Le PNUD aide les pays en développement à mobiliser et utiliser l’aide efficacement. Dans toutes ses activités, il encourage la protection des droits de l’homme, le développement des capacités et l’autonomisation des femmes.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Sous la supervision directe et la direction générale du responsable de programme, le spécialiste des finances est chargé de garantir la plus grande efficacité dans la gestion des ressources financières et la fourniture d’informations financières précises, soigneusement étudiées et documentées, la prestation efficace des services financiers et l’utilisation transparente des ressources financières et la gestion des finances des subventions du Fonds mondial. Le spécialiste des finances supervise et dirige le personnel de soutien de l’unité financière et assure une solide coordination avec le personnel des programmes et des achats de l’UGP pour une gestion efficace des budgets des programmes.
Le spécialiste des finances travaille en étroite collaboration avec les sous-bénéficiaires (SR) et les sous-sous-bénéficiaires (SSR) du projet du Fonds mondial, l’unité des opérations du bureau de pays et les équipes de projet du bureau de pays pour assurer la mise en œuvre et la supervision réussies des ressources du programme du FM et la performance du bureau de pays en matière de finances. En outre, le spécialiste des finances jouera un rôle de premier plan dans le développement des capacités des systèmes de gestion financière des homologues nationaux pour la transition des programmes.
Pour permettre aux autorités nationales de gérer les ressources du FM au cours du prochain cycle d’allocation et de passer avec succès l’évaluation des donateurs, le bureau de pays du PNUD s’engagera activement dans un plan de développement des capacités et de transition. Le spécialiste des finances soutiendra la conception, la mise en œuvre et le suivi de ce plan, en définissant des étapes claires, en consacrant du temps du personnel financier à la mise en œuvre du plan et en identifiant de manière proactive les stratégies à mettre en œuvre pour maximiser les chances de succès du processus de transition, ainsi que les ressources disponibles à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Diriger la coordination avec les autres prestataires d’assistance technique engagés dans le processus de transition est également un facteur clé de succès.
Cela se fera conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD, aux accords de subvention et aux accords d’entreprise avec le GF, et en collaboration avec les parties prenantes nationales et en étroite coordination avec le GF (y compris l’agent local du Fonds), les partenaires techniques du CCM et les entités des Nations Unies, le GFPHST.
Les principales tâches et responsabilités comprennent :
Assure une gestion et une surveillance efficaces et précises des ressources financières, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
- Dirige l’analyse financière et la supervision de toutes les ressources gérées par les programmes du Fonds mondial et fournit des conseils financiers techniques de haute qualité au responsable du programme et aux autres membres du personnel de l’UGP et à la haute direction du bureau de pays.
- Diriger la planification appropriée, le suivi des dépenses des ressources financières conformément aux règles et réglementations du PNUD, aux politiques et procédures, aux accords de subvention et aux accords d’entreprise avec le Fonds et aux règles de gestion financière du Fonds mondial ;
- Diriger le maintien de contrôles de gestion financière internes solides sur tous les processus financiers.
- Assure l’élaboration, la mise en œuvre et la modification d’un processus de flux financier efficace afin de refléter les exigences de gestion financière du programme, qui sont guidées par les évaluations des risques.
- Établit et maintient un système de reporting pour les besoins internes et ceux du Fonds mondial, y compris les sous-bénéficiaires, les entrepreneurs, les prestataires de services et les prestataires d’assistance technique.
- Assure un flux d’informations efficace entre les acteurs financiers et non financiers (Instance de coordination nationale (CCM), Fonds mondial, Agent local du Fonds et Sous-récipiendaires) afin de relier efficacement les résultats programmatiques aux dépenses, comme l’exige le Fonds mondial.
- Dirige, développe et maintient une structure organisationnelle pour l’unité financière, dirige le personnel de recrutement, favorise la diversité, l’équité et l’inclusion et renforce les capacités techniques, de gestion et de leadership du personnel pour la promotion de l’excellence organisationnelle.
- Surveille avec le spécialiste PSM la performance financière des systèmes de gestion des approvisionnements/des achats.
- Prépare les estimations de coûts pour différentes activités en fonction des besoins de la gestion du programme.
- Diriger l’élaboration, le suivi et la communication à la direction des indicateurs clés de performance financière ; et
- Diriger le développement et la maintenance d’un système de gestion de documents pour le PNUD, y compris les dossiers des sous-bénéficiaires, des entrepreneurs, des prestataires de services et des prestataires d’assistance technique.
Assure la mise en œuvre des stratégies et des procédures opérationnelles, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Établit et/ou assure des procédures financières solides : par exemple, les recettes, les paiements, les décaissements et la comptabilité, les procédures de classement des projets GF des sous-bénéficiaires.
- Assure la conformité des procédures financières en place avec les exigences financières/comptables et d’approvisionnement du Fonds mondial et du PNUD.
- Effectue une analyse et un suivi continus de la situation financière, ainsi que la présentation des prévisions pour les programmes du Fonds mondial.
- Assure la clôture rapide des programmes et le respect des règles, politiques et procédures du Fonds mondial et du PNUD, y compris le transfert des actifs.
- Assure la surveillance de la transparence des processus financiers et de l’utilisation des fonds ainsi que du respect des directives financières du Fonds mondial et du PNUD.
- Dirige la préparation des rapports des donateurs, des prévisions mensuelles de flux de trésorerie et des prévisions annuelles de flux de trésorerie, ainsi que de l’état des sources et des utilisations des fonds, conformément aux exigences du Fonds mondial.
- Dirige la préparation d’autres rapports financiers à soumettre au LFA/Fonds mondial, agissant en tant que point focal pour les informations de gestion financière du LFA/Fonds mondial.
- Élabore et met en œuvre des stratégies d’économie et de réduction des coûts sous la direction du responsable de programme.
- Sous la direction du responsable de programme, il facilite les audits et les enquêtes du Bureau d’audit et d’enquêtes, ainsi que les audits des sous-bénéficiaires et du Bureau de l’inspecteur général, conformément aux accords d’entreprise avec le Fonds mondial et aux règles, réglementations, politiques et procédures du PNUD, et veille à ce que la mise en œuvre des recommandations et des conclusions d’audit soit rapide en ce qui concerne la gestion financière, des actifs et des sous-bénéficiaires.
- Surveille régulièrement les rapports d’exceptions financières pour les activités et transactions inhabituelles, enquête sur les anomalies ou les transactions inhabituelles et informe les superviseurs des résultats de l’enquête lorsque des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues ; et
- Diriger la préparation de prévisions de trésorerie mensuelles ponctuelles et de qualité à l’usage du responsable du programme en liaison avec d’autres partenaires de mise en œuvre.
Gère les budgets des programmes et assure un contrôle adéquat des comptes des programmes en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Diriger la gestion des ressources financières par la planification, l’orientation, le suivi et le contrôle des ressources conformément aux règles et réglementations du PNUD.
- Prépare et surveille les budgets des programmes dans Quantum et s’assure que le budget dans le système Hyperion Planning and Budgeting Cloud est conforme au budget détaillé approuvé.
- Élabore des mécanismes appropriés pour éliminer les déficiences dans la gestion budgétaire.
- Il veille à ce que les contributions du Fonds mondial soient correctement transférées au PNUD en temps opportun.
- Assure la conformité avec le système de contrôle des dépenses internes, qui garantit que les bons traités sont mis en correspondance et complétés, que les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées dans Quantum.
- Diriger l’organisation des réunions trimestrielles d’examen de la gestion financière avec les sous-bénéficiaires en coordination avec d’autres membres du personnel de l’UGP dans tous les domaines fonctionnels (programme, PSM, S&E) ;
- Exécute les fonctions de gestionnaire de niveau 1 pour l’approbation des transactions dans Quantum ; et
- Assure des actions correctives en temps opportun sur les bons non comptabilisés, y compris les bons avec des erreurs de vérification du budget, des exceptions de correspondance, des bons non approuvés et assure des réponses rapides aux demandes du siège pour résoudre les problèmes de données financières.
Assure un suivi étroit des sous-bénéficiaires et des autres partenaires de mise en œuvre en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
- Diriger l’évaluation des capacités de gestion financière des sous-bénéficiaires et élaborer un plan d’action pour combler les lacunes identifiées.
- Fournit des conseils et renforce les capacités du ministère de la Santé, des partenaires et des sous-bénéficiaires sur les questions de gestion financière et d’actifs – des questions contractuelles et bancaires à la budgétisation, à la comptabilité et aux rapports.
- Assure que les paiements anticipés et les paiements directs pour les sous-bénéficiaires et les fournisseurs de SSR sont correctement examinés, traités et retirés, et veille à ce que les informations de paiement soient correctement enregistrées dans le système Quantum en temps opportun.
- Harmonise les pratiques de reporting et de comptabilité des sous-bénéficiaires, y compris la budgétisation et les indicateurs clés de performance financière.
- Planifie et s’assure que l’équipe de l’unité financière effectue des vérifications des dépenses des sous-bénéficiaires et assure rapidement le suivi des dépenses non conformes.
- Assure la coordination avec les auditeurs des sous-bénéficiaires pour finaliser les rapports afin de garantir que les rapports d’audit finaux sont conformes aux termes de référence approuvés des sous-bénéficiaires, et assure un suivi en temps opportun pour garantir que les recommandations d’audit liées aux finances sont correctement traitées ; et
- Assurer un soutien continu aux responsables financiers des organisations SR.
Assure la facilitation du développement et du partage des connaissances en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Dirige l’élaboration du plan/programme de formation pour le personnel financier et comptable des sous-bénéficiaires et organise régulièrement des formations sur le financement basé sur les performances du GF et sur le système de gestion des exigences en matière de rapports financiers.
- Diriger l’organisation de formations pour l’UGP sur la gestion et la surveillance financières ;
- Participe activement au PNUD et à d’autres réseaux externes pertinents pour promouvoir les programmes et représente le PNUD dans les réunions techniques pertinentes, les groupes de travail aux niveaux national, régional et mondial et recueille les leçons apprises à appliquer aux programmes dans le domaine de la gestion financière.
- Identifie et soutient le développement des communications (imprimées, vidéo) mettant en évidence les principales réalisations en matière de gestion financière, les meilleures pratiques et les leçons apprises et contribue au partage d’informations avec le ministère de la Santé, les sous-bénéficiaires, les entités des Nations Unies, les partenaires financiers et techniques, le FM et le CCM.
- Représenter le PNUD et diriger l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan de développement des capacités et de transition pour les activités financières, en formant une équipe de responsables financiers nationaux afin qu’ils puissent prendre des décisions éclairées, anticiper les goulots d’étranglement, comprendre les solutions existantes possibles, comprendre les règles et réglementations du Fonds mondial liées aux activités financières et aux exigences d’audit ; et
- Capacité à représenter le PNUD et le projet lorsque cela est nécessaire, et à agir en tant que responsable du projet si nécessaire.
- Toute autre tâche assignée par le gestionnaire de programme.
Autres fonctions :
- Le titulaire s’acquitte d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.
Responsabilités de supervision/gestion :
- Le spécialiste des finances supervisera l’agent financier principal, l’agent financier – budget et rapports et les assistants financiers.
QUALIFICATIONS
Éducation:
- Un diplôme de comptabilité professionnelle délivré par un institut de comptabilité accrédité au niveau international et/ou un diplôme universitaire avancé (master) en finance et/ou en comptabilité sont requis.
- Un diplôme universitaire de premier cycle (licence) en finance et/ou en comptabilité, associé à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante, sera dûment pris en considération à la place du diplôme universitaire supérieur.
- Les candidats possédant des qualifications professionnelles en comptabilité délivrées par un institut de comptabilité accrédité au niveau international bénéficieront d’un avantage certain.
- Les candidats sans qualification professionnelle en comptabilité, mais titulaires d’un diplôme spécialisé en comptabilité et/ou en finance doivent suivre le Programme de formation et de certification en finance (FTCP), s’ils sont recrutés.
- Les candidats satisfaisant aux deux critères ci-dessus sont dispensés de passer le test avancé de comptabilité et de finances du PNUD (AAFT).
- Les candidats titulaires d’un MBA ou d’une maîtrise en finance sans qualification en comptabilité mais possédant une expérience pertinente doivent réussir le test avancé de comptabilité et de finance du PNUD (AAFT) pour être éligibles à la présélection.
Expérience, connaissances et compétences :
- Un minimum de 7 années (avec maîtrise) ou 9 années (avec baccalauréat) d’expérience professionnelle pertinente et progressive dans la prestation de services de conseil en gestion financière sont requises.
- Une expérience avérée de solides connaissances en matière de gestion financière, de règles, de réglementations, de politiques et de procédures du PNUD est un atout.
- De solides connaissances et une expérience de travail avec les subventions du Fonds mondial en matière de gestion financière sont un atout.
- Un candidat possédant un certificat d’examinateur de fraude est un atout.
- Une expérience de travail dans un pays en développement est un atout.
- La connaissance des procédures de l’ONU ou du PNUD, de la gestion et de la supervision des opérations internes est un atout.
- Une connaissance des relations avec les clients des organisations internationales, des gouvernements nationaux et de la société civile est souhaitée.
- Une expérience dans l’utilisation du système Quantum est un atout.
- Une expérience dans la formation d’entités nationales au renforcement des systèmes de gestion financière est un atout.
Exigences linguistiques :
- La maîtrise du français oral et écrit est requise.
- Une bonne connaissance pratique de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, est souhaitée.
COMPÉTENCES
Compétences de base :
- Obtenir des résultats : NIVEAU 3 : Définir et aligner des objectifs ambitieux et atteignables pour plusieurs projets, avoir un impact durable.
- Pensez de manière innovante : NIVEAU 3 : Atténuez de manière proactive les risques potentiels, développez de nouvelles idées pour résoudre des problèmes complexes.
- Apprendre en continu : NIVEAU 3 : Créer et exploiter les opportunités pour élargir les horizons, diversifier les expériences.
- S’adapter avec agilité : NIVEAU 3 : Initier et défendre le changement de manière proactive, gérer de multiples demandes concurrentes.
- Agir avec détermination : NIVEAU 3 : Penser au-delà des tâches/obstacles immédiats et agir pour obtenir de meilleurs résultats
- Engager et nouer des partenariats : NIVEAU 3 : Connaissances politiques, s’orienter dans un paysage complexe, défendre la collaboration interinstitutions.
- Favoriser la diversité et l’inclusion : NIVEAU 3 : Apprécier les avantages d’une main-d’œuvre diversifiée et défendre l’inclusion.
Compétences en gestion du personnel :
- Les compétences en gestion du personnel du PNUD peuvent être trouvées sur le site dédié .
Compétences transversales et techniques :
Développement des affaires : gestion de portefeuille
- Capacité à sélectionner, hiérarchiser et contrôler les programmes et projets de l’organisation, en fonction de ses objectifs stratégiques et de ses capacités ; capacité à équilibrer la mise en œuvre des initiatives de changement et le maintien du statu quo, tout en optimisant le retour sur investissement.
Orientation et stratégie d’entreprise : la pensée systémique
- Capacité à utiliser une analyse objective des problèmes et un jugement pour comprendre comment les éléments interdépendants coexistent au sein d’un processus ou d’un système global, et à considérer comment la modification d’un élément peut avoir un impact sur d’autres parties du système.
Développement des affaires : gestion des risques
- Capacité à identifier et à organiser des actions visant à atténuer et à gérer proactivement les risques.
Finances : Comptabilité (Général)
- Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, réglementations, politiques et tendances comptables, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.
Finances : planification financière et budgétisation
- Capacité à créer et à gérer des processus pour atteindre les objectifs financiers à long et à court terme du PNUD, notamment par la planification, la budgétisation, les prévisions, l’analyse et l’établissement de rapports.
Finances : Gestion des risques financiers
- Assure la résilience financière grâce à une évaluation proactive des risques, à la mise en œuvre de contrôles et à la prise de mesures d’atténuation. Comprend les risques et les récompenses liés aux projets collaboratifs et commerciaux.
Spécialiste en autonomisation des jeunes et des femmes
Spécialiste en gestion des achats et des approvisionnements (PSM) (financé par le Fonds mondial)
Un consultant Spécialiste en environnement et processus de teinture – Mali
