L’UNESCO (Organisation des Nations unies pour l’éducation, la science et la culture) est une institution spécialisée de l’ONU créée en 1945 pour construire la paix durable par la coopération internationale, en promouvant l’éducation, la science, la culture et la communication.
Contexte
Le bureau de terrain de l’UNESCO à N’Djamena souhaite renforcer son équipe afin de :
• Garantir un suivi rigoureux des transactions financières (contrats, factures, reçus, paiements) dans SAP et DUO.
• Appuyer le personnel opérationnel (chargés de programme, assistant aux achats) dans leurs besoins en matière d’approvisionnement.
• Garantir la conformité financière et la traçabilité des opérations, sous la supervision du responsable des opérations. Ce poste est destiné à un volontaire spécialiste du programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) possédant une expertise en gestion financière, administrative et des achats.
OBJECTIFS DE LA MISSION :
• Suivre l’ensemble du cycle financier (contrats, factures, reçus, saisie des factures dans SAP, paiements) afin d’en assurer la conformité et la traçabilité.
• Appuyer le personnel opérationnel (chargés de programme, assistant aux achats) dans la compréhension et le respect des procédures d’achat de l’UNESCO.
• Assister le responsable des opérations dans le contrôle et la validation des transactions financières.
Description de la tâche
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués et sous la supervision du/de la chargé(e) de projet Finances et Administration (FPFA) ou de son/ses représentant(e) désigné(e)s, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :
A. Suivi financier et administratif des contrats et des paiements Suivi des contrats :
• Vérifier la conformité des contrats (durée, montants, clauses) avant leur soumission au/à la FPFA pour validation.
Suivre les échéances et les alertes en cas de retard ou de non-conformité. Gestion du cycle de facturation et de paiement :
• Assister le/la certificateur(trice) afin de garantir la conformité des transactions financières avec la réglementation applicable.
• Saisir les factures dans SAP après réception et vérification par le personnel opérationnel. • Vérifier la cohérence entre les factures, les bons de livraison et les contrats.
• Préparer les dossiers de paiement pour validation par le/la FPFA.
• Assurer le suivi des paiements jusqu’à leur exécution et archiver les pièces justificatives.
• Élaborer des rapports permettant au personnel opérationnel de suivre l’avancement des achats, de leur lancement à leur clôture et au paiement, dans le système ERP.
• Garantir la traçabilité de toutes les transactions (contrats, factures, paiements) dans SAP, notamment par un archivage rigoureux des documents.
B. Appui au personnel opérationnel en matière de procédures d’achat :
• Conseiller les chargés de programme et l’assistant aux achats sur les procédures d’achat de l’UNESCO (seuils, appels d’offres, devis, etc.).
• Appuyer la préparation des dossiers d’achat.
• Fournir des indications sur les échéanciers et les délais.
• Faciliter la communication entre le personnel opérationnel, l’assistant aux achats et le/la chargé(e) des achats.
• Identifier les points de blocage dans les procédures d’achat et proposer des solutions au/à la chargé(e) des achats.
C. Appui à la gestion administrative :
• Appui en matière de ressources humaines :
• Suivi des contrats des consultants et des prestataires de services (durée, renouvellements, paiements).
• Mise à jour des organigrammes et des listes du personnel temporaire.
• Conformité opérationnelle et sécurité :
• Vérifier la conformité des documents administratifs (assurances, autorisations, etc.).
• Alerter le/la chargé(e) de programme en cas de non-conformité ou de risque.
• Participer à l’élaboration du budget.
• Accomplir toute autre tâche demandée par le/la chargé(e) des achats. Résultats/produits attendus
• En tant que membre actif de l’équipe [insérer le nom de l’agence hôte], le/la spécialiste aura apporté un soutien efficace, rapide, réactif et de haute qualité à l’UNESCO et à ses bénéficiaires dans l’accomplissement de ses fonctions, notamment : À la fin de sa mission, le/la spécialiste des Volontaires des Nations Unies aura : • Assuré un suivi rigoureux et complet des contrats, factures, reçus et paiements dans SAP.
• Apporté son soutien au personnel opérationnel pour le respect des procédures d’approvisionnement, en réduisant les erreurs et les retards.
• Garanti la pleine conformité financière et une traçabilité optimale de toutes les transactions.
• Contribué à une gestion administrative fluide en appui au Bureau des affaires fédérales et aux équipes de programme.
• La perspective âge, genre et diversité (AGD) est systématiquement appliquée Intégré et documenté dans toutes les activités tout au long de la mission
• Un rapport final sur les réalisations en matière de volontariat pour la paix et le développement pendant la mission, incluant notamment un compte rendu du nombre de volontaires mobilisés, des activités auxquelles ils ont participé et des compétences développées
