Le Bureau sous-régional de l’OIM recrute pour ce poste (23 Août 2024)

Créée en 1951, l’Organisation internationale pour les migrations (OIM) est la première agence des Nations Unies chargée des migrations et une organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine de la migration. Il collabore étroitement avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux, avec pour mission de favoriser une migration humaine et bien organisée pour le bénéfice collectif. Cet objectif est atteint en offrant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

Fonctions/responsabilités principales :

Sous la supervision générale du chef de mission du bureau de pays en Guinée, l’assistant administratif principal fera partie de l’unité de soutien administratif qui est responsable des tâches administratives au sein du bureau de Guinée. Il/elle exercera les fonctions suivantes :

1. Gérer et surveiller un volume important et diversifié de correspondance et de documentation complexes, souvent de nature confidentielle et sensible ; assurer un acheminement, une réponse, une priorisation, une exactitude, une cohérence, une traduction informelle et une ponctualité appropriés ; porter des questions complexes, sensibles ou prioritaires à l’attention du superviseur ;
2. Fournir des informations et des conseils au personnel à tous les niveaux de l’unité organisationnelle ; assurer la compréhension de l’intention et des délais ;
3. Organiser les rendez-vous et les déplacements professionnels, tenir à jour le calendrier du superviseur et recevoir les visiteurs ;
4. Organiser des réunions de haut niveau, finaliser les ordres du jour et les invitations, assurer la production et la distribution de la documentation, prendre des notes et préparer les procès-verbaux, et assurer le suivi des actions requises ;
5. Organiser et coordonner le travail effectué par les autres membres du personnel de soutien du bureau ; coordonner les activités à travers la division, y compris les problèmes divisionnaires, les délais et autres demandes ;
6. Établir des procédures internes et des systèmes de suivi de la correspondance et des documents ; vérifier que les travaux sont effectués conformément aux normes de l’entreprise; suivre l’avancement des travaux ;
7. Répondre aux demandes écrites et rédiger des réponses aux questions non routinières ; coordonner les réponses aux demandes sensibles au nom du superviseur ;
8. Effectuer le suivi de la préparation des rapports, de la correspondance, des notes d’information et autres documents ; examiner les documents et apporter des modifications à leur format ou à leur style conformément aux pratiques standard ; effectuer des recherches et préparer des documents d’information pour le superviseur ; fournir des traductions informelles vers une autre langue officielle ;
9. Coordonner, suivre et traiter les actions administratives (ressources humaines, contrats, achats, comptabilité, finances, logistique) dans les systèmes informatisés de l’OIM ;
10. Évaluer les besoins de soutien continus du bureau, adapter la prestation de services pour répondre aux besoins changeants et résoudre les problèmes opérationnels selon les besoins ;
11. Assurer l’initiation d’une variété de transactions dans les systèmes administratifs informatisés de l’organisation; et,
12. Effectuer d’autres tâches selon les besoins.

Qualifications et expérience requises :

Éducation

• Diplôme d’études secondaires avec six années d’expérience pertinente; ou,
• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe d’un établissement accrédité avec quatre années d’expérience professionnelle pertinente.

Expérience

• Maîtrise des applications Microsoft Office, par exemple Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook ;
• Souci du détail, capacité à organiser la paperasse de manière méthodique ;
• Discret, soucieux du détail et du client, patient et disposé à apprendre de nouvelles choses ; et,
• Une expérience professionnelle préalable auprès d’organisations humanitaires internationales, d’institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un environnement multiculturel est un avantage.

Langues

• Pour tous les candidats, la maîtrise du français et de l’anglais est requise (oral et écrit).
• Les langues nationales sont un avantage

Remarques :

Les universités accréditées sont celles répertoriées dans la base de données mondiale de l’UNESCO sur l’enseignement supérieur ( https://whed.net/home.php ).

Compétences requises :

Le candidat retenu devra démontrer les valeurs et compétences suivantes :

Valeurs – tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces cinq valeurs :

• Inclusion et respect de la diversité : Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l’inclusion.
• Intégrité et transparence : Maintenir des normes éthiques élevées et agir d’une manière conforme aux principes/règles et normes de conduite de l’organisation.
• Professionnalisme :  Démontre une capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve d’un jugement attentif pour relever les défis quotidiens.
• Courage :  Démontre une volonté de prendre position sur des questions importantes.
• Empathie : fait preuve de compassion envers les autres, permet aux gens de se sentir en sécurité, respectés et traités équitablement.

Compétences de base – indicateurs comportementaux niveau 2

• Travail d’équipe : Développe et promeut une collaboration efficace au sein et entre les unités pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
• Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité de manière axée sur le service et en temps opportun. Est orienté vers l’action et s’engage à atteindre les résultats convenus.
• Gérer et partager les connaissances : Cherche continuellement à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.
• Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
• Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Le cadre de compétences de l’OIM peut être consulté à ce lien :

https://www.iom.int/sites/default/files/about-iom/iom_revised_cometency_framework_external.p df

Les compétences seront évaluées lors d’un entretien axé sur les compétences.

Autre:

La nomination sera soumise à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination et à la vérification de la résidence, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.

Seuls les candidats résidant soit dans le pays du lieu d’affectation, soit dans un endroit d’un pays voisin situé à distance de trajet du lieu d’affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, une condition préalable pour accéder au poste est la résidence légale dans le pays du lieu d’affectation, ou dans le pays voisin situé à distance de trajet, et un permis de travail, le cas échéant.

Les postes vacants ferment à 23h59, heure locale de Conakry, en Guinée, à la date de clôture respective. Aucune candidature tardive ne sera acceptée.