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Le Bureau régional du PNUD recrute pour ces 02 postes (20 Octobre 2023)

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Le Bureau régional du PNUD recrute pour ces 02 postes (20 Octobre 2023)

Informations sur l'emploi

Titre du Poste : 02 postes

Description de l'emploi

Le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD) fait partie des programmes et fonds de l’ONU. Son rôle est d’aider les pays en développement en leur fournissant des conseils mais également en plaidant leurs causes pour l’octroi de dons.

Poste 1 : ICT Support Assistant (Cameroun)

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
<Job Purpose and Organizational Context>
Under the guidance and direct supervision of the ICT Associate, the ICT Support Assistant provides ICT and administrative support services to the ICT unit, provides daily technical support to users of information management tools and technology infrastructure. The ICT Support Assistant promotes a client-oriented approach.

The ICT Support Assistant works in close collaboration with the Front Office, Management Support and Business Development, Programme and Operations teams in a large CO and UNDP HQ staff for resolving complex ICT-related issues.

Duties and Responsibilities
  • Implementation of ICT management systems and strategies
  • Effective functioning of the CO hardware and software packages
  • Support to networks administration
  • Provision of administrative support
  • Facilitation of knowledge building and knowledge sharing

1.) Supports implementation of ICT management systems and strategies, focusing on achievement of the following results

  • Compliance with corporate information management and technology standards, guidelines and procedures for the CO technology environment.
  • Support to the use of new ERP Quantum (UNDP’s implementation of Quantum) functionality for improved business results and improved client services.
  • Provision of inputs to the CO administrative business processes mapping and implementation of the internal standard operating procedures (SOPs).
  • Provision of inputs to preparation of results-oriented workplans.
  • Assistance for the implementation of the Global ICT projects (UNall, MS Intune, Quantum, etc.)

2.) Ensures effective functioning of the CO hardware and software packages, focusing on the achievement of the following results

  • Performance of specific technical functions, including changing of hardware electronic components (disks, memories, network wiring, power sources, etc.) and routine repairs.
  • Assistance for the installation of the equipment (Laptops, Printers, Scanner, Conference System, UPS, Switch, Servers, etc.)
  • Assistance in the installation of commercial and in-house developed software and related upgrades
  • Assistance in upgrading patch and anti-virus programs on a timely basis.
  • Assist the users from UN Agencies for the meetings (Zoom, MS Teams, WebEx, etc.) in the meetings rooms in the UN House
  • Support to users in using Microsoft Office 365 (Microsoft Outlook, Excel, Word, Power Point, Microsoft Teams) and others new platforms (SharePoint Online, UNall, OneDrive etc.)
  • Monitoring of file server traffic, usage and performance on a frequent and regular basis.
  • Support to users in backing up and restoring their files, as well as in virus detection, removal and prevention.

3.) Supports networks administration, focusing on achievement of the following results

  • Assistance in troubleshooting and monitoring of network problems.
  • Response to user needs and questions regarding network access.
  • Assistance for the monitoring of the infrastructure (Network, Security, internet connectivity)
  • Assistance in backup and restoration procedures for local drives. Maintenance of backup logs. Assistance to organization of off-site storage of backups.

4.) Provides administrative support, focusing on achievement of the following results

  • Maintenance of an up-to-date inventory of software and hardware.
  • Maintenance of a library of ICT related reference materials.
  • Maintenance of the inventory and stock of supplies and spare parts in cooperation with the Procurement Unit.
  • Maintenance of the filing system ensuring safekeeping of confidential materials.
  • Extraction of data from various sources.
  • Research and retrieval of l data from internal and external sources; preparation of statistical charts, tables and reports as required.
  • Provision of ICT support to key events.

5.) Support facilitation of knowledge building and knowledge sharing in the CO, focusing on achievement of the following results     

  • Participation and assistance in the organization of training for the CO staff on ICT issues.
  • Sound contributions to knowledge networks and communities of practice.
Competencies
Core Competencies

Achieve Results: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Learn Continuously: LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility: LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination: LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner: LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Cross-Functional & Technical competencies : Thematic Area      Name              Definition

Ethics    UN policy knowledge – ethics     Ethics UN policy knowledge – ethics Knowledge and understanding of the UN Staff Regulations and Rules and other policies relating to ethics and integrity

General (across the functions)   Public relations Ability to build and maintain an overall positive public image for the organization, its mandate and its brand, while ensuring that individual campaigns and other communications and advocacy initiatives are supported in reaching the public

Information Management & Technology, IT Security Management, Knowledge of Cyber Security technologies, processes, techniques and tools Information Management &

Technology        Solutions Architecture   Ability to design and manage the Information system architecture supporting corporate business processes.

Information Management & Technology IT Customer Support    Ability to support l customers on IT related issues and generate and contribute to continuous improvement processes to deliver a great user experience.

Information Management & Technology IT Quality Management,Ability to manage quality of IT services.

Information Management & Technology IT Research and Development               Regular following new technologies and technical trends

VI. Keywords

Information, Management, Technology, Ethics and Integrity

Required Skills and Experience
Education:

Secondary education is required with formal training in IT systems, business software and/or web-based applications. Certifications in ITIL/hardware/software management/application and/or MCP are an asset.

· A university degree in Information Technology, Information Management, Telecommunications, Computer Science, or an equivalent field will be given due consideration, but it is not a requirement.

Experience:
  • · Minimum of 5 years (with high school diploma) or 2 years (with bachelor’s degree) of relevant working experience in network administration, web design, providing technical support for hardware/software or cloud ERP environments, working with telecommunications facilities; and applying knowledge of database applications, web-based management systems, and cloud infrastructure solutions.
  • ·Experience working with user-centered designs and conducting user research and testing is desirable
  • Previous working experience in similar position or area of expertise is mandatory;
  • Experience in the use of Windows-based packages/applications is required
  • Experience in the usage of computers and office software packages (Office 365 applications, etc.) is required.
  • Experience with SharePoint development and management would be an advantage.
  • Experience in organizing online web conferences e.g. Zoom, MS Teams, Cisco Webex, etc.will be an asset
  • Good working knowledge of Cisco Meraki will be an asset.
  • Previous experience in UN will be an asset.
  • Fluency in French and local language is required
  •  Working Knowledge of English would be an asset
Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.
Disclaimer
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

Required Skills

Skills

Ethics and IntegrityInformationManagementTechnology

Poste 2 : Administrative and Programme Associate (Niger)

Le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations unies. Il relie les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources afin d’aider les populations à construire une vie meilleure. Le PNUD est sur le terrain dans plus de 170 pays et territoires, aidant les pays à atteindre leurs propres objectifs de développement et les objectifs de développement convenus au niveau international, en construisant et en partageant des solutions dans les domaines du développement durable, de la gouvernance démocratique et de la consolidation de la paix, ainsi que de la résilience au climat et aux catastrophes.

Au Niger, le PNUD soutien la mise en œuvre du Plan de Développement Economique et Social du Niger – PDES 2022-2026, le Bureau du PNUD Niger a élaboré un nouveau Document de Programme Pays (CPD) 2023-2027 qui repose sur deux piliers: 1) la transformation structurelle du monde rural et le changement climatique ; et 2) la gouvernance, la stabilisation, la paix et la sécurité.

C’est donc en vue de soutenir la mise en œuvre du Programme que le PNUD recrute un Associé Administratif au programme.

II. Position Purpose
 

Sous la direction générale du Représentant Résident Adjoint, l’associé(e) Administratif au programme soutiens la mise en œuvre efficace du programme CO en saisissant et en gérant les données conformément aux règles et réglementations du PNUD.

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le personnel chargé des opérations, des programmes et des projets du Bureau pays du Niger, ainsi qu’avec les agences des Nations unies, afin d’échanger des informations et de résoudre des problèmes complexes.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l’évolution des besoins opérationnels et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

III. Key Duties and Accountabilities
1.) Appui opérationnel et administratif général au Représentant Résident Adjoint et à l’équipe du programme :
Example of Duties:
  • Organise et prépare les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions de l’unité et en assure le suivi ;
  • Appui à la coordination et rédaction des documents importants du Programme, y compris le travail de recherche pour préparer les documents en collaboration avec les différentes équipes du programme ;
  • Fourni un soutien administratif et logistique pour les réunions de donateurs, les ateliers, les formations, les conférences, les retraites et tout autre événement spécial organisé par le Programme
  • Traite les demandes officielles de voyage pour les missions de l’unité, y compris le suivi en temps utile des autorisations médicales/de sécurité, des demandes de remboursement, contrôle des paiements liés aux voyages et demandes de visas de l’équipe du Programme.
  • Contrôle tous les paiements liés aux déplacements de l’unité, en assurant une liaison appropriée avec les opérations, le cas échéant ;
  • Sert de point focal pour la gestion des absences et assurer le suivi des congés de  l’unité ;
  • Soutenir les membres de l’unité dans la gestion des programmes pendant les absences et les voyages en mission et sert de point focal  pour l’ensemble du programme .
  • Gère les portefeuilles de voyages, notamment : traitement des demandes officielles de voyage, préparation des documents nécessaires dans Quantum, collaboration avec les Opérations et les autres unités, le cas échéant.
  • Contribution à l’identification des processus administratifs de l’unité et à la mise en place des procédures opérationnelles standard (SOPs) internes.
  • Sers de personne de liaison de l’unité pour toutes les interactions avec l’ensemble du programme et le soutien opérationnel.
2.)  Soutien effectif au DRR/P dans la gestion du Programme :
Example of Duties:
  • Fournir un soutien administratif à l’unité chargée du programme en gérant le système de dépenses internes et en procédant à l’examen de l’assurance qualité des rapports techniques et des paiements, ce qui inclut le suivi avec d’autres unités et la prise de mesures correctives en temps utile.
  • Crée les projets dans le système ERP, préparer les révisions budgétaires nécessaires, réviser l’état d’avancement du projet, déterminer les fonds non utilisés et assurer la clôture opérationnelle et financière d’un projet.
  • Fournis des conseils quotidiens aux partenaires de mise en œuvre sur la mise en œuvre des projets et suivre l’utilisation des ressources financières. Contribuer à la gestion des solutions de technologie numérique dans la mise en œuvre du programme en vue d’assurer l’évolutivité et la durabilité conformément aux normes numériques du PNUD.
  • Contribuer à la gestion efficace des données dans la mise en œuvre du programme, tout au long du cycle de vie des données.
  • Assurer le suivi des indicateurs de performance/critères de réussite des programmes et des projets, des objectifs et des étapes, de la préparation des rapports et de la mise en œuvre des mécanismes et des outils de gestion axée sur les résultats de l’organisation.
  • Identifier les goulots d’étranglement liés au programme et proposer des solutions.
  • Soutenir la mise en œuvre des recommandations d’audit.
  • Prépare les « non-PO vouchers » des projets de développement ;
  • Assure un suivi et un contrôle interne des dépenses, y inclus les actions correctives appropriées relatives aux factures non postées et la revue de toutes les erreurs de saisie dans Quantum ;
  • Crée les réquisitions pour le compte des projets et enregistre la réception des biens dans Quantum ;
  • Effectue les vérifications de budget nécessaires lors des réquisitions, engagements de fonds et facturation;
3.)  Appui à la mobilisation des ressources:
Example of Duties:
  • Revoit les informations sur les donateurs, prépare le profil des donateurs et la base de données, établit des contacts avec les homologues dans les bureaux des donateurs ;
  • Fait le suivi et fait le rapportage sur les mobilisations des ressources ;
  • Revoit les accords de contributions, gère les contributions dans Quantum Atlas.
4.)   Contribue au développement et au partage des connaissances au sein du bureau pays.
Example of Duties: Dans les domaines de programme assignés :

  • Organise et dispense des formations liées au programme pour le personnel concerné du programme et des opérations.
  • Compile les leçons apprises et les meilleures pratiques.
  • Contribuer aux réseaux de connaissances, aux communautés de pratique et aux plateformes de connaissances numériques.
Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau pays.
Supervisory/Managerial Responsibilities: Not applicable

IV. Requirements:
Education
  • Diplôme d’enseignement secondaire oui équivalent est requis.
  • Avoir un diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, économie, sciences politiques, sciences sociales ou dans un domaine connexe combiné à 3 ans d’expérience sera considéré comme un atout
 Experience, Knowledge, and Skills
  • Un minimum de 6 ans (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou de 3 ans (avec une licence) d’expérience pertinente en matière d’administration/de gestion ou de programme, avec des responsabilités croissantes, est requis au niveau national et/ou international ;
  • Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de bases de données et de systèmes de gestion basés sur le web tels que l’ERP ;
  • Connaissance avancée de logiciel de présentation Powerpoint fortement souhaité ;
  • Capacité à réviser et à éditer des documents, capacité à produire des rapports de réunions soulignant les actions clés ;
  • Expérience dans l’appui administratif à des grandes équipes est un atout ;
  • Une expérience dans la fourniture d’un service client de haute qualité et réactif est un atout ;
Language Requirements
  • Maitrise du français
  • Connaissance de l’anglais est un avantage
Expected Demonstration of Competencies
Core: Full list of UNDP Core Competencies can be found here 
Achieve Results

 

 LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively

 

 LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Learn Continuously

 

 LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility 

 

 LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Act with Determination  LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner

 

 LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion

 

 LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination
 

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies) 

Thematic Area Name Definition
Business Management Project Management
  • Ability to plan, organize, prioritize and control resources, procedures and protocols to achieve specific goals
Business Management Customer Satisfaction/Client Management
  • Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs.
  • Provide inputs to the development of customer service strategy.
  • Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests.
  • Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns.
Business Development Knowledge Generation
  • Ability to research and turn information into useful knowledge, relevant for context, or responsive to a stated need
Business Management Results-based Management
  • Ability to manage programmes and projects with a focus on improved performance and demonstrable results.
Administration & Operations Events management (including

retreats, trainings and meetings)
  • Ability to manage events, including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc..

 

VI. Keywords
Programme Development

Results based management

Operational support

Resource mobilization

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