Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau Mondial de développement des Nations Unies, qui prône le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure.
POSTE : Spécialiste en approvisionnement
La crise politique et sécuritaire s’est déclenchée en avril 2023 au Soudan avec des conséquences dramatiques dans les zones frontales du Tchad. La région de l’est du Tchad frontalière au Soudan est à ce jour le plus impacté par l’impressionnant mouvement de populations : 451 894 réfugiés plus de et 97 624 retournés sont actuellement accueillis dans les provinces de Ouaddai, Sila et Wadi Fira.
La situation humanitaire en présence à l’est est non seulement un frein majeur pour les progrès vers l’atteinte des ODD mais aussi un préjudice pour les gains de développement durablement capitalisés au fil des années.
Le PNUD a saisi l’opportunité d’intégrer ce contexte en vue de soutenir les efforts de résilience des autorités et des communautés durablement touchées par les conséquences de la crise.
Les premiers investissements du PNUD dans la région seront orientés vers la réalisation d’infrastructures publiques afin de renforcer les services sociaux de base d’une partie et le renforcement des populations hôtes et des réfugiés dans une moindre mesure pour l’accès aux moyens de subsistance. . Ces activités sous la houlette du Projet d’Urgence et d’Appui à la Stabilisation et au Relèvement des Réfugiés Soudanais et des Communautés Hôtes au Tchad (PASRRC) nécessiteront de gros achats dans des délais tribunaux et dans le respect des procédures du PNUD.
C’est dans ce cadre que le PNUD Tchad recherche un ou une (01) Spécialiste en Procurement qualifié(e) en vue de soutenir la mise en œuvre du projet PASRRC et de l’ensemble de ses interventions dans le domaine de la résilience.
Le/La Spécialiste sera basé(e) à N’Djamena et effectuera des missions dans toute la région de l’Est du Tchad. Il apportera également un appui à l’ensemble des projets du portefeuille résilience
Sous la supervision directe du Coordonnateur, le/la Spécialiste en Approvisionnement du PASRRC travaille en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion du projet. Il coordonne les activités et processus locaux d’achats pour transporter les marchandises et services afin d’appuyer la fourniture de matériels et services de qualité bénéficiant à temps en garantissant la gestion vertueuse, l’intégrité, la transparence et la redevabilité.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l’évolution des besoins des entreprises et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, il est attendu du personnel du PNUD de travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets en équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
- Assurer la conformité totale des activités d’achat avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD ; mise en œuvre d’un contrôle interne efficace, conception et fonctionnement adéquats d’un système de gestion des achats axé sur le client.
- Préparer les processus opérationnels en matière d’achats et élaboration/établissement de procédures opérationnelles standards (SOP) internes en matière d’achats et de logistique, contrôle des flux de travail au sein de l’unité des achats.
- Élaborer et mettre en œuvre de stratégies d’économie et de réduction des coûts.
- Mise en œuvre de la stratégie contractuelle au sein du projet STARR, y compris les processus d’appel d’offres et l’évaluation, l’évaluation du contractant, la gestion du contrat et du contractant, les considérations juridiques et les conditions de paiement , l’évaluation des risques.
- Mettre en œuvre de l’approvisionnement stratégique du projet STARR, y compris la stratégie d’approvisionnement, la sélection et l’évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité, la gestion des relations avec les clients, l’introduction et la promotion de l’approvisionnement électronique, la mesure des performances.
- Préparer en temps voulu et en bonne et due forme des plans d’approvisionnement du projet et suivre leur mise en œuvre.
- Mettre en œuvre d’un suivi et d’un contrôle adéquats des processus de passation de marchés, y compris l’organisation des demandes de prix, des appels d’offres ou des demandes de propositions, la réception des devis, des offres ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats dans le respect total des règles et réglementations du PNUD.
- Etablir et maintenir à jour une base de données de prix de référence de biens et services fréquemment sollicités par le PNUD Tchad.
- Examiner et certifier les soumissions au Comité des contrats, des biens et des achats (CAP) et au Comité consultatif des achats (ACP).
- Gerer les contrats d’approvisionnement.
- Élaborer un système de contrôle interne qui garantit que les bons de commande sont dûment préparés et envoyés. Actions correctives en temps utile pour les bons de commande présentant des erreurs de contrôle budgétaire et d’autres problèmes.
- Mettre en place d’un système de suivi des processus d’achat et de mécanisme permettant d’éliminer les déficiences en matière d’achat.
- Développer et gérer les listes de fournisseurs, élaborer des mécanismes de sélection et d’évaluation des fournisseurs, afin de mesurer la qualité et les performances.
- Fournir des informations fiables sur les prix des biens et services afin d’aider le programme dans la préparation des budgets ;
- Fournir des informations fiables sur les prix des biens et services afin d’aider le programme dans la préparation des budgets.
- Communiquer avec les différentes Unités et les ministères partenaires sur le suivi, la livraison et la réception des marchandises/services;
- Maintenir un contact constant avec les fournisseurs pour suivre l’exécution des modalités contractuelles et gérer les problèmes au besoin ;
- Tenir à jour la documentation exacte de tous les processus d’achats, dossiers des fournisseurs, base de données des achats et de l’inventaire, pour aider au contrôle et à la redevabilité ;
- Élaborer et mettre en œuvre un système de gestion des biens et stocks du projet ;
- Mettre en œuvre le contrôle de l’inventaire et de la vérification des actifs du projet ;
- Suivre le processus de recherche d’exonération pour tous les biens et services éligibles auprès des services gouvernementaux compétents ;
- Tenir les archives de tous les dossiers d’acquisition de bien avant leur transmission au niveau des services financiers ;
- Suivre de manière proactive les dossiers d’achat transmis au service finances ;
- S’acquitter de toutes les taches liées aux activités du département Logistique dans la limite de ses compétences.
- Organisateur des formations sur la passion de marchés pour le personnel du projet et du Bureau pays ;
- Faire la synthèse des enseignements tirés des meilleures pratiques en matière de passion de marchés ;
- Contribuer essentiellement aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
- Compétences de base
Atteindre les résultats : NIVEAU 3 : définir et aligner des objectifs ambitieux et réalisables pour plusieurs projets, avoir un impact durable
Penser de manière innovante : NIVEAU 3 : Atténuer de manière proactive les risques potentiels, développer de nouvelles idées pour résoudre des problèmes complexes
Apprendre continuellement:NIVEAU 3 : Créer et saisir des opportunités pour élargir les horizons, diversifier les expériences
S’adapter avec agilité : NIVEAU 3 : Initier et défendre le changement de manière proactive, gérer plusieurs demandes concurrentes
Agir avec détermination : NIVEAU 3 : Penser au-delà des tâches/obstacles immédiats et prendre des mesures pour obtenir de meilleurs résultats
S’engager et s’associer : NIVEAU 3 : Sens politique, naviguer dans un paysage complexe, défendre la collaboration inter-agences
Faciliter la diversité et l’inclusion : NIVEAU 3 : Apprécier les avantages d’une main-d’œuvre diversifiée et défendre l’inclusivité
- Compétences transversales et techniques
Gestion d’entreprise-Gestion de portefeuille : Capacité à sélectionner, hiérarchiser et contrôler les programmes et projets de l’organisation, conformément à ses objectifs stratégiques et à ses capacités ; capacité à équilibrer la mise en œuvre des programmes et projets de l’organisation. en fonction de ses objectifs stratégiques et de ses capacités ; capacité à équilibrer la mise en œuvre d’initiatives de changement et le maintien du statu quo, tout en optimisant le retour sur investissement. initiatives de changement et le maintien du statu quo, tout en optimisant le retour sur investissement.
Marchés publics-Approvisionnement stratégique : Connaissance des concepts, principes et méthodes de l’approvisionnement stratégique et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques
Marchés publics-Gestion des achats : Capacité à gérer des biens, des services ou des travaux auprès d’une source extérieure.
Marchés publics-Gestion des contrats: Connaissance des concepts, principes et méthodes de gestion des contrats et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques
Marchés publics-Gestion des fournisseurs et des relations : Connaissance des concepts, principes et méthodes de la gestion des fournisseurs, et la capacité de les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques
Gestion d’entreprise-Communication : Capacité à communiquer de manière claire, concise et non ambiguë, tant par écrit que verbalement ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction de l’auditoire ; Capacité à gérer les communications internes et externes, via les médias, les réseaux sociaux et d’autres canaux appropriés
Direction et stratégie de l’entreprise-Réflexion sur le système : Capacité à faire preuve d’objectivité dans l’analyse des problèmes et de discernement pour comprendre comment des éléments interdépendants coexistants au sein d’un processus ou d’un système global, et pour examinateur commenter la modification d’un élément peut avoir un impact sur d’autres parties du système
- Un diplôme universitaire (master ou équivalent) en en Logistique, supply chain, administration des entreprises ou autre diplôme pertinent est requis, Ou
- Un diplôme universitaire de premier niveau (licence ou équivalent) dans les mêmes domaines avec 2 années d’expérience supplémentaires sera dûment considéré en lieu et place du diplôme universitaire avancé.
- Le CIPS 4 est demandé pour ce poste. Si la certification n’est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans un délai d’un an. CIP3 est demandé si CIPS3 n’est pas disponible.
- Minimum de 7 ans (avec un Master ou équivalent) ou 9 ans (avec une Licence ou équivalent) d’expérience au niveau national ou international dans la gestion des achats.
- Avoir une expérience en tant que responsable des achats dans un bureau du Système des Nations Unies ou une ONG internationale sera considéré comme un atout ;
- Expérience professionnelle dans un environnement similaire avec une bonne compréhension et une capacité à renforcer et à développer les capacités des clients un atout
- Expérience confirmée dans l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles orientées sur l’obtention des résultats un atout
- Connaissance et expérience de la mise en œuvre de la passion des marchés tenant compte de la dimension de genre et une compréhension démontrée du rôle des marchés publics en tant qu’accélérateur de la réalisation des objectifs de développement durable (ODD) aux niveaux national, régional et mondial sont requis.
- Une expérience pratique dans le lancement et la gestion de processus de passation de marchés dans un environnement ERP ou Quantum est un atout.
- Une expérience pratique de la mise en œuvre de processus de passation de marchés complexes (RFQ/RFP/ITB) est souhaitable.
- Une expérience pratique de l’établissement et de la gestion d’accords à long terme et de listes est souhaitable.
- Une expérience en matière de conseil au personnel de projet sur diverses questions relatives à la passation de marchés dans le cadre de projets du PNUD, Système des Nations Unies ou Organisme international est un avantage certain.
- Expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le web et de systèmes ERP, de préférence Oracle Cloud, est requise.
- Une expérience de la mise en œuvre d’initiatives liées au financement durable, au secteur privé et aux partenariats multipartites, ainsi que du travail au sein d’équipes mondiales virtuelles, est un atout.
Langue:
- Maîtrise du français parlé et écrit est requise
- Une bonne connaissance de l’anglais serait un atout
