Le PNUD est le principal organisme des Nations Unies pour le développement international. Le PNUD aide les pays en développement à mobiliser et utiliser l’aide efficacement. Dans toutes ses activités, il encourage la protection des droits de l’homme, le développement des capacités et l’autonomisation des femmes.
POSTE 1 : Adjointe administrative/Opérations
Sous la direction et la supervision générale du Operations Manager, l’assistant(e) administratif(ve)/opérations apporte son soutien aux opérations du bureau en exécutant une variété de processus administratifs standard, tout en garantissant la qualité et l’exactitude du travail . L »assistant(e) administratif(ve)/opérations peut concevoir et superviser les chauffeurs. L’assistant(e) administratif(ve)/opérations promet une approche optimisée sur le client, la qualité et les résultats.
L’assistant(e) administratif(ve)/opérations travaille en étroite collaboration avec le personnel chargé des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau central et avec le personnel d’autres agences des Nations unies afin d’échanger des informations et d’assurer une prestation de services cohérente.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions afin d’atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
1.) Mettre en œuvre des stratégies opérationnelles en conformité avec les règles et réglementations en vigueur et en mettant l’accent sur la cohérence et la qualité.
- Assurer la conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD.
- Contribuer à la cartographie des processus administratifs du bureau central et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standards (SOPs) internes.
- Contribuer à la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l’équipe administrative.
2.) Fournir un soutien à la gestion des actifs.
- Tenir des registres sur la gestion des actifs et préparer des rapports.
- Maintenir le système d’archivage en veillant à la conservation des documents confidentiels.
3.) Soutenir un contrôle administratif et financier efficace au sein du bureau national.
- Aide à la préparation du budget et des informations pour l’audit.
- Effectuer des recherches, récupérer des données statistiques et extraire d’autres données de sources internes et externes ; préparer des graphiques, des tableaux et des rapports statistiques.
- Examiner les autorisations de voyage, la documentation et les paiements.
- Examiner et vérifier les documents relatifs à la création d’informations sur les fournisseurs dans QUANTUM.
4.) Fournir les services administratifs et logistiques appropriés et nécessaires au bureau national.
- Servir de gardien pour la gestion des fournitures de bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d’un registre de distribution.
- Apporter un soutien à l’organisation des processus de passation de marchés, y compris la préparation des documents relatifs aux demandes de prix, aux appels d’offres ou aux demandes de propositions, ainsi que la réception des devis, des offres ou des propositions et leur évaluation préliminaire.
- Préparer les bons de commande.
- Organisateur les expéditions et les formalités de dédouanement.
- Préparer les documents pour les expéditions du PNUD (reçues/envoyées) et mettre en œuvre les actions de suivi.
- Jouer le rôle d’acheteur dans QUANTUM.
- Organisateur les réservations de voyage et d’hôtel, examinateur les bons de commande pour les activités de voyage et prépare les autorisations de voyage.
- Apporter un soutien aux membres du personnel et aux personnes à leur charge en traitant les demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents conformément aux exigences des Nations unies et du gouvernement national.
- Sur demande, délivre des informations pour les DSA, les agences de voyage et d’autres enquêtes administratives.
- Organisateur le transport des véhicules, leur entretien régulier et leur assurance. Vérifier et enregistrer le journal de bord du véhicule et la consommation d’essence, mettre à jour et conserver le rapport sur l’historique du véhicule.
- Assurer le suivi des échéances, des engagements pris, des mesures adoptées et assurer la collecte et la présentation des rapports au chef d’unité.
- Apporter un soutien à l’organisation/à la maintenance des services communs et à l’entretien des locaux communs. Tenir à jour les dossiers et les registres relatifs à l’entretien du bureau.
- Entretenir des contacts avec les visiteurs et le personnel, organiser des rendez-vous et des réunions et, le cas échéant, rédiger des procès-verbaux, servir d’interprète et/ou traduire la correspondance simple. Compiler et préparer des documents d’information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions.
Compétences essentielles :
Atteindre des résultats
NIVEAU 2 : Développer les solutions et simplifier les processus, équilibrer la vitesse et la précision dans l’exécution du travail
Penser de manière innovante
NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/ouvrir à de nouvelles approches, faire preuve d’une pensée systémique/intégrée
Apprendre en continu
NIVEAU 2 : Sortir de la zone de confort , apprendre des autres et soutenir leur apprentissage
S’adapter avec agilité
NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement
Agir avec détermination
NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression
S’engager et s’associer
NIVEAU 2 : Est un facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, construit/maintient des coalitions/partenariats
Permet la diversité et l’inclusion
NIVEAU 2 : Facilite les conversations pour combler les différences, prend en compte la prise de décision
Compétences transversales et techniques
Gestion commerciale
Satisfaction client/Gestion client :
- Capacité à réagir en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions opportuns et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
- Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle.
- Cherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.
- Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.
Gestion des opérations :
- Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l’Organisation afin de convertir ses actifs en meilleurs résultats de la manière la plus efficace.
- Connaissance des concepts et mécanismes pertinents
Documents de voyage de l’ONU pour l’administration et les opérations :
- Connaissance des cadres réglementaires et des processus liés aux documents de voyage des Nations Unies ; capacité à faciliter l’assurance des documents de voyage des Nations Unies pour le PNUD et les agences des Nations Unies ; traitement des visas, et assurer la surveillance et l’approbation
Droit au voyage :
- Connaissance de la politique et des procédures relatives aux voyages avec droit, y compris l’identification du droit à une somme forfaitaire pour le PNUD ainsi que d’autres agences des Nations Unies
La gestion d’actifs :
- Connaissance des politiques et procédures sur les immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenir le module de gestion des actifs dans QUANTUM, effectuer un examen analytique des rapports AM et des informations sur les actifs pour garantir l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs
Gestion des véhicules
- Connaissance de la politique et des procédures de gestion de flotte
Gestion des achats :
- La capacité d’acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d’une source externe externe.
- Être titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat) est requis.
- Un diplôme universitaire (Licence : Bac+3) en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera pris en considération, mais il n’est pas obligatoire.
- Des certifications en administration et en passation de marchés sont préférables.
- Au moins 5 ans (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou 2 ans (avec une licence) d’expérience professionnelle dans les domaines de l’administration sont requis sur un poste similaire au niveau des Programmes/projets.
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de bases de données et de systèmes de gestion en ligne tels que QUANTUM.
Langue
- Maîtrise du français et de la langue nationale du pays.
- La connaissance de l’anglais sera considérée comme un atout.
- Les candidatures féminines sont fortement encouragées
Sous la supervision générale du Conseiller à la sécurité (SA, Security Adviser), ou du Conseiller Adjoint à la sécurité (DSA, Deputy Security Adviser) ou du Coordinateur de sécurité sur le terrain (FSCO, Field Security Coordination Officer), le Field Security Associate (FSA) assiste à la mise en œuvre des opérations sécuritaires et à toutes les questions relatives à la gestion de la sûreté et de la sécurité des personnels des Nations Unies dans le pays ou la région d’affectation.
L’Associé (e) à la Sécurité à ce que les personnels du Système des Nations Unies (SNU) adhère aux normes de sécurité dans leurs déplacements et dans l’exécution de leurs missions sur terrain dans le pays
1. Assister le SA/DSA/FSCO dans la collecte, la mise à jour et la distribution des informations au sujet de la situation sécuritaire dans le pays :
•Assurer la liaison et la coordination autant que de besoin avec les organisations gouvernementales de sécurité, y compris les autorités nationales et locales, les officiers de police et militaires, mais aussi les organisations non gouvernementales et autres acteurs non étatiques dans la région couverte.
• Contribuer à évaluer la situation sécuritaire dans le pays et assurer une collecte et une vérification adéquate des informations sécuritaires, ces informations devant être utilisées pour analyser la situation sécuritaire par le SA/DSA/FSCO.
•Distribuer les informations relatives à la sécurité du pays hôte aux représentants des agences du SNU, autant que de besoin, en absence du SA/DSA/FSCO.
•Maintenir des contacts réguliers avec les Points Focaux de Sécurité des Agences du SNU.
•Le LSA pourrait avoir à fournir une assistante technique lors des réunions ASMT, en l’absence du SA/DSA/FSCO.
2.)Contribuer à maintenir le(s) plan(s) de sécurité, y compris la mise à jour de la liste des personnels du SNU : •
Aider à la préparation et mise à jour du (des) plans de sécurité.
• Contribuer aux actions relatives à la mise en œuvre du (des) plan(s) de sécurité, autant que de besoin.
3.)Fournir une assistance administrative au SA/DSA/FSCO
•Maintenir l’archivage des correspondances et documents classifiés et non classifiés.
• Maintenir une base de données des contacts en relation avec les autorités de la sécurité du pays hôte.
•Organiser les rendez-vous, recevoir les visiteurs, placer et filtrer les coups de téléphones et répondre aux demandes avec discrétion, et tenir les minutes et/ou notes pendant les réunions.
•Servir de point de contact entre UNDSS et le PNUD en matière des finances et comptabilité
•S’occuper de la tenue du fichier RH du personnel de UNDSS
4.)Exécuter toutes autres tâches relatives à la sécurité comme demandées par le SA/DSA/FSCO
• Conduire les évaluations de sécurité, FSSS relatifs aux bureaux, Fournir les recommandations sur les mesures de sécurité nécessaires pour les résidences des personnels UN (RSM), mais aussi sur les dernières tendances en termes de menaces pour la sûreté et la sécurité des personnels UN.
•Mettre en place et maintenir un système d’îlotage. Mettre à jour les informations relatives aux bureaux du SNU et aux résidences des personnels SNU.
•Gérer le système de badges et cartes d’identité du SNU.
•Maintenir la liaison avec les entreprises commerciales de gardiennage utilisées pour la sécurité des bureaux et résidences du SNU, afin d’assurer leur efficacité.
5.)Contribuer au traitement des incidents de sécurité affectant les personnels, bureaux et équipements du SNU :
•assister à la préparation des rapports de sécurité, tels que le rapport d’incident de sécurité (Security Incident Report), les Evaluations de sécurité (Security Assessments), la mise à jour de la liste du personnel ainsi que les rapports trimestriels CBN ( Note d’information sur le pays).
- Avoir une connaissance des lois et des règlements sécuritaires du pays hôte est nécessaire ;
- Une bonne connaissance des rouages de l’administration des finances est requise ;
- Une connaissance de la science des ressources humaines sera un atout ;
- Avoir une expérience solide en informatique (MS Word, Excel, Access et Power Point) est nécessaire ;
- Être titulaire d’un permis de conduire en cours de validité et être en mesure de conduire les véhicules 4 x 4 est conçu ;
- Apte à voyager est requis ;
- Bonne condition physique est requise ;
- La maîtrise de la langue française aussi bien écrite qu’orale est requise ;
- La connaissance pratique de l’anglais est un atout ;
- La Maîtrise d’au moins d’une langue nationale de votre lieu d’affectation est requise.
Le diplôme de fin d’études secondaires est requis
Diplôme universitaire dans le domaine de la sécurité sera pris en considération mais n’est pas une obligation
Expérience:
Minimum 6 ans d’expérience (avec le diplôme de fin d’études secondaires) et 3 ans d’expérience (avec le diplôme universitaire) dans le domaine de la sécurité, de préférence dans les domaines militaire, gendarmerie ou policier ou tout autre domaine de travail équivalent est requis
•Une expérience antérieure avec le système des Nations Unies ou une ONG internationale sera un atout.
•Connaissance et expérience dans l’utilisation des radios HF et VHF est requise ;
•Expérience en sécurité, protection et information en milieu diplomatique est nécessaire ;
Veuillez noter que le maintien de l’engagement au-delà des 12 mois initiaux est subordonné à la réussite d’une période probatoire.
