OBJECTIVES OF THE PROGRAMME
Les CSUs ont été instaures dans la structure organisationnelle de l’OMS pour apporter un appui aux responsables de programmes et aux staffs, dans le but de leur permettre d’assumer entièrement leurs responsabilités dans l’environnement du GSM et également assurer le respect des textes, principes et procédures de l’OMS, dans toutes les transactions administratives et financières et tout type de transaction dans le contexte du nouveau système ERP (Enterprise ResourcePlanning).
DESCRIPTION OF DUTIES
L’Assistant Travel & Protocole rend compte au Charge des Operations et apporte son appui technique aux managers et aux staffs dans la gestion des transactions dans le GSM en rapport avec les domaines suivants :1. Logistique et gestion des stocks Aider a coordonner et suivre les besoins des bureaux, en liaison avec les unités concernées ;Initier les correspondances pour les demandes des autorisations d’importation, d’exonération et des enlèvements d’urgence des intrants, matériels et équipements médicaux et non médicaux et en assurer le suivi Initier et effecteur les demandes de franchise en Hors Taxes Hors Douanes Initier les demandes d’autorisation spéciales d’importation Assurer le processus des actions d’enlèvements de colis en douane Faire le picking des stocks pour les bénéficiaires Etre responsable du magasin de stockage et s’assurer du suivi de l’état de conservation des stocks dans des conditions optimales et selon les normes ;Effectuer le suivi des mouvements des stocks du magasin Assurer la mise a jour hebdomadaire des fiches de stocks et effectuer un rapport Informer régulièrement le Point focal sur le niveau des stocks et son état ;Assurer le suivi du processus d’inspection annuelle et des polices d’assurance de tous les véhicules du bureau. Assurer l’appui logistique a la distribution des intrants dans les districts, a la réalisation des activités, des réunions et mission de terrain.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essential: Diplôme d’études secondaires suivies d’une formation en Administration et Gestion.
Désirable: Bac +2 en Administration et en gestion.
Expérience
Essential: Au moins 5 années d’expérience dans une institution publique ou privée reconnue.
Désirable: Expérience dans des postes d’appui administratif ou dans le suivi des voyages au sein de l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience dans les systèmes bases sur Oracle ou un autre système similaire a ERP est un atout.
Compétences
Le titulaire du poste devra faire preuve de maitrise, actualiser ses connaissances dans l’utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l’auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l’OMS, pour etreen mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.
