergement.
- Responsable de la rédaction des procès-verbaux lors des réunions de l’EGP, y compris la soumission d’un rapport en temps opportun.
- En étroite collaboration avec le personnel administratif de l’IFDC, soutenir l’unité de gestion du programme 2SCALE dans la gestion logistique (par exemple, papeterie, réunions à domicile, logistique des voitures, orientation des options de déjeuner et autres aspects pratiques pour les membres du personnel et les invités en visite).
- Coordonner et organiser les visites officielles des membres du conseil de surveillance, des membres du comité de sélection, des ministres, etc. dans les pays 2SCALE.
- Gestion des problèmes liés aux RH tels que le remplissage des formulaires de demande d’employé/stagiaire, la coordination des vérifications des références pour le personnel 2SCALE nouvellement recruté, etc., en étroite collaboration avec l’unité RH de l’IFDC.
- En collaboration avec le directeur de programme et les chefs de projet 2SCALE, aider à l’élaboration du calendrier annuel du programme de formation
- Soutenir le coordinateur du programme mondial de mentorat pour les jeunes 2SCALE
- Aider à la gestion et à l’organisation du calendrier des directeurs de programme en planifiant des rendez-vous, des réunions, etc. et des activités quotidiennes, y compris les courses.
- Gérer et coordonner les déplacements professionnels et personnels des directeurs de programme.
- Préparer les ordres du jour, assister aux réunions, transcrire la correspondance à partir de notes manuscrites.
- Préparer la communication au nom des directeurs de programme.
- Ces tâches peuvent être étendues à des projets d’adhésion gérés par un ou plusieurs membres de l’équipe 2SCALE.
Toute autre mission que la direction de 2SCALE juge nécessaire au succès du programme ou à la contribution au travail de l’IFDC en tant qu’institution mondiale.
Qualifications et expérience
- Au moins un baccalauréat universitaire, avec un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle
- Expérience de travail pour une ONG internationale
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication orale et écrite indispensables
- Solides compétences informatiques, en particulier avec MS Word et Excel
- Bilingue – français et anglais
Compétences du rôle
- Attitude proactive
- Communicateur fort
- Solides compétences en organisation
- Planificateur efficace
- Excellentes compétences verbales, analytiques, organisationnelles, de facilitation et écrites
- Capacité à travailler en équipe dans différentes cultures.
- Capacité à travailler avec un minimum de supervision et à prendre des initiatives.
- Gestion de programme
- Souci du détail et capacité à produire des rapports opportuns et précis.
- Compétences personnelles
- Conformité
- Maîtrise du français et de l’anglais
Surveillance
L’agent administratif bilingue du programme 2SCALE sera supervisé par le directeur du programme 2SCALE et rendra compte à celui-ci. Elle/il travaille en étroite collaboration avec le directeur adjoint du programme et les autres membres de l’EGP.
[1] Ou tout autre système convenu
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