À propos d’AfricaRice
Le Centre du riz pour l’Afrique (AfricaRice) est une organisation de recherche panafricaine leader œuvrant pour l’amélioration des moyens d’existence en Afrique par des activités scientifiques et des partenariats efficaces. AfricaRice est un Centre de recherche du CGIAR. AfricaRice est aussi une association intergouvernementale de 28 pays membres africains, qui a son siège en Côte d’Ivoire.
Le Centre du riz pour l’Afrique (AfricaRice) recrute un (e) Responsable Administratif des Services d’Appui qualifié(e) qui sera basé(e) à la Direction générale d’AfricaRice à Cocody, Abidjan – Côte d’Ivoire. Il/elle travaillera sous la supervision de Directeur des Finances et des Services Généraux
Objectif du poste
Le/La Responsable Administratif des Services d’Appui rendra compte au Directeur des finances et des services généraux (DFCS) et sera chargé d’aider à coordonner toutes les fonctions d’appui administratif relevant de la division des services généraux, telles que la liaison, les voyages, les visiteurs, les conférences et la cafétéria, le registre, les achats et les magasins, afin de garantir l’efficience et l’efficacité des services fournis. Il assiste le DFCS dans l’accomplissement de toute autre tâche administrative nécessaire.
Principales responsabilités
Sous la supervision du Directeur des Finances et des Services Généraux, le/la Responsable Administratif des Services d’Appui mènera des activités dont les tâches spécifiques incluent entre autres :
• Coordonner la planification, la mise en œuvre et la réalisation des rapports sur diverses fonctions d’appui administratif afin de garantir la qualité et la rapidité de la prestation de services ;
• Assister le DFCS et lui apporter un soutien quotidien dans la gestion du bureau, en s’occupant de diverses activités administratives et en assurant le suivi des questions en suspens en consultation avec les partenaires internes et externes ;
• Gérer les liens entre les bureaux et assurer le traitement approprié des documents et du flux d’informations, à destination et en provenance du bureau du DFCS, y compris la gestion et l’archivage des dossiers ;
• Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des politiques administratives, des lignes directrices et des procédures opérationnelles et en contrôler la mise en œuvre ;
• Collaborer avec le personnel concerné de la division des services généraux à l’élaboration des plans de travail et des budgets, au suivi des résultats et à l’évaluation des performances sur une base annuelle ;
• Prendre les dispositions nécessaires pour les réunions de la division des services généraux à la demande du DFCS et préparer les documents de base, les rapports et les procès-verbaux appropriés ;
• Coordonner la préparation des contrats de service, gérer la mise en œuvre et faciliter la communication entre les utilisateurs finaux et les fournisseurs de services ;
• Assurer le suivi des recommandations d’audit concernant les fonctions d’appui administratif et veiller à ce que des mesures correctives soient prises le cas échéant ;
• Assurer la présentation régulière et dans les délais des rapports d’activité (y compris le recouvrement des coûts) concernant la liaison, les voyages, les visiteurs, les conférences et la cafétéria, le registre, les achats et les magasins ;
• Rédiger des lettres, des mémos, des rapports de correspondance ou d’autres documents administratifs et effectuer toute autre tâche administrative confiée par le DFCS ;
• Assurer le suivi des achats exonérés de TVA et prendre les mesures nécessaires pour obtenir des certificats d’exonération de TVA pour les fournisseurs ;
• Contribuer à l’émission de bons de réception des marchandises (BRM) pour les articles reçus dans le cadre de la passation de marchés ;
• Responsable de la gestion de toutes les activités de gestion des risques pertinentes pour ses fonctions ;
• Toute autre tâche pouvant être confiée de temps à autre par le DFCS.
Qualifications / critères de sélection
Qualifications : Le(la) candidat devra être titulaire au minimum d’une maîtrise (Baccalauréat + 5) en gestion d’entreprise, en secrétariat ou équivalent.
Expérience professionnelle et compétences clés :
• Au moins 5 ans d’expériences professionnelles pertinentes, de préférence dans des organisations internationales ou des ONG ;
• Une expérience en tant qu’agent administratif ou assistant de direction sera un atout supplémentaire ;
• Être motivé, fiable et avoir l’esprit d’initiatives ;
• Avoir de bonnes compétences en informatique, une excellente connaissance des applications Microsoft Office ;
• Pouvoir travailler sous pression et avoir de très bonnes compétences interpersonnelles et de communication ;
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision ;
• Maîtrise totale de l’anglais et du français, avec de bonnes capacités rédactionnelles dans les deux langues.
Langues
Le/la candidat(e) devrait être en mesure de communiquer couramment (à l’oral et par écrit) en anglais ou en français et avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
Termes et conditions
• Il s’agit d’un poste Régional ;
• AfricaRice offre un salaire et des avantages attrayants ainsi qu’un environnement de travail collégial et sensible au genre ;
• Le contrat est d’une durée de deux (2) ans renouvelables en fonction de la performance et de la disponibilité des fonds.
Comment faire acte de candidature
1. Pour faire acte de candidature, veuillez cliquer sur le lien suivant : http://jobs.africarice.org
2. Cliquer sur l’intitulé du poste « Responsable Administratif des Services d’Appui »
3. Suivre les procédures de candidature étape par étape.
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Les candidatures sont recevables jusqu’au 31 Août 2023
AfricaRice favorise l’égalité des chances et est convaincu que la diversité de son personnel contribue à l’excellence. Nous remercions tou(te)s les candidat(e)s mais seuls les candidat(e)s
Présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Pour de plus amples informations sur AfricaRice, veuillez visiter notre site web à : www.AfricaRice.org
