Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD recrute un.e Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ière)
Fonctions et Responsabilités
L’assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) aura pour tâches de :
- Fournir un soutien à la planification et à la coordination du programme :
- Travailler avec le gestionnaire de projet et/ou de portefeuille, les spécialistes techniques internationaux et nationaux et le personnel du projet et du bureau de pays du PNUD dans la préparation des plans de travail, l’allocation des budgets et la demande de budgets auprès des agences contributrices.
- Préparer la documentation pour s’assurer que le flux de fonds pour la mise en œuvre du projet se produit en temps opportun – cela nécessitera l’élaboration d’une documentation financière spécifique et la fourniture d’un soutien au personnel du gouvernement dans l’élaboration d’une documentation spécifique.
- Participer aux réunions de planification du travail et de rapport d’avancement.
- Aider et participer à l’organisation d’événements, y compris des ateliers, séminaires, réunions et missions de terrain.
- Développer, mettre en œuvre et améliorer les procédures de comptabilité et de reporting
- Examiner et mettre à jour les procédures opérationnelles standards pour l’approvisionnement, les stocks et la gestion financière.
- Assurer la mise en place d’un système d’inventaire efficace pour tous les équipements achetés par le projet.
- Assurer la supervision des processus de gestion financière et opérationnelle pour s’assurer qu’ils sont menés conformément aux directives des partenaires.
- S’assurer que les transactions de petite caisse sont bien effectuées. Cela comprend la rédaction des reçus, la préparation du formulaire de demande de paiement, la réception et le décaissement des espèces et le dédouanement des avances.
- Préparer les rapports financiers du projet et les soumettre aux responsables concernés pour approbation.
- Assurer un contrôle financier et opérationnel solide :
- Vérifier et s’assurer que toutes les dépenses du projet sont conformes aux procédures pertinentes. Il s’agit notamment de s’assurer que des reçus sont obtenus pour tous les paiements
- Vérifiez les lignes budgétaires pour vous assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées dans les bonnes lignes budgétaires.
- Assurez-vous que la documentation relative aux paiements est dûment certifiée.
- Améliorer continuellement le système et les procédures pour améliorer les contrôles internes et satisfaire aux exigences d’audit.
- Développer les processus d’approvisionnement et le registre d’inventaire :
- Élaborer un plan d’approvisionnement pour le projet et s’assurer que tous les achats sont effectués conformément aux directives pertinentes.
- Établir et maintenir un inventaire approprié du registre des actifs du projet, y compris la numérotation, l’enregistrement et les rapports.
- Maintenir le fichier d’inventaire pour soutenir les achats de tous les équipements/biens.
Arrangement institutionnel
Sous la direction et la supervision directe du Chef de Projet, l’Assistant(e) à l’Administration et aux Finances contribue à une mise en œuvre efficace et efficiente des activités du projet par le biais d’activités de gestion financière et administrative.
Compétences principales
| Compétences |
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| Obtenir des résultats | Niveau 1 : Planifier et contrôler son propre travail, fait attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais. |
| Penser de manière innovante | Niveau 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résoudre les problèmes de manière pragmatique, apporter des améliorations. |
| Apprendre en permanence | Niveau 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d’information. |
| S’adapter avec agilité | Niveau 1 : S’adapte au changement, gérer de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible. |
| Agir avec détermination | Niveau 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable d’agir calmement face à l’adversité, est confiant. |
| S’engager et s’associer | Niveau 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, nouvelle des relations positives. |
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Favoriser la diversité et l’inclusion |
Niveau 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination. |
| Les compétences du PNUD en matière de gestion des ressources humaines sont disponibles sur le site dédié. |
Compétences transversales et techniques
| Domaine thématique | Nom | Définition |
| Gestion d’entreprise |
Gestion opérationnelle |
Capacité de planifier, d’organiser, de prioriser et de contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques. |
| Gestion d’entreprise | Gestion stratégique | Connaissance et compréhension des cadres opérationnels de l’organisation et capacité à faire de bons jugements et à prendre des décisions rapides dans ces cadres. |
| Opérations : Administration, Finance, RH, Achats, Informatique et Sécurité | Gestion d’actifs | Connaissance des politiques et procédures sur les immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenir le module de gestion des actifs dans Quantum, tableau de bord des actifs ; développement des outils de support pour la certification des actifs et d’autres améliorations pour le module AM ; concevoir et exécuter des programmes de formation, etc. sur la gestion des actifs et l’enregistrement des actifs ; exécuter l’interface AP-AM ; effectuer le rapprochement AP-AM-GL ; effectuer un examen analytique des rapports AM et des informations sur les actifs pour garantir l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs |
| Opérations : Administration, Finance, RH, Achats, Informatique et Sécurité | Gestion d’événements (y compris retraites, formations et réunions) | Capacité à gérer des événements, y compris l’identification du lieu, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc. |
| Opérations : Administration, Finance, RH, Achats, Informatique et Sécurité | Module ERP voyages et dépenses | Connaissance du module ERP Voyages et Dépenses ; capacité à fournir un soutien technique au PNUD et à d’autres agences des Nations Unies |
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Veuillez consulter le site du cadre de compétences pour obtenir la liste complète des compétences et de plus amples explications. |
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Qualifications minimales
| Min. Exigences en matière d’éducation |
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| Min. années d’expérience professionnelle pertinente |
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| Compétences requises |
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| Aptitudes souhaitées en plus des compétences abordées dans la section Compétences |
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| Langue(s) requise(s) |
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