Rejoindre Deloitte, c’est dire oui à une expérience qui a du sens, celle où les rencontres et les missions vous poussent à grandir chaque jour. C’est évoluer dans un environnement de travail basé sur la confiance, la transmission et l’intelligence collective pour construire l’avenir de nos clients.
POSTE 1 : Soutien administratif
Objectif du poste
Le titulaire du poste de soutien administratif sera chargé de fournir une assistance administrative à divers services au sein d’AMCE. Il assurera le bon fonctionnement du bureau en gérant la correspondance, la planification, la saisie de données et en soutenant les tâches quotidiennes du bureau. Le poste de soutien administratif contribuera à maintenir un environnement hautement organisé et efficace pour l’équipe et à améliorer la productivité globale de l’établissement.
Responsabilités principales
Gestion opérationnelle et administrative
- Coordonner les activités administratives quotidiennes, assurant le bon fonctionnement du bureau.
- Gérer la planification des rendez-vous et des réunions pour les chefs de service et les cadres supérieurs.
- Organiser et tenir à jour les dossiers et les fichiers du bureau, en veillant au respect des réglementations en matière de protection des données.
- Assurer la commande en temps opportun des fournitures de bureau et surveiller les niveaux de stocks.
- Coordonner la logistique des événements, des réunions et des conférences de l’hôpital.
Communication et correspondance
- Servir de point de contact pour la communication interne et externe, en personne et par téléphone/courriel.
- Préparez, relisez et modifiez la correspondance telle que les courriels, les notes de service et les rapports.
- Relayer les messages entre les différents services et assurer un suivi adéquat.
- Maintenir une communication efficace avec les patients, les familles et les fournisseurs.
- Développer et gérer les protocoles de communication pour le personnel interne.
Soutien financier et budgétaire
- Aider au traitement des factures, au suivi des dépenses du service et à la gestion des budgets.
- Fournir un soutien au personnel financier supérieur dans la préparation des rapports et de la documentation financiers.
- Assurer le paiement en temps opportun des factures des fournisseurs et tenir des registres des transactions financières.
- Aider au suivi et au rapprochement des budgets départementaux.
- Aider à préparer les rapports d’audit et assister au processus d’audit interne.
Ordonnancement et coordination
- Soutenir la planification des réunions, des rendez-vous et des interventions chirurgicales pour les professionnels de la santé.
- Coordonner avec les médecins, les infirmières et les autres membres du personnel médical pour assurer une planification efficace.
- Préparez la documentation et le matériel nécessaires aux réunions ou aux visites de patients.
- Faciliter la préparation et l’organisation des formulaires et des rapports d’admission des patients.
- Assurez-vous que toute la documentation est correctement classée et facilement accessible en cas de besoin.
Conformité et documentation
- Assurez-vous que toutes les activités opérationnelles respectent les réglementations en matière de santé et les politiques organisationnelles.
- Aider à maintenir la conformité avec les dossiers médicaux et les normes de confidentialité des patients.
- Soutenir les processus d’audit et fournir la documentation requise pour les audits juridiques et réglementaires.
- Restez au courant des politiques, de la législation et des meilleures pratiques en matière de santé.
- Assurer un contrôle approprié des documents, y compris le stockage et la récupération des dossiers sensibles des patients.
Exigences en matière d’éducation
- Un baccalauréat en administration des affaires, en gestion ou dans un domaine connexe est préférable.
- Une maîtrise en administration des soins de santé, en administration des affaires ou dans un domaine connexe est un avantage supplémentaire.
- Toute certification administrative ou liée aux soins de santé est un plus (par exemple, administration de cabinet médical, administration des services de santé).
- 1 à 4 années d’expérience en soutien administratif, de préférence dans un milieu de soins de santé.
- Une expérience de travail dans un environnement médical ou dans un hôpital est préférable.
- Capacité avérée à gérer les fonctions administratives, y compris la planification, la facturation et la gestion de bureau.
- Une expérience avec un logiciel de gestion des soins de santé ou des systèmes similaires est un avantage.
Exigences en matière de connaissances
- Connaissance des procédures et des meilleures pratiques du bureau.
- Connaissance de diverses applications logicielles (par exemple, traitement de texte, tableurs, bases de données).
- Compréhension des principes de base de la comptabilité et des achats.
Compétences requises
- Excellentes compétences en communication (écrite et verbale) et interpersonnelles.
- Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
- Maîtrise de la saisie de données et de la tenue de dossiers.
- Capacité à prioriser les tâches et à travailler de manière autonome.
Capacités personnelles
- Haut niveau d’intégrité et de confidentialité.
- Souci du détail et de la précision.
- Attitude positive et orientation vers le service client.
- Adaptabilité et flexibilité.
- Proactif et débrouillard.
