- Contexte
L’équipe pays est chargée de promouvoir la coopération technique, stimuler l’intérêt et coordonner l’assistance pour le développement de la santé sur la base des stratégies globales et régionales, et des directives de l’OMS. Elle est également chargée de contribuer à la collecte, à l’analyse et à la diffusion des informations sanitaires.
- Description des tâches
Le/la titulaire du poste aura à accomplir les responsabilités suivantes :
GENERALITES-
- Assurer un suivi efficace et dans les meilleurs délais des demandes d’informations, des réunions d’information et d’autres actions émanant du Bureau du Représentant de l’OMS, en assurant la liaison avec les unités/équipes, selon qu’il conviendra. –
- Recevoir les visiteurs et prendre les appels téléphoniques avec tact et discrétion et agir suivant la nature et l’urgence des cas, voir rediriger certains appels vers d’autres collègues selon la nécessité. –
- Fournir des informations d’ordre général pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou avec les membres du personnel. –
- Gérer le programme et le calendrier du Représentant de l’OMS en planifiant et/ou en reprogrammant les réunions en cas de perturbation due à des aléas imprévus, et rediriger les visiteurs et les appels, si besoin est. –
CORRESPONDANCE
- Rédiger les correspondances à caractère général ou d’ordre administratif de sa propre initiative ou sur la base des instructions reçues ; établir sous leur
forme finale les correspondances et les rapports pour signature ou autorisation. –
- Vérifier que le courrier sortant est présenté conformément aux normes de rédaction de l’OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant de le soumettre à la signature et à l’approbation de la hiérarchie.
- Analyser le courrier entrant et les demandes en tenant compte d’une part des documents de base, des instructions, des politiques et des précédents, et d’autre part en recherchant, en obtenant et en joignant des informations de base en prévision des besoins du responsable, ou en les redirigeant si besoin; déterminer et signaler les documents entrants et joindre des informations de base, et indiquer les points qui nécessitent une action de la part du personnel des catégories professionnelle et de rang supérieur, en attirant l’attention sur des éléments spécifiques.-
- Vérifier que les rapports et documents techniques sont conformes aux normes, aux règles, aux pratiques et aux procédures de l’OMS, les réviser et les corriger si cela s’avère nécessaire avant de les soumettre à la signature ou à l’approbation de l’autorité compétente. –
- A l’aide d’outils de suivi appropriés, assurer le suivi et veiller a ce que les dates et échéances fixées soient respectées, et à ce que les réponses à la correspondance et aux demandes de renseignements soient fournies dans les délais prescrits.
GESTION DE L’INFORMATION-
- En étroite collaboration avec d’autres membres du personnel d’appui, créer et/ou maintenir des systèmes d’archivage ; examiner en permanence le système d’archivage pour s’assurer que l’information est à jour et utilisée de manière rationnelle. –
- Coordonner la compilation des documents techniques demandés et fournis par les membres du personnel appartenant aux catégories professionnelles et de rang supérieur afin de s’assurer que ces documents sont compilés, formatés et assemblés de manière logique pour faciliter le travail du Responsable.
ADMINISTRATION DES REUNIONS
- Organiser, coordonner et diriger la préparation administrative des réunions, séminaires, ateliers.
- Programmer des réunions d’équipe/de département, en fonction des calendriers et des besoins ; rédiger des procès-verbaux et assurer le suivi des points d’action afin de répondre rapidement aux demandes de l’OMS et de préparer les procès-verbaux. –
- Fournir des notes d’information et des documents de base pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels doivent participer les membres du personnel des catégories professionnelle et de rang supérieur de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant qu’ils disposent des documents et des notes d’information appropriés.
VOYAGES-
- Effectuer les réservations de vols et d’hôtels, préparer les documents de voyage et s’occuper d’autres questions connexes, à la demande ou de sa propre initiative.
Effectuer d’autres taches connexes, selon les besoins ou les instructions, y compris fournir un appui a d’autres domaines de travail.
- Qualifications, expérience, compétences et langues
Diplômes et qualifications
Essentiel : Diplôme de fin d’études secondaires ou une formation technique ou commerciale équivalente, option secrétariat ou administration de bureau.
Souhaitable : Diplôme en secrétariat bureautique, en administration de bureau, en administration des affaires ou dans des domaines connexes, délivré par un établissement reconnu.
Expérience
- Essentiel : Avoir au moins 5 ans d’expérience dans une institution publique ou privée reconnue
- Souhaitable : Expérience dans des postes d’appui administratif au sein de l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience
dans les systèmes basés sur Oracle ou un autre système similaire à ERP est un atout
Compétences et connaissances
- Être organisé(e)
Compétences obligatoires
Travail d’équipe
Communication
Respect et promotion des différences individuelles et culturelles
Produire des résultats
Langues et niveau requis
- La maîtrise du français est requise ; la connaissance de l’anglais est un atout.
Durée du contrat : 03 mois
Grade : G5 de la grille du système des Nations Unies au Gabon
