Le PNUD est la principale organisation des Nations Unies qui lutte pour mettre fin à l’injustice que sont la pauvreté, les inégalités et le changement climatique. Travaillant dans 170 pays, nous aidons les nations à élaborer des solutions intégrées et durables pour les populations et la planète (pour en savoir plus, visitez undp.org et suivez @UNDP).
POSTE 1 : Assistant(e) au Greffe – Burkina Faso
Sous la supervision générale du Chargé des Opérations (OM), et la supervision journalière du Chef de l’Unité TIC, l’Assistante Administratif au Registry travaille en collaboration avec les Opérations, le Programme, différents projets et Agences du Système des Nations Unies dans la distribution de courrier et la diffusion d’information.
Il/Elle fait preuve d’une approche axée sur le client, de tact et de la capacité de travailler avec des personnes de différentes origines nationales et culturelles.
- Maintenance du système d’enregistrement ;
- Gestion efficace du courrier ;
- Recouvrement des frais diplomatiques pour les services de la valise.
- Assurer la maintenance du système d’enregistrement du courrier entrant /sortant en vue de la réalisation des résultats suivants :
- Mise en place et maintenance du système de classement du bureau conformément au système de classement global du PNUD.
- Ouverture de nouveaux dossiers thématiques selon les besoins et suppression des anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.
- Maintenance des archives, en s’assurant que les dossiers sont correctement stockés et accessibles ; conservation des documents en toute sécurité.
- Fourniture de photocopies de documents provenant des dossiers confidentiels du registre, à la demande du personnel.
- Aide à la collecte de documents de référence et d’information à partir des dossiers du registre.
- Mise en place et entretien d’un système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ; entretien des fichiers de circulation et de lecture du bureau.
- Préparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activités du greffe.
- Supervision du personnel de soutien du greffe.
- Participation à la création et à la maintenance d’un système de registres/archives électroniques en étroite collaboration avec le personnel des TIC.
- Assurer la réception, le dépouillement, la préparation et l’expédition des Valises Diplomatiques (New York, Genève, Vienne, Copenhague).
- Assurer la réception, le dépouillement, la Codification et l’enregistrement du courrier ordinaire, fax, messagerie électronique et autres documents destinés au Bureau du PNUD.
- Veiller à assurer la réception et le dépouillement du courrier destiné aux Agences du Système des Nations Unies arrivé par la poste.
- Veiller à assurer la réception et la distribution des journaux et autres revues périodiques par le Commis au Registry.
- Procéder à la répartition des frais d’expédition du courrier et des frais postaux entre les Agences et les Projets des Nations Unies.
- Veiller à la préparation des requêtes de paiement de factures des services rendus par les prestataires. Assister les Finances en procédant au Paiement dans ATLAS des services prestés par les maisons d’expédition des courriers du Bureau.
- Assister les Finances dans le paiement de facture de communications officielles du Bureau.
- Fournir une assistance en matière de formation sur les procédures et règles relatives à la gestion des documents et archivage.
- Procéder à l’archivage électronique des documents reçus sur support papier.
- Retrait et triage du courrier postal.
- Distribution des chèques des pensionnés.
- Véhiculer les informations diverses au PNUD et aux autres Agences du système des Nations Unies.
- Expédition des documents et correspondances à la Caisse de Pension du Système des Nations Unies.
2. Assurer une gestion efficace du courrier en vue de la réalisation des résultats suivants :
- Réception, enregistrement, codage et transmission des télécopies, lettres et autres correspondances entrantes au département/unité/officier approprié.
- Enregistrement et envoi des communications sortantes, y compris la valise diplomatique, et distribution de suivi. Préparer les formulaires de curriculum vitae des pièces jointes et les documents nécessaires et tenir le dossier des pochettes reçues pour s’assurer que toutes les pochettes sont enregistrées.
3. Assurer le recouvrement des coûts de l’exploitation de la valise diplomatique »Pouch » en vue de l’atteinte des résultats suivants :
- Un calcul au prorata et une facturation appropriée des agences utilisatrices de ses services.
- Classement des dossiers et exécution de toutes autres tâches administratives ponctuelles qui pourraient être confiées par le Superviseur.
- Atteindre des résultats :
NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais - Penser de manière innovante :
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations - Apprendre en continu :
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires - S’adapter avec agilité :
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible - Agir avec détermination :
NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d’agir avec calme face à l’adversité, confiant - S’engager et s’associer :
NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives - Permettre la diversité et l’inclusion :
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.
Compétences transversales & techniques
Numérique & Innovation
Facilitation de l’innovation numérique
Capacité à accompagner des groupes et des individus dans un processus d’innovation numérique
Éthique
Éducation et formation en matière d’éthique Capacité à fournir une éducation et une formation sur l’éthique, les valeurs et les normes et à sensibiliser le personnel au comportement éthique et à la prise de décision éthique ;
Direction et stratégie commerciales
Prise de décision efficace Capacité à prendre des décisions en temps opportun et de manière efficace, conformément à son autorité, son domaine d’expertise et ses ressources
Développement des affaires Génération de connaissances Capacité à rechercher et à transformer des informations en connaissances utiles, pertinentes pour le contenu ou réactives à un besoin déclaré
- Un Diplôme d’enseignement secondaire est requis ou
- Un Diplôme de premier cycle universitaire en gestion administrative, ou Diplôme de documentaliste sera considéré mais n’est pas un requis
- Au moins quatre (04) ans d’expérience (avec le diplôme d’enseignement secondaire) ou 1 ans (avec le diplôme de premier cycle universitaire), dans les fonctions de documentaliste d’une organisation de bonne réputation ou au sein d’une administration publique est requise ;
- La maîtrise des techniques d’archivage électronique est souhaitée mais pas requise ;
- Bonne connaissance de l’outil informatique, notamment les logiciels commerciaux utilisés est souhaité ;
- Avoir une bonne connaissance des procédures du Système des Nations Unies est un atout ;
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
- La connaissance professionnelle de l’anglais sera considérée comme un atout.
Le PNUD Mali a élaboré un nouveau cadre de coopération pour 2020-2024 (CPD) qui est aligné sur les priorités du gouvernement défini dans le nouveau cadre national de développement (CREDD 2019-2024) et qui est conforme à ses priorités. Il vise à apporter des réponses stratégiques dans les domaines de la gouvernance démocratique et de l’État de droit, de la prévention des conflits, de la croissance économique, de l’adaptation au changement climatique et du développement durable inclusif, conformément au Plan 2018-2022 du PNUD, au Cadre de coopération des Nations Unies pour le développement (CCD) en cours d’élaboration, en accord avec l’Agenda de développement durable à l’horizon 2030, y compris l’Agenda 2063 de l’UA .
Le PNUD Mali développe des programmes importants dans le centre et le nord du Mali ; le renforcement de la présence locale à Mopti permet d’augmenter les capacités d’exécution de manière ciblée et efficace :
Le bureau facilité des opérations
- La proximité avec le gouvernement local pour la bonne exécution des activités de développement exige que le PNUD soit situé plus près des entités politiques ou administratives locales ;
- Une présence locale permet une interaction et un soutien plus continu avec les autorités locales ;
- Sous la conduite et la supervision directe du Responsable de la Communication et la supervision générale du Chef de bureau de Mopti, l’Analyste à la communication assistera l’équipe de communication du Bureau Pays dans la mise en œuvre de la stratégie de communication du PNUD Le Mali s’intéresse aux résultats du PNUD.
Il/elle travaillera à :
- Contribuer activement au positionnement et à la visibilité des réalisations du PNUD au Mali, plus particulièrement le bureau de Mopti ;
- Elaborer et mettre en œuvre le Plan de communication du bureau de Mopti ;
- Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie de communication et du plan de communication du PNUD au Mali ;
- En collaboration avec l’équipe de terrain, promouvoir le mandat et les activités du PNUD au niveau local ;
- Rédiger des histoires humaines et des exemples concrets de réussite pour le site web du PNUD et autres médias sociaux en recueillant des témoignages ;
- Collecter l’information en provenance des projets mis en œuvre et évaluer leur valeur informative et leur potentiel d’impact ;
- Développeur des relations avec les médias locaux, nationaux et internationaux pour la couverture médiatique des activités du PNUD, des reportages, des points de presse et des interviews ;
- Organisateur des événements destinés à promouvoir les du PNUD;
- Mettre en forme des documents d’information qui témoignent de l’impact et des résultats du PNUD (films, Vidéos, dossiers, brochures, dépliants, rapports…) ;
- Préparateur des documents d’information officiels, des points de discussion, des discours, des déclarations et des présentations, selon les besoins;
- Contribuer à l’animation et à la mise à jour des plates-formes de communication numériques externes et internes telles que le site web du PNUD et de l’équipe de pays des Nations Unies, Aider à l’élaboration et à la mise en œuvre d ‘une stratégie sur le contenu numérique et contribue à l’élaboration de produits de communication et de promotions clés;
- Appuyer le bureau dans ses efforts de renforcement du partenariat et de mobilisation des ressources en mettant en évidence les résultats obtenus avec l’appui du PNUD et ses partenaires à travers les outils appropriés ;
- Assurer la gestion et le partage des connaissances
- Participer aux activités conjointes impliquant le PNUD, les agences de l’ONU requises.
Le titulaire exécute d’autres tâches pertinentes de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Arrangement institutionnel
L’Analyste à la communication est placé(e) sous la supervision directe de l’Analyste à la Communication et Partenariats stratégiques du PNUD du PNUD en collaboration avec le Chef du sous-bureau de Mopti.
Compétences
| Obtenez des résultats : | NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais |
| Pensez de manière innovante : | NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations |
| Apprendre en continu : | NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires |
| Adaptez-vous avec agilité : | NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible |
| Agir avec détermination : | NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d’agir avec calme face à l’adversité, confiant |
| Engagez-vous et partenaire : | NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives |
| Favoriser la diversité et l’inclusion : | NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination |
| Domaine thématique | Nom | Définition |
| Général | Planification et réalisation d’événements | Capacité à planifier, gérer et exécuter des événements publics et privés pour garantir qu’ils soutiennent et amplifient les initiatives individuelles de communication et de plaidoyer, ainsi que la marque et le mandat global du PNUD. |
| Gestion des partenariats | Engagement des OSC | Connaissance et compréhension des OSC et capacité à collaborer avec les OSC |
| Communications | Stratégie de plaidoyer et mise en œuvre | Capacité à créer et à mettre en œuvre des stratégies de plaidoyer qui conduisent à des changements percutants |
| Communications | Gestion de campagne | Capacité à produire et à mettre en œuvre des campagnes de communication et de plaidoyer qui conduisent à un changement impactant |
| Communications | Direction créative et rédaction | Capacité à communiquer des concepts de manière créative, de manière simple et engageante |
| Gestion d’entreprise | Gestion des partenariats | Capacité à établir et entretenir des partenariats avec de vastes réseaux de parties prenantes, de gouvernements, de partenaires de la société civile et du secteur privé, d’experts et d’autres, conformément à la stratégie et aux politiques du PNUD. |
| Gestion d’entreprise | Communication | Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par voie écrite que verbale ; adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public cible.
Capacité à gérer les communications internes et externes, via les médias, les réseaux sociaux et d’autres canaux appropriés |
- Être titulaire d’un diplôme universitaire avancé (Master ou équivalent) en communication, journalisme, Relations internationales ou dans un domaine connexe est requis,
- Un diplôme de fin de premier cycle avec 2 années d’expérience supplémentaire sera dument pris en considération en lieu et place du diplôme universitaire avancé
- Jusqu’à 2 ans (avec le diplôme de Master) ou Un minimum de deux (2) ans (avec le diplôme de Licence) d’expérience professionnelle pertinente dans la communication est requise.
- Une bonne maîtrise de l’outil informatique est requise ;
- Expérience dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies de communication et de plaidoyer
- Expérience dans la gestion des réseaux sociaux, relations avec les médias
- Bonnes capacités rédactionnelles (storytelling, rédactions d’articles, de blogs…)
- Bonne maîtrise des outils informatiques Microsoft Office ; la connaissance de la suite de logiciels de montage audiovisuel et de design est un plus.
- Une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite est exigée ;
- Une bonne connaissance de la langue locale (bambara) est requise
- Une bonne connaissance de l’anglais sera un atout.
POSTE 3 : Spécialiste médical – Cameroun
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