À PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial est la plus grande organisation humanitaire au monde qui sauve des vies dans les situations d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire une voie vers la paix, la stabilité et la prospérité, pour les personnes qui se remettent d’un conflit, de catastrophes et de l’impact du changement climatique.
Chez WFP, l’humain est au cœur de toutes nos actions et notre vision de l’avenir est celle d’équipes diversifiées, engagées, compétentes et performantes, sélectionnées au mérite, travaillant dans un environnement de travail sain et inclusif, incarnant les valeurs de WFP (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec nos partenaires pour sauver et améliorer la vie de ceux qu’elle sert.
TITRE : Business Support Assistant (Réceptionniste)
TYPE DE CONTRAT : CDD
GRADE: GS3
UNITE/DIVISION : Management Service
LOCALITE D’AFFECTATION : Ouagadougou
DUREE DU CONTRAT : 12 mois renouvelable
DATE LIMITE DE CANDIDATURE
7 septembre 2025-23:59-UTC heure moyenne de Greenwich (Ouagadougou)
CONTEXTE
Au Burkina Faso, pays situé au cœur de l’Afrique de l’Ouest, le PAM travaille en étroite collaboration avec le Gouvernement et les partenaires humanitaires pour répondre aux besoins des communautés affectées par les crises multiples. Le Burkina Faso est confronté à de nombreux défis socio-économiques et humanitaires nécessitant des interventions ciblées pour renforcer la résilience des personnes vulnérables et leur accès aux services essentiels. Le PAM a mis un accent particulier sur les femmes et les enfants , afin de garantir leur accès à une alimentation nutritive, essentielle pour une vie saine et productive.
Engagé à soutenir les priorités nationales, le PAM intervient dans plusieurs régions du pays, notamment à travers des programmes de résilience, de nutrition, d’assistance alimentaire et de soutien logistique. Son action vise à renforcer la sécurité alimentaire et nutritionnelle.
OBJECTIFS :
Accomplir diverses tâches courantes d’aide à la gestion de sorte que les membres du personnel reçoivent l’appui dont ils ont besoin.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Sous la supervision de la cheffe de l’unité ; l’Assistant administratif aura la responsabilité de fournir un appui administratif aux équipes et/ou un appui dans un domaine de gestion précis notamment :
➢ Collecter, trier et diffuser le courrier, des rapports et d’autres documents pour répondre aux exigences du personnel en respectant les normes de délai en vigueur ;
➢ Répondre aux questions courantes reçues et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu ;
➢ Relire des documents, comme des rapports normalisés ou du courrier, pour contribuer à l’exactitude des écrits du personnel ;
➢ Le cas échéant, proposer un ensemble d’activités standard d’aide à la gestion pour contribuer à l’efficacité des modalités de fonctionnement ;
➢ Effectuer les réservations de voyages ou participer à l’organisation de manifestations, afin d’aider le personnel à travailler efficacement ;
➢ Aider à la gestion des dossiers, des documents et des archives des bureaux conformément aux systèmes et procédures en place, de sorte que les informations soient tenues à jour et consultables sans délai par le personnel ;
➢ Effectuer les tâches courantes de saisie des données conformément aux systèmes définis pour veiller à ce que les informations soient organisées et consultables sans délai par l’équipe chargée de la gestion ;
➢ Actualiser et alimenter les bases de données et les fichiers appropriés pour s’assurer que les informations utilisées sont exactes, structurées et accessibles, et faciliter le respect des exigences en matière d’établissement des rapports ;
➢Tenir à jour les dossiers et les bases de données afin de s’assurer que les données et les fichiers sont correctement stockés et mis à jour conformément aux normes établies ;
➢ Effectuer une série de tâches de service à la clientèle afin de soutenir et de fournir une exécution rapide, efficace et efficiente des demandes de service;
➢ Servir de point de contact pour les demandes de services internes et externes émanant du PAM, de la communauté humanitaire et des entités gouvernementales, afin de fournir des informations en temps utile et d’assurer l’exécution des services;
➢ Assurer la liaison avec les interlocuteurs internes et externes, en veillant à ce que les règles et réglementations du PAM ainsi que les meilleures pratiques soient respectées tout au long du processus de prestation de services ;
➢ Collaborer avec les fonctions spécialisées pour organiser la livraison des produits/services de manière que les produits/services offerts correspondent à la demande du client ;
➢ Assurer le suivi avec les unités concernées pour vérifier l’état des demandes et mettre à jour de manière proactive les clients de leurs demandes ;
➢ Travailler et échanger des informations avec des homologues internes afin de tenir à jour un catalogue de produits et de services.
LIVRABLES A LA FIN DU CONTRAT :
1. Gestion Administrative
• Traitement du courrier : Collecte, tri, diffusion et archivage selon les délais.
• Révision de documents : Relecture de rapports et courriers pour garantir leur exactitude.
• Réponses aux demandes : Gestion des questions courantes et escalade des cas complexes.
• Création des comptes fournisseurs : définir un plan de création, de suivi des comptes fournisseurs
2. Gestion des Données
• Saisie et mise à jour : Entrée de données dans les systèmes internes.
• Bases de données : Actualisation régulière pour garantir l’accessibilité et la fiabilité.
3. Service à la Clientèle
• Traitement des demandes : Suivi des requêtes internes et externes.
• Point de contact : Interface avec les partenaires (PAM, ONG, gouvernement).
• Catalogue de services : Maintien et diffusion d’un répertoire des produits/services.
4. Coordination et Conformité
• Collaboration interservices : Coordination avec les unités spécialisées.
• Respect des normes : Application des procédures et bonnes pratiques du PAM.
• Suivi des prestations : Vérification de l’état des demandes et communication proactive.
QUALIFICATIONS & EXPÉRIENCE REQUISES :
Formation : Avoir obtenu au minimum le Baccalauréat. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel est considéré comme souhaitable.
Expérience :
• Avoir au minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la réception ou de l’accueil.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Connaissance des systèmes de gestion documentaire et de bases de données.
• Capacité à utiliser des plateformes de gestion administrative (ex. : ERP, SAP, etc.) est un atout.
• Aptitude à utiliser le matériel standard de bureau, comme des photocopieuses et des scanners.
• Connaissance des pratiques et des méthodes normalisées d’aide à la gestion.
• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec des personnes d’horizons divers.
• Souci du détail pour déceler les anomalies dans les données.
• Aptitude à respecter les délais et à suivre des consignes claires.
Compétences Additionnelles :
• Bonnes aptitudes en communication écrite et orale.
• Discrétion, intégrité et sens du service.
Langues :
• La maîtrise du français et la connaissance de base de l’anglais seront un atout.
