Le Bureau international du travail (BIT) est un organisme rattaché à l’ONU et chargé des questions générales liées au travail dans le monde.
Description des fonctions
Sous la supervision directe du Conseiller technique en chef et sous la direction générale du Directeur du bureau de l’OIT au Nigéria, l’Assistant financier et administratif s’acquittera des tâches suivantes :
- Tenir à jour les registres financiers du projet et les systèmes de suivi afin d’enregistrer et de rapprocher les dépenses, les soldes, les paiements, les états et autres données pour les transactions et rapports quotidiens.
- Vérifier, examiner, traiter et préparer toute la documentation, y compris les contrats, et s’assurer de l’exactitude et de la précision des apurement financiers et des paiements.
- Préparer de sa propre initiative une correspondance pour vérifier les données, répondre aux questions et assurer le suivi nécessaire avec le personnel du projet et de l’OIT, les consultants et les homologues. Attirer l’attention des responsables concernés sur les questions nécessitant une attention immédiate.
- Examiner et demander des informations complémentaires sur les rapports financiers des partenaires de mise en œuvre du projet, en veillant au respect des règles de l’OIT avant de les soumettre à l’Unité des finances.
- Classifier et attribuer des codes budgétaires, vérifier et traiter les demandes de paiement, vérifier les pièces justificatives, les prix et les factures de réclamations.
- Fournir un appui administratif et financier et des conseils au personnel du projet et aux consultants en ce qui concerne les paiements, les prestations, les demandes de remboursement des frais de voyage et d’autres exigences relatives à la comptabilité et aux finances.
- Consulter l’Unité des finances et l’équipe de projet sur les règles, règlements et procédures, et informer le personnel du projet, les partenaires et les consultants des procédures et pratiques nouvelles ou révisées.
- Préparer des rapports récurrents comme prévu et aider à préparer des rapports spéciaux pour les rapports aux donateurs, pour la préparation du budget, les audits ou pour d’autres raisons. Préparer des présentations Power Point à utiliser dans le programme et les discussions.
- Calculer et compiler les estimations de coûts et participer à l’analyse et aux prévisions budgétaires au besoin.
- Maintenir le contact et assurer une coordination efficace avec les points focaux d’autres bureaux de projet dans 5 États et les homologues du projet (RAAMP, FPMU et SPIUs, ministères, mandants, institutions locales/nationales).
11. Aider l’équipe ou l’unité de travail en traduisant ou en rédigeant divers documents courants ou brefs et agir à titre d’interprète.
12. Préparer des documents d’information administratifs à l’intention du superviseur à l’intention du superviseur à l’intention des missions officielles, y compris les réunions spéciales, et des mesures à prendre.
13. S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées par le superviseur.
Qualifications requises
Éducation
Achèvement de l’enseignement secondaire. Une formation formelle en comptabilité et/ou en finance et dans le domaine administratif serait un atout.
Expérience
Au moins 5 ans d’expérience de travail administratif, et financier, de plus en plus général. Une expérience de travail avec des projets de développement, des Nations Unies au niveau national ou international et des organisations serait un atout.
Traduction
Excellente maîtrise de l’anglais et bonne connaissance d’une langue nationale officielle du lieu d’affectation.
Compétences
- Connaissance et compréhension d’un ensemble complexe de règles, de directives et de procédures financières et administratives.
- Connaissance des procédures internes pour la préparation des documents et des formulaires administratifs, ainsi que pour la création et la maintenance des systèmes de classement.
- Bonne capacité d’analyse.
- Capacité de raisonner et de porter des jugements judicieux.
- Capacité à tenir des registres financiers et à préparer des rapports et des états comptables.
- Faire preuve d’un comportement responsable et d’une capacité à porter attention aux détails.
- Capacité à traiter des questions confidentielles avec discrétion.
- Faire preuve de normes élevées de conduite éthique.
- Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres progiciels requis par le Bureau (c’est-à-dire IRIS).
- Capacité d’évaluer la correspondance et les demandes de renseignements pour déterminer la meilleure marche à suivre.
- Capacité d’évaluer la correspondance et les demandes de renseignements pour déterminer la meilleure marche à suivre.
- Capacité de répondre aux demandes de renseignements liées au travail de manière appropriée.
- Capacité d’obtenir des services d’autres unités de travail à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau pour l’exécution des tâches.
- Capacité à communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit.
- Capacité à travailler de sa propre initiative ainsi qu’en tant que membre d’une équipe.
